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訪問介護などで必須となる「サービス実施記録」とは?

訪問介護などの現場で必須となる「サービス実施記録」などの書類作成ですが、多くの職員がこの作業に時間をとられています。

今回は、サービス実施記録の概要から、便利な様式、電子化にも対応したツールをご紹介。

介護サービスの質を保つためにもぜひ効率化したいサービス実施記録の作成について、詳しく見ていきましょう。

訪問介護・通所介護の実施記録とは?

訪問介護や通所介護など、介護に携わる職員が作成する「実施記録」とは、いつ、誰に、どのような介護サービスを実施したのかを詳細に記録する書類のことです。

この書類は、「サービス実施記録票」「介護記録」「ヘルパー日誌」「介護伝票」などといった名称で呼ばれることもあります。

介護の実施記録を作成する目的は、主に以下の2つです。

事業所内での記録管理のため

介護を提供している事業所では、利用者の健康状態やどんな介護サービスを提供したのかを記録するためのツールとして実施記録を作成しています。

今後提供する介護計画の策定や、基礎的な資料としての役割もある介護の実施記録。

職員の間で、利用者の情報を共有するツールとしても重宝されています。

介護給付費を請求するため

介護サービスにかかる費用は、多くの場合、介護保険でまかなわれています。

事業所では、サービスの提供にかかる費用の多くを、国民健康保険団体連合会に請求しなければなりません。

このときに、介護給付金の請求の根拠となるのが、介護の実施記録です。

給付金の請求が適正になされているか調査が行われる際には、この介護の実施記録がないと、給付金を返還しなければならなくなる場合もあります。

国が定める基準にのっとって、適正に給付金が活用されるよう、正確さが求められる書類です。

介護の現場では、書類作成が大きな負担となっています。

公益社団法人全国老人福祉施設協議会が行った調査によると、介護職員が行う業務のうち、トイレ介助や食事介助がそれぞれ約17%を占めているのに対し、書類作成や記録作成が約13%を占めていることがわかりました。

これは、介護以外の間接的な業務に、介護と同等の時間を割かなければならないことを示しています。

人手不足が深刻化する介護業界において、介護に付随する業務の効率化は急務です。

厚生労働省では、2022年頃からは介護給付金の請求業務などをwebで行えるようにするとしていますが、現時点ではそれぞれの事業者に運用が任されているのが現状。

現場の職員が介護に集中できるよう、個々の事業者は工夫をこらす必要があります。

実施記録用紙はこれがおすすめ!

訪問介護などの現場でサービス実施記録作成にかかる時間を削減するには、様式を定めると有効です。様式を定めれば、どの職員が書いても一定の質が保たれるというメリットもあります。

ここでは、介護の実施記録用紙としておすすめの商品を見ていきましょう。

日本で初めてサービス実施記録を販売!「テレッサ2」

介護・福祉用品が揃う通販「キャプス」では、日本で初めて複写式の介護サービス実施記録用紙を販売しました。そこでベストセラーとなっているサービス実施記録様式「テレッサ2」は、総合事業をはじめ、保険外サービスなどにも対応しています。

テレッサ2の詳細・ご購入はこちら

書き方も簡単で、よく使われる項目はチェックボックス式を採用。職員の経験値に左右されず、詳細なサービス実施記録が作成可能です。大きさはA5版で、1冊50組の冊子になっています。

2枚複写式になっているので、1度の記入で事業所控えと利用者控えを同時に作成可能です。介護保険制度改正に合わせて内容もリニューアルされているので、コンプライアンスの面でも安心して利用できるでしょう。

テレッサ2の詳細・ご購入はこちら

障害者総合支援にも対応!「テレッサ3」万能型

前述の「テレッサ」2同様、複写式の冊子型で、サービス実施記録が作成できるのが「テレッサ3」万能型です。

老計第十号の区分に従った、サービス内容の項目を記載。訪問介護の記録用紙としてはもちろん、障害者総合支援や移動支援の記録にも対応しています。

テレッサ3の詳細・ご購入はこちら

完全オリジナルで作成できる!「事業所名入りオリジナル実施記録」

既成の印刷物ではうまく記録を残せない場合や、もっと書類作成にかかる手間を省きたい場合、オリジナルでサービス実施記録の様式を作成することを検討してみましょう。キャプスでは、事業所名入りオリジナル実施記録の作成を依頼できます。

例えば、先ほどご紹介したテレッサ2をベースとして、事業所名を追記すれば、毎回事業所を記入する手間が省くことが可能です。項目を追加したり削除したりすることもできます。表紙や背表紙のカラーが選べるので、部署や用途によってカラーを変えておけば、管理も簡単。複写の有無や用紙の大きさも選択可能です。

部数によって価格は異なりますが、1度に印刷する冊数が増えるほど1冊あたりの単価が安くなります。事業を継続する限り必要となる様式なので、数量をとりまとめて印刷すればコストパフォーマンスもよくなるでしょう。

オリジナル実施記録の詳細・ご注文はこちら

電子化するならテレッサ

訪問介護などで必須となるサービス実施記録ですが、近年では電子化の動きも出てきています。

紙の様式「テレッサ」で介護の現場のニーズに応えてきたキャプスでは、LINEを活用した訪問介護向けサービス「テレッサmobile」の提供を開始しました。

広く普及しているLINEを使って記録するので、年配の職員でも簡単に使いこなせるでしょう。記録したことは即時オンラインに反映されるので、職員間での情報共有がリアルタイムで可能。書類作成のために事業所に寄る必要がなくなるので、職員は、訪問先に直行直帰できます。

利用できるプランは、2つ。月額2,178円(税込)~で記録に特化した「ストレージ版」と、月額22,000円(税込)~でシフトの管理や特定事業所加算の要件チェックまでできる「ベーシック版」があります。

便利なツールで事務作業を効率化しよう

サービス実施記録は、様式が定まっておらず、手書きが当たり前という介護現場もまだ多くあります。オンラインで簡単に作成できるツールを導入すれば、記録作成に費やしていた時間を、もっと有効に活用できるでしょう。

テレッサmobileの公式サイトでは、動画で詳細な画面イメージを見ることができます。よりよい介護サービスの提供のためにも、ぜひ導入を検討してみてくださいね。