ヘルパーの訪問介護記録の書き方は？便利なスマホアプリも紹介

介護サービスを行ううえで欠かせない訪問介護記録。

ホームヘルパーは訪問介護の際に実施記録を書く必要があります。

その訪問介護記録には、なにをどのように記入する必要があるのか、考えながら書いていますか？

最近では訪問介護記録アプリを利用してサービス提供記録をつけることもできるようになっています。

今回は、訪問介護記録の必要性や書き方、便利なスマホアプリについて紹介しましょう。

ホームヘルパーの記録業務とは？記録の作業はサービス時間内でOK?

ホームヘルパーの業務において、欠かせないものに介護記録の作成があります。

介護記録とは、実施した介護サービスの内容や利用者の状態を記載するもので、訪問介護の場合は訪問のたびに作成することになります。

介護記録の記入の時間は、老計第１０号にも記載がある通り、「サービス提供後の記録」としてサービスの時間に含まれるものになります。

一般的に、訪問介護のサービス実施記録には様式があり、押印をして事業所に提出。

チェック後は、利用者ごとの個人ファイルに保管したり、そのほかの必要書類と一緒に管理者へ提出したりします。

複数の訪問先を担当するヘルパーであれば、件数分作成することになり、用紙の管理の手間や提出のために事業所に出向く回数も多くなります。

また、ヘルパーさんは1日に数件記入することも大変ですが、サービス提供責任者さんは、それを全利用者分、1か月分チェックしなくてはいけません。

大変な事務作業ですよね。

訪問介護記録を残す必要性と保管義務

訪問介護記録は、なぜ作成する必要があるのでしょうか。

介護記録が大切である理由は主に3つあります。

1つ目は、サービスの質の向上のためです。介護記録を残すことで、利用者の状態や効果のあったサービスを知ることができます。

過去の記録を元によりよいケアプランが作成できたり、実施内容や事例を共有したりすることで、スタッフの学びにもつながります。

スタッフ個々のスキルアップはもちろん、事業所全体でのサービスの質の向上により、利用者の満足度アップを実現できるでしょう。

2つ目は、利用者やそのご家族とのコミュニケーションツールとなることです。

紙の介護記録は複写になっていることが多いため、控えをご家族にお渡しすることで、どのようなサービスを行ったのか、利用者がどのような反応をしたかを伝えることができます。

よりよいサービスを行うには利用者のご家族との信頼関係が大切です。介護記録はご家族とのコミュニケーションの材料としても活用できるのです

3つ目は、介護給付金算定の根拠とするためです。

訪問介護の場合は、利用時間が給付金額の算定基礎となるため、介護記録が適正に記入されていないと、介護給付費の請求ができません。

記入漏れがないよう、丁寧に作成する必要があります。

また、訪問介護記録は保管義務があります。

事業所はサービス終了後、最低でも2年、自治体によっては5年間保管しておかなくてはいけません。

記録が残っていないということになると、介護給付金算定の根拠がないとして返戻等の可能性もあるのです。

介護記録は大変重要な書類です。ヘルパーさんひとりひとりにも、その認識をもってもらうことが大切です。

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訪問介護記録の記入方法

訪問介護記録は、サービス実施記録・介護記録・ヘルパー日誌などと呼ばれ、紙で残すのが一般的ですが、最近では専用アプリを使う方法も国から推奨されています。

紙（手書き）

利用者名、ヘルパー名、利用時間、食事介護や入浴などの実施したサービス内容、利用者の状態などを記入します。確認印欄がある場合は、利用者に押印を依頼。複写式の場合は、利用者控えとしてお渡しします。

複写式の紙の記録用紙のメリットは、利用者宅に控えを残すことができる面です。

利用者や利用者家族は控えが手元にあることで、サービスの内容を確認することができ、安心感や信頼にもつながります。

電子データ（アプリ）

スマートフォンやタブレットで紙の記録用紙と同じ内容を入力し、データとして事業所に送り、保管する方法です。
電子データで記録を残すことのメリットは、紙の保管が必要なくなり、物理的なスペースが確保できるようになります。

また、データで報告ができるため、ヘルパーさんの直行直帰や、場合によってはサ責さんのテレワークも可能になります。

紙との大きな違いは、控えがないこと、印鑑の押印がないことです。

訪問介護記録に印鑑は必須ではないため、押印がなくても問題はありません。

控えもご利用者の要望がなければ必ずしもお渡しする必要はありませんが、多くのアプリでは記録内容を事業所などのパソコンでダウンロードできるため、必要であれば出力したものを利用者控えとすることも可能です。

いずれの方法も正確で読みやすい内容になるよう作成することを心がけ、申し送り欄の記入のコツは、5W1Hを意識することです。

利用者やご家族が読んでも理解しやすいよう専門用語は避け、具体的な表現で記録するとよいでしょう。

また、テンプレートを決めておくことはおすすめです。テンプレートに当てはめるように記入することで、記録すべき視点を盛り込みやすくなるため、何を書いたらよいか悩むことが減り、介護記録の作成時間の短縮になるでしょう。

LINEアプリで介護記録できるテレッサ

サービス実施記録として全国の訪問介護事業所で広く使われている「テレッサ」は、サービスの種類や使い勝手によって15種類を取りそろえています。

また、紙の記録用紙だけでなく、LINEで記録を報告できる「テレッサmobile」も展開。

テレッサmobileは、LINEを使って訪問介護記録を作成できるアプリです。使い方はとても簡単で、自分のスマホからLINEでお友達登録をするだけで、すぐに使いはじめられます。

介護記録の提出方法は、必要事項を入力して報告ボタンを押すだけ。スタッフは、介護記録の提出や報告のために事業所に出向く必要がないため直行直帰が可能となり、時間の有効活用につながります。

送信された内容は事業所のパソコンでリアルタイムに閲覧することができ、報告内容の確認や、利用者の状況把握が迅速に行えます。紙の介護記録と同じフォーマットで出力が可能で、利用者控えやチェック用として活用できるでしょう。

また、電子化によってペーパレス化ができ、紙の記録票の購入費の削減、保管スペースの節約など経費削減にもつながります。

プランは「ストレージ版」と「ベーシック版」の2種類をご用意しています。

ストレージ版は、介護記録に特化したプランで月々1,980円～ご利用いただけます。

ベーシック版は、介護記録はもちろん、シフト作成や臨時報告機能なども付帯しているため、事務作業を一つのソフトで管理したい方におすすめです。

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