「介護事業所でテレワークなんて無理でしょ。」と思っている方は多いでしょう。確かに介護は利用者様の介助をするのがメインの仕事です。しかし介護事業所では介護以外の仕事も多いですよね。この記事では介護事業所もテレワークを叶える方法をお伝えします。ぜひ最後までお読みください。
介護事業所でテレワークが進まない理由
生活様式が変わりテレワークが推進されていますが、介護事業所ではテレワークがなかなか進んでいないのが現状ではないでしょうか。なぜ介護事業所でテレワークが進まないのか、理由をみていきましょう。
介護に対する固定概念
「介護事業所でテレワークなんてできない」と決めつけてはいないでしょうか。介護ロボット導入の話題も出ていますが、介護そのものは、どれだけ技術が進化しても人の手が必要です。介護者がテレワークをするのは難しい部分がありますが、利用者様の介護以外の業務はテレワークが可能です。会議、面談、書類作成などは環境を整えればテレワークができます。
「介護事業所だからテレワークなんてできるわけが無い」という考えから、「どうしたらうちの事業所でもテレワークができるか」と発想を転換するのも大事ですよ。
新しいツールに不安や抵抗感がある
テレワークをするためには環境を整えたり、新しいツールを取り入れたりする必要があります。テレワークを導入するには、パソコンはもちろんwifiの整備、zoom、chatwork、、Googleドキュメントなどのツールを取り入れる必要がありますね。新しいツールは全てカタカナや英語が使われているため、取り入れてもうまく使いこなせるのか不安な場合があるでしょう。
慣れるまでに時間がかかるかもしれませんが、使いこなせるようになると「もっと早く取り入れれば良かった」と思うでしょう。
通常業務が滞るのではないか
小さな事業所でひとりひとりの業務量が多い場合、新しいツールの説明を聞く時間が惜しいと感じるのではないでしょうか。また使いこなせるまでに時間がかかると通常業務が滞ってしまうのではないか、不安になるでしょう。確かに新しいものを取り入れると、慣れるまでに時間がかかることもありますね。
使い方が分からない、難しそうと敬遠する気持ちからテレワークへのハードルが高くなっている場合が多いのです。
こんな場面でテレワークを取り入れよう
介護事業所でテレワークを取り入れるべき業務をご紹介します。今は病院でもオンラインを取り入れ診療しています。介護事業所でもオンラインとリアル両方をうまく使いこなしテレワークを進めていきましょう。
会議
会議や打ち合わせなどはテレワークが可能です。毎週この曜日はテレワークの日と決めておくと1週間、１ヶ月の予定も立てやすいですし、事業所で密な状況も避けられます。会議をテレワークですると、オンライン上で書類もみられるので事前に書類をコピーして人数分用意する作業も減りますよ。
面談
サービス提供責任者は利用者様のご家族と面談をしますね。訪問介護の場合リアルに介護する現場を見たり、利用者様と話したりする必要もあります。
事前にオンラインで面談し、実際に訪問するときは必要最低限の内容だけに留めるのもいいでしょう。実際に病院の診察でもこのような方法を取り入れているため、介護事業所でも不可能ではありませんよ。
書類作成
介護事業所の書類作成にかかる時間は、業務時間の２割にあたるといわれています。書類作成の時間はテレワークが可能です。パソコンやタブレットなどを購入する必要がありますが、長期的に見てコスパのいい設備投資といえます。テレワークを取り入れると、サービス提供責任者や介護者の時間の負担が軽くなります。負担が軽くなると働きやすくなり、職員が定着するようになるでしょう。
介護記録記入
介護者が介護記録を記入するときもテレワークが可能です。テレワークのためにはパソコン、タブレットなどで介護記録を書けるような環境整備も必要になります。オンラインで介護記録を書けるようにしておくと、紙の書類よりも早く正確に書けるようになり介護者の負担が減りますよ。
テレワークするときの注意点
介護事業所でもテレワークを取り入れられる可能性が分かってきたのでは無いでしょうか？テレワークをするときに、気をつけるべき点をお伝えします。
情報の取り扱い
介護事業所では利用者様の個人情報や既往症など大切な情報を取り扱っています。テレワークになりパソコンを使うときには、個人情報の取り扱いについて今一度確認しておきましょう。パソコンのセキュリティに詳しくない場合は、専門の業者に頼むのも一考です。
また最近ではUSBを電車に忘れたり、カバンごとどこかに置き忘れたりする事件もありましたね。ついうっかりでは済まされない情報を取り扱かっている意識を忘れないようにしたいものです。
画面越しのやりとり
テレワークでは画面越しに話す場面が多くなります。リアルで話している場合は表情以外の情報があるため、意志の疎通が取りやすいです。しかし画面越しでやりとりする場合顔しか映らないため注意が必要です。
会議や面談で話を聞いているときに、自分の表情を見てびっくりしたことはありませんか？口角が下がり真剣な表情をしているとともすれば、「怒っているのかな？」ととられる場合もあります。
オンラインで会議や面談をする場合はいつも以上に口角をあげ、元気よく話すよう心がけましょう。
さらに声のトーンにも注意が必要です。画面越しでは、いつもより低い声に聞こえてしまいます。オンラインで発言するときは、いつもの2割ほど声のトーンをあげて話すといいですよ。
文章でのやりとり
テレワークになると、メールやチャットなど文章でのやりとりも増えますね。仕事でメールを打つのは、時間がかかるし苦手な人も多いです。文字のやりとりは、どうしても素気なく感じてしまいます。
業務連絡のときも、「いつもありがとうございます」「どうぞよろしくお願いいたします」など一言添えるだけで印象が違います。わかりやすく伝える工夫と印象の良いメールを心がけましょう。
介護事業所でテレワークを取り入れていこう
介護事業所でテレワークを取り入れるには、「テレワークなんて介護事業所では無理」という思い込みを変える必要がです。固定概念を変えるのは、なかなか難しいと思います。けれどテレワークを導入すると、時間を効率的に使えるようになる、残業が減るなどのメリットがありますよ。
テレワークをするには、事業所内での理解や環境整備などの準備も必要です。慣れるまでは大変かもしれませんが、慣れてしまえばメリットの方が多いですよ。
何からテレワークをすればいいかわからない場合、この記事に書いたように、会議、面談、書類作成、介護記録から何かひとつからはじめてみてはいかがでしょうか。
生活様式の変化から、国がテレワークを推進しています。ぜひあなたの介護事業所でもテレワークができるような環境を整えてくださいね。
テレッサモバイルならサービス責任者の負担が減ります
テレッサモバイルを導入すると、サービス提供責任者はパソコンがあればどこでも記録の確認が可能になります。事業所に行かなくてもいいのでテレワークが可能ですね。
一方、介護者は利用者様のお宅へ訪問するためテレワークはできませんが、介護記録をテレッサモバイルで入力することで、どこからでも介護記録のデータを事業所に送信することができます。
結果、事業所に立ち寄る手間が省け直行直帰が可能に。効率UPだけでなくスタッフの満足度にもつながりますよ。