企業のコストやケアマネをはじめとする従業員の業務を削減するため、訪問介護業界でも広まっているのが、ITを取り入れたペーパーレス化です。
今回は、訪問介護のペーパーレス化についてメリットや導入方法を解説します。
訪問介護の実施記録を電子化したい、ICTシステムを導入したいと考えている方は参考にしてみてください。
厚生労働省も推進するペーパーレス化
厚生労働省では、1999年から行政事務のペーパーレス化に取り込んでいます。
内部事務の通知や情報共有文書からペーパーレスを導入し、徐々に申請や承認に関わる書類も変更していきました。
2019年時点では、8つの府や省が75％以上の審議会で資料をペーパーレス化。
幹部会議の資料でも紙以外の媒体を使用した電子化が整備されつつあるため、近いうちにほとんどのやりとりがペーパーレスとなるでしょう。
厚生労働省は介護の分野においても、書類における自治体ごとの差異をなくし、業務の効率化を図ることを目指しています。
必要書類を持参して提出するのではなく、PDFやメールで手続きするなど、直接赴かなくても良い方法を取り入れたいという考えもあるようです。
介護事業所の一部では、IT技術を活用したコミュニケーションであるICTを積極的に導入し、行政への報告情報のデータベース化、法人番号と事業所番号の紐付けなどを厚生労働省に要請しています。
介護事業所の希望通りにICTが推し進められ、事業所間で月末に取り行われる実績報告や介護記録までペーパーレス化できれば、介護職員の負担軽減につながるでしょう。
ペーパーレス化による業務時間の軽減
ペーパーレス化によるメリットのひとつは、業務時間の削減が期待できることです。
ペーパーレスを導入することで、決められた書式に記載する必要がなくなり、事業所でしかできなかったデスクワークが、テレワーク中の自宅や外出先でも可能になります。
訪問介護の記録を、パソコンだけではなくスマホで管理できるようになれば、業務の合間に事業所へ立ち寄らなくても働けるようになるでしょう。
場合によっては利用者の元へ直行し、訪問介護を行った後は直帰が可能になります。
結果的に従業員の通勤時間が減少したり、さまざまなワークスタイルを選べたりするようになるでしょう。
ペーパーレス化によって、介護事業所の従業員が事業所に書類を持参しなくても良いケースが増えることはもちろん、特定事業所加算の書類作成や実績確認などの効率化にもつながります。
情報共有や整理が簡単
訪問介護に係る業務をペーパーレス化した場合、情報共有や整理がしやすくなります。
ICTを導入し、デジタルデータにした介護記録や実績などをクラウドシステムや社内サーバで管理すると、多くの従業員がリアルタイムで情報を確認できるのです。
また、多くの情報から必要な部分だけを探したいときにも、デジタルデータが有効となります。
情報がまとめてあるサーバから、ファイル名を検索するだけですばやく情報を提示できるため、ファイルに閉じてある書類をひとつずつ調べる必要がなくなるでしょう。
データの保管サーバが分からなくなった場合でも、キーワード検索機能を活用すると見つけやすくなります。
また、パスワードやアクセス制限といった設定を行うことで、必要な従業員にのみ情報開示することも可能であるため、セキュリティ面の向上にもつながるでしょう。
保管場所が不要
訪問介護事業所を含む多くの企業では、紙媒体の保管スペースが問題視されています。
書類がびっしりと綴じられたファイルを、事業所の棚やデスク周りいっぱいに収納していると、業務スペースが減ってしまうこともあるでしょう。
処分できる書類があれば良いのですが、種類によっては長期保管が必要な場合もあり、やむを得ず専用の保管スペースを設けることになります。
ペーパーレス化が進めば、書類の保管スペースだけではなく、書類をまとめるために必要な備品を管理するスペースも不要となります。
書類に記載されていた情報はサーバの中で保管可能となり、事業所内の省スペースになるのです。
広くなった企業所内の空間を有効活用することで、従業員の働きやすさにもつながります。
ペーパーレス初心者でも導入可能？
訪問介護におけるペーパーレスを導入するには、一定レベルのIT知識が必要だと思われがちです。
しかし、近年では初心者でも取り入れやすいシステムが存在し、多くの事業所で活用されています。
Caps（キャプス）の提供する「テレッサmobile」は、LINEを活用しスマホで訪問介護の記録が報告できるシステムです。
業務のために従業員が特別なシステムを導入する必要はなく、日常的に使っているスマホやLINEをそのまま使用できます。
記録に特化したシンプルなシステムで、ITに苦手意識のある人でも操作しやすくなっていることが特徴のひとつです。
専用記録用紙との併用も可能で、すぐにペーパーレスにすることは不安を感じるという方でもスムーズに移行できるでしょう。
まとめ
訪問介護をはじめとする介護事業を行うには、多くの業務が必要となります。
ペーパーレス化を進め、業務時間の削減やリアルタイムの情報共有を行うことで、従業員の負担減少になるでしょう。
従業員がストレスの少ない環境で働けることは、利用者により良いサービスを提供できることにつながるため、できる範囲でペーパーレスのシステムを取り入れてみてはいかがでしょうか？