介護現場では他業種に比べペーパーレス化が遅れているといわれています。ハンコレス、ペーパーレスが叫ばれている中介護現場でペーパーレスが進まない理由はなんでしょう。この記事では介護現場で書類が多い理由、介護現場こそペーパーレス化にするべき理由を書いていきます。ぜひ最後までお読みください。
介護現場で紙の書類が多い理由
まず介護現場で紙の書類が多い理由としては、
・自治体、病院へ提出する書類が多い
・保管期間が定めらている書類が多い
・介護者がパソコン業務に慣れていない
の3点があげられます。まず自治体や病院へ提出書類は、残念ながら事業所の努力だけで減らせるものではありません。事業所にパソコンに詳しい人がいるのであれば書式をパソコンに取り込み、WEB上で管理し必要な時はプリントアウトする方法もありますね。
厚生労働省では行政書類のペーパーレス化を進めているため、今後提出書類がWEBでもOKになる日がくるかもしれませんよ。
次にサービス提供に関する記録は5年間の保存が義務つけられています。署名や押印の必要のない書類は、電子媒体での保存も可能です。せめて署名や押印の必要ない書類はペーパーレスにすることが可能ですね。
最後に介護現場で紙の書類が多い理由として、ベテラン介護者がパソコンやタブレットなどの電子機器に苦手意識があり紙の書類を希望している場合もあります。
パソコンやタブレットの使い方を覚えるのにハードルが高い世代は、紙の書類の方が慣れていて書きやすいと感じてしまいます。介護者から反対があるとペーパーレス化が進みにくい事業所も多いのではないでしょうか。
介護現場でペーパーレスにするメリット
介護現場で紙の書類が多い理由が分かったところで、介護現場でペーパーレスにするメリットをみていきましょう。
1.経費削減になる
書類をペパーレスにすると紙代やコピーにかかる経費、ファイルなどが削減できます。書類を職員の数だけコピーするのは手間もかかります。小さなことかもしれませんが、ちりも積もればという諺もあるように経費削減は小さなところからしていきたいですね。
2.介護者の負担が減る
施設型事業所では、利用者様の介護業務が終わってから書類を記入するところが多いでしょう。介護現場では不測の事態も起きやすく、突発的なことがあったりすると残業して書類を書く場合もありますね。
訪問介護の場合、書類記入のために事業所に戻り直行直帰できないのが介護者の負担になっていませんか。介護現場でペーパーレスにすると施設型事業所の場合は書類を書くために残業する時間が減り、訪問型介護者は直行直帰ができるようになります。
3.サービス責任者の負担が減る
サービス責任者は訪問介護員からの報告を受けて書類を作成しますね。訪問介護員の書類の作成が滞ると、サービス責任者の仕事が進まないという現状があります。また訪問介護員が介護記録を個々に提出すると管理も大変ですね。書類提出が月末に集中する傾向があるため、サービス責任者は月末月初は残業が多くなりがちです。
訪問介護員がサービス責任者に提出する介護記録をペーパーレスにし、WEB上で管理できるようにするとサービス責任者の負担が軽減します。利用者様にサービス提供後すぐに記入できるようなサービスをとり入れると、月末に介護記録が集中するということもなくなるのです。
4.紙を保管する場所がいらなくなる
介護サービスの書類はサービス完了から、5年の保存期間が定められています。利用者さまの人数が多いほど書類の数も増えてきますね。紙で保管していると、必要な書類を探したり調べたりする時間がかかってしまいます。保管する書類をペーパーレスにしておくと書類を探す時間も短縮されますよ。
5.情報が共有しやすくなる
書類が紙の場合、全員に周知するにはコピーをし皆に配りと手間がかかってしまいますね。書類をペーパーレスにし、電子化すると必要な情報はボタン一つで共有することができます。また個人情報の書かれている重要書類を持ち歩くことがなくなるため、紛失の心配もなくなるのです。会議のときに人数分の書類を揃えて、綴じてという時間を本来の業務にあてれば、本来の作業がはかどるのではないでしょうか。
6.介護記録がより正確になる
介護者が介護記録を手書きで記入する場合、忘れないように走り書きでメモをし清書する場合が多いでしょう。しかしメモから書き写すには時間がかかりますよね。また一日に何人も介護していると、忘れたり記入漏れがある場合もあるでしょう。
介護記録を利用者様の様子をみながらタブレットやスマホで記入するとPCにすぐに反映されます。またフォーマットが決まっているため記入漏れもなく、より正確な介護記録を書くことができます。介護記録はケアプランの作成に重要な書類です。介護記録をペーパーレスにすると介護記録が正確に書けるようになり、利用者様によりよりサービスを提供することができます。
7.介護者が本来の業務に取り組める
介護者になる人は、利用者様の世話をしたり役に立てたりすることに喜びを見出し介護職についた人が多いです。利用者様と共に過ごす時間を大切にしたい気持ちがありながらも、勤務時間内に書類作成もしなくてはいけない。いざ書類に向かうとたくさんのことを記入するには時間もかかりますね。ペーパーレスにすると書類作成にかかる時間が短縮され、利用者様と向き合う本来の業務に時間を取れるでしょう。
まとめ
介護こそペーパーレスにするべき理由を7つあげました。
経費削減になる
介護者の負担が減る
サービス責任者の負担が減る
紙を保管する場所がいらなくなる
情報が共有しやすくなる
介護記録がより正確になる
介護者が本来の業務に取り組める
ペーパーレスにするとメリットが多いことが分かりますね。しかし実際ペーパーレスにするには書類が多く、何から取り組んでいいのかわからないのではないでしょうか？そこでまずは介護記録からペーパーレスにするのをおすすめします。
ペーパーレス化の第一歩にテレッサモバイル
介護現場でペーパーレス化をするのがいいのは分かるけれど、一気に変えてしまうと介護者が混乱するのではと心配になるのではないでしょうか。
確かに介護者の中には、パソコンやタブレットなどに苦手意識のある人も多いですね。しかしいつも使っているスマホであれば、ベテラン介護者にも受け入れてもらいやすいのではないでしょうか。
テレッサモバイルは熟年介護者も使っていることの多いLINEを使うため、導入のハードルが低いのがポイント。新たに操作を覚えるのも最小限ですみます。LINEスタンプも使えるため、コミュニケーションが取りやすくなりますよ。
紙の書類からペーパーレスへ、今までのものを変えるには大きな労力が必要となりますね。けれどLINEであればほとんどの人が使っています。新たにアプリをインストールをする手間もなく、導入時の説明も最小限ですみますよ。
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