訪問介護事業所を立ち上げるなら記録システム＆請求代行を活用しよう

訪問介護事業所を立ち上げる際はスタッフや利用者の確保はもちろん、多くの準備が必要です。

訪問介護事業所の収入源は介護報酬で、ご利用者に対して介護保険サービスを提供し、その対価として介護報酬が支払われます。

介護報酬請求業務には事業所全体の売り上げがかかっています。とくに事業所を立ち上げてすぐは、収支が安定しないため非常に重要な業務です。

しかし、日々の業務に追われて手が回らず毎月大変な思いをするサ責さんも多いのではないでしょうか。

今回の記事では訪問介護事業所としてなくてはならない請求業務について解説します。
楽にする方法も解説しますのでぜひ参考にしてください。

訪問介護事業所の介護報酬請求の仕組み

介護報酬とは、介護事業者がご利用者にサービスを提供した際に発生する対価のことです。

報酬は実際に行ったサービスの内容や提供時間などにより決められています。さらに、事業所が一定の要件を満たすことでプラスできる加算や、基準が満たせていないことでマイナスされる減算などを加味して1ヶ月分まとめて計算します。

介護報酬の請求先は国民健康保険団体連合会（国保連）です。介護報酬のうち1割〜3割はご利用者負担になるため、ご利用者への請求手続きも行わなければなりません。ご利用者が負担する割合は所得に応じて決定されるため、ご利用者に送られてくる負担割合証での確認が必要です。

介護報酬請求の流れ

訪問介護の介護報酬請求は以下のような流れで行います。

1. サービス提供・実施記録
2. ケアマネへその月のサービス実績を報告
3. 国保連へ請求する
4. ご利用者負担分の請求書を発行する
5. 国保連から支払いを受ける

ここから詳しく見ていきましょう。

1.サービス提供・実施記録

ケアマネジャーからの依頼を受けて、ご利用者と契約を交わしてからがサービス提供のスタートです。

サービス提供責任者（サ責）は、サービス開始が決定したらケアマネジャーから毎月送られてくる「サービス提供票」の交付を受け、ヘルパーのスケジュール調整を行います。

指示を受けたヘルパーはサービス提供を行い、その内容を「サービス実施記録」に残しサ責に提出します。サ責は、ご利用者へのサービスが問題なく提供されているかを日々チェックしなければなりません。ご利用者の都合で予定の変更やキャンセルがあった場合、サービス内容に問題がある場合などには、その都度担当ケアマネジャーに報告することが大切です。

ヘルパーから提出される「サービス実施記録」は介護報酬請求の根拠となる重要な書類になります。

2.ケアマネへその月のサービス実績を報告

月末月初になると、サ責は当月分の実施記録を集計して居宅支援事業所のケアマネへサービス実績を報告します。この時、ヘルパーから提出されるサービス実施記録を確認しながら、予定と実績を正確に照合することが大切です。

キャンセルや利用時間の変更があった場合には、ケアマネジャーに正しい報告ができるように注意しなければなりません。もし、居宅支援事業所と訪問介護事業所で齟齬があれば、国保連へ請求しても不備で戻ってきてしまいます。

3.国保連へ請求する

国保連に請求するための請求データを作成し、毎月1日から10日までに提出します。提出書類は「介護給付費請求書」と「介護給付費明細書」です。

請求データの提出は、インターネットシステムを使っての伝送か、CDなどの電子媒体で窓口に提出する方法で行います。紙媒体での提出は、例外を除いては認められていないため注意が必要です。

4.ご利用者負担分の請求書を発行する

国保連への請求が終了したら、ご利用者負担分の請求書を発行します。ご利用者が負担する自己負担の割合は所得に応じて1割〜3割と異なるため、事業所はあらかじめ負担割合証での確認を行わなければなりません。

ご利用者の支払い方法は事業所により異なりますが、口座振替や振込などが一般的です。集金に対応している事業所もあります。ご利用者の支払い方法に応じて、口座振替の手続きや振り込み用紙の作成などを行う必要があります。

なお、生活保護の方はご利用者の負担金がないため、福祉事務所から送られる「介護券」の確認が必要です。

5.国保連から支払いを受ける

国保連請求を行ってから事業所が支払いを受けるのは、翌々月末になります。支払われる金額は、事前に国保連より審査結果が通知されるので確認ができます。この時、請求内容に不備があった場合は支払いがされません。そのため、通知された審査結果を確認し、不備により支払われず返戻された分に関しては、正しい情報に訂正して次回の請求時に再請求します。

介護報酬請求の大変な点

介護報酬請求は、これまで説明してきた流れの通りに、サービス利用のあったご利用者全ての分の正しい介護給付費明細書を作成しなければいけないため大変な作業です。

介護保険制度や介護報酬請求についての知識をしっかりと理解しておかなければスムーズに進められません。

ここからは、介護報酬請求の大変な点を詳しく見ていきましょう。

ミスをすると報酬が入ってこない

国保連請求は毎月10日までに国保連に提出しなければなりません。10日に間に合わなかった場合や請求内容に不備があった場合は報酬が支払われないため注意が必要です。訪問介護事業所の報酬は介護報酬で賄われているため、ミスが多すぎると事業所の収入に大きな影響を与えてしまいます。事業所全体の収益にも関わってくるため、慎重に行わなければならない仕事です。

ミスをしたら再請求に手間がかかる

国保連に請求した内容に不備があった場合には、審査に通らず支払いがされないため返戻されるので修正して再請求を行います。

しかし、審査を通過したあとに提出した請求内容が間違っていることに気づいてしまった際には、請求を取り消す手続きをした上で再請求しなくてはなりません。これを過誤申請と言います。過誤により金額が変わる場合は、ご利用者への返金や追徴が発生する可能性もあります。その場合には、ご利用者にお詫びをして請求額の調整を行わなければなりません。

ミスが多ければこのような手間が増えてしまう点が大変です。

月末月初に残業が増える

国保連請求の流れは、毎月同じサイクルで繰り返されます。そのため、月末から月初にかけてサービス実績を集計し10日に国保連請求、ご利用者への請求が終わるまでサ責の業務は多忙を極めます。

月末月初と言えば、お正月やゴールデンウィークの時期とも重なりますが、土日祝日も関係ありません。ご利用者へのサービスも変わらず提供しなくてはならないので、請求の時期に休みを取ることは難しく、残業が増えるケースも多いでしょう。

訪問介護立ち上げ時におすすすめ！介護報酬請求を楽にする方法

ここからは多忙を極めるサ責の介護報酬請求業務を楽にする方法を解説します。介護報酬請求業務に追われ、スタッフの研修や利用者の満足度向上、特定事業所加算の取得に関わる諸業務に時間が取れないサ責も多くいます。
これから訪問介護事業所を立ち上げる方は、ぜひ以下3つの検討をおすすめします。

記録システムを導入する

サ責の介護報酬請求業務を楽にするのにおすすめの方法は、記録システムを導入することです。ヘルパーの実施記録をシステム化することで、サービス実施記録を回収する手間が省けます。サービスを実施したあとは、サービス内容を入力するだけで実績が報告できるため、サ責は記録の提出を待つ必要がありません。日々の記録のチェックは都度行うことができ、月末になったらすぐに作業に取り掛かれるため請求業務がスムーズに行えます。

介護システムは記録以外にも、ヘルパーのスケジュール調整・指示伝達・訪問介護計画書作成などさまざまな機能が搭載されているものがあります。スマートフォンやタブレットで隙間時間を使った作業も可能になるので、サ責の業務が全体的に効率化できるでしょう。

介護事務員を雇用する

訪問介護事業所に介護報酬請求業務を行う介護事務員を雇用するのも一つです。介護事務員に入ってもらえば、介護報酬請求業務以外の事務仕事や電話対応、雑務なども任せられます。

介護事務にはいくつかの民間資格があり、資格取得により請求業務に必要な知識とスキルを身につけている人もいます。必ずしも資格が必要というわけではないため、サ責と一緒に請求業務を行いながら仕事を覚えてもらうことも可能です。

ただし、人を1人雇用することになるため、人件費を支払う余裕があるかは経営者の判断になります。

請求代行サービスを活用する

介護事務員を雇用する余裕がない場合には、請求代行サービスを活用する方法もあります。請求代行サービスとは、介護事業所がその月に提供したサービスの介護報酬請求を代わりに行ってくれるサービスです。

代行業者によりサービスの範囲はさまざまですが、請求代行サービスを利用すればサービス実績記録を入力してもらい国保連請求を代わりに行ってもらうことが可能です。

最近では、介護業界の深刻な人手不足によりこのような請求代行サービスが増え、注目されています。請求業務の手間を減らすことでサービスに専念できるため、サ責の負担が軽減され、サービス向上や売上アップも期待できます。

訪問介護事業所を立ち上げるならテレッサmobile×請求代行がおすすめ

今回の記事では、訪問介護事業所の介護報酬請求業務について解説しました。

ご説明してきたとおり、訪問介護事業所は国からの介護報酬が一番の収入源のため、介護報酬請求は重要な業務です。立ち上げ時はとくに、ちょっとした請求ミスが資金繰りに影響を与えることも懸念されます。

しかし、開業当初はサ責自身が請求業務に不慣れであったり、介護サービスやスタッフ教育、集客などで忙しかったりと、請求業務を行うのが大変です。

そこで訪問介護事業所開業時におすすめしたいのが、請求代行サービスも併用できるテレッサモバイルです。

テレッサモバイルは介護記録に特化したLINEアプリを使用したシステムで、訪問介護記録の入力・送信が簡単に行えます。幅広い年代になじみのあるLINEアプリを使用することで、スマートフォンの操作が苦手な方にも使用しやすくなっているのが特徴です。

さらに介護報酬請求の代行サービスを併用することで、請求業務を任せることが可能です。ヘルパーからテレッサモバイルで報告された記録はそのまま請求代行サービスが実績をチェックし、請求までを一貫して行ってくれるので、サ責の負担は大幅に軽減します。

サポート体制も充実しているので、開業時に介護ソフトの導入がスムーズにできるか不安なサ責さんにも安心ですよ。

途中でシステムを導入したり、開業間もないときの請求業務は本当に大変です。
開業時から簡単で便利な介護システムを導入し、大変な立ち上げ時期を乗り切りましょう！

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