介護のシフト作成や管理に必要なツールって？

「シフト作成に時間がかかる」

「変更のたびに共有するのが大変」

「シフト作成に時間がとられて介護業務に集中できない」など

介護のシフト作成に困っていませんか？

昨今は、高齢化社会が進み、介護サービスを利用する方も増えている一方、人手不足も問題になっています。

そこで検討したいのが介護シフト管理ツールの導入です。

介護シフト管理ツールは、事前にスタッフ情報・休日・希望休などを登録するだけで自動的にシフトを作成してくれるため、業務の効率化やシフトの確認ミスの防止などに非常に役に立ちます。

この記事では、介護のシフト管理ツールの特徴、メリット・デメリットについて解説しています。

シフト作成にお悩みの方やシフト管理ツールの利用を検討している方はぜひチェックしてみてください。

介護のシフト作成や管理がラクになるツール

シフトを自動で作成できたらいいな……。

シフト担当者は一度でもそう思ったことがあるのではないでしょうか。

実は、すでに「自動作成」を叶えてくれるシフト管理ツールがあります。

ここでは以下の2点について解説します。

• 介護シフト管理ツールの特徴
• 自動でシフト作成をしてくれる介護ソフト

介護シフト管理ツールの特徴

介護シフト管理ツールとは、自動でシフトを作成できる介護ソフトやExcel自動作成機能のことをいいます。

従来は、シフト作成者が、公休・有給休暇・希望休・勤務時間における法令などを考慮してなるべく公平になるようにシフトを組んでいました。

しかし、スタッフの人数が多ければそれだけ組み合わせを考えるのが大変です。

反対にスタッフが少ない場合には、一人にかかる負担が大きくならないよう考えなければなりません。

シフト管理ツールは、事前にスタッフの人数・雇用形態・公休・希望休などを登録しておくことで、自動で公平なシフトが作成されます。

また、ソフトによっては、現場のスタッフがスマホやタブレットからシフトを確認できる機能があるため、変更の確認ミスも起こりにくくなります。

今まであった介護のシフト作成の問題が、シフト作成ツールの導入で解消できてしまうのです。

自動でシフト作成をしてくれる介護ソフト

介護事業のICT化が推奨されるようになってから、介護ソフトの需要が高まっています。

介護ソフトは大きく分けて2種類あります。

• 国民健康保険中央会(国保連)の提供する介護ソフト
• 民間会社が提供する介護ソフト

国保連の提供する介護ソフトは、主に介護報酬の請求を行うためのソフトです。

一方の、民間会社の提供する介護ソフトは、請求業務をはじめ、利用者情報やケアプランの管理・介護記録の管理・スタッフ情報の管理・シフト管理まで、さまざまな機能が備わっています。

前述で解説したシフト管理ツールは、民間会社が提供している介護ソフトの機能の一つです。

一般的には、利用者情報やケアプランの管理・シフト作成、管理・請求業務などがセットになっていることが多く、シフトの作成機能のみのソフトは多くありません。

また、介護記録に特化したものや、介護記録とシフト作成がセットになっているものなど、商品によって機能はさまざまです。

最近は多くの民間会社が介護ソフトを販売しているため、介護ソフト選びの前に『どのような機能が必要なのか』を明確にしておくとよいでしょう。

介護のシフト作成ツールを使うメリット・デメリット

介護のシフト管理ツールの導入は、業務の効率化に有効であることを前述で解説しました。

しかし、ツールの利用には費用がかかることがほとんどです。

導入後に後悔することがないようにメリットと併せてデメリットとなる点も理解しておきましょう。

メリット

• シフト作成の時間と手間を省ける
• 公平なシフトが作れる
• 共有がラクになる

介護シフト管理ツールの導入の最大のメリットは、業務の効率化です。

介護士または責任者がシフトを作成する場合、介護サービスの他に作成時間を設ける必要があります。

しかし、まとまった時間がとれずに月末に残業をするケースも少なくありません。

シフト管理ツールは、スタッフ情報や希望休などを事前に登録しておけば自動でシフトを作成してくれます。

また、スタッフとの共有も円滑になり、よりストレスフリーに。

介護サービスの要となるのはシフトであるため、作成や共有が効率化されることで、サービスの質の向上にもつながるでしょう。

デメリット

• 慣れるのに多少の時間がかかる
• 導入費用がかかる
• データの管理が必要になる

介護シフト管理ツールの機能は販売会社によってさまざまです。

そのため、使い慣れるまでに時間がかかる場合があります。

また、一般的には、初期費用や月額、年額で費用がかかることがほとんどです。

料金形態や金額も販売会社によって違うため、よく確認をする必要があるでしょう。

また、パソコンでデータを管理するため、セキュリティやアップデートなどの管理もしなければなりません。

パソコンが苦手な方やデータ管理が心配な方は、サポートサービスがついている商品を選ぶことをおすすめします。

簡単・使いやすいシフト管理ツールならテレッサモバイル

• サービス責任者も現場のスタッフも使いやすい
• サポート制度がしっかりしている
• 介護記録なども一括管理できる

上記のような介護ソフトを求めている方には「テレッサモバイル」がおすすめです。

テレッサモバイルは「使いやすさ」にこだわり、多くの方が普段から利用しているLINEアプリと連携。

パソコン上で利用者様のスケジュールやケアプラン、スタッフ情報、休日などを登録することで、スマホのLINE上でシフトを確認できるようになります。

また、急な変更があったときには「臨時報告」機能ですぐに伝達可能。

その他にも、介護記録やサービス責任者の指示などもLINE上で共有できます。

このようにサービス責任者と介護スタッフがリアルタイムで情報をやりとりできることで、業務がラクになるだけでなく、スタッフの働きやすさや介護サービスの向上にもつなげられます。

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