障害者総合支援に使用できる記録アプリ｜機能や選び方を解説

障害者総合支援法に基づくサービス提供において、日々の記録管理は非常に重要な業務です。最近では、その記録業務をデジタル化し、効率的に管理できる記録アプリの導入が進んでいます。この記事では、記録アプリ導入のメリットや主な機能、選び方のポイントについて詳しく解説します。

障害者総合支援法に適した、記録アプリ選びにお悩みの方はぜひ参考になさってください。

障害者総合支援で記録アプリを導入するメリット

障害者総合支援における記録アプリとは、日々の援助の内容やご利用者の状態などの介護記録や、事務作業をデジタル化し、一元管理するためのソフトです。これまでは、紙の帳票やExcelファイルなどで管理していた業務が、専用のアプリを使用することで効率的に処理することができます。

記録アプリを利用する具体的なメリットには、以下のような内容があげられます。

業務が効率化できる
サービスの質が向上する
制度に対応できる
運営面の管理ができる

それぞれについて詳しくみていきましょう。

業務が効率化できる

記録アプリを導入することのメリットは、従来の紙での記録や手作業での管理と比べて、業務が効率化することです。

具体的には以下のような効果が期待できます。

記録時間の短縮
データの検索、参照が容易
情報共有の円滑化
転記ミスの削減
請求業務の効率化
ペーパーレス化による書類管理業務の軽減

これらの効果により、スタッフの業務負担が大幅に軽減されます。スタッフ定着率や満足度の上昇にもつながるでしょう。

サービスの質が向上する

記録アプリの活用は、サービスの質の向上にも効果を発揮します。ご利用者情報の一元管理により情報共有がスムーズになるので、サービスが標準化され、適切な支援につながります。リアルタイムでの情報更新・確認が可能になるため、リスク管理にも効果的です。

個別支援計画へも反映しやすくなるので、計画に沿ったケアの提供や、支援内容の振り返り・分析なども容易になるでしょう。

制度に対応できる

障害者総合支援制度は定期的に改正されるため、事業所でその都度の対応をしなくてはなりません。しかし、記録や請求に関しては、介護記録アプリが自動的にシステムをアップデートしてくれるため、制度改正へスムーズに対応することができます。

各種帳票類のルール変更や、適切な報酬請求事務、監査対応の効率化につながり、ひいては法令違反を防止することが可能になります。

運営面の管理ができる

施設や事業所の運営を管理するには、売上データや顧客データなどの分析が欠かせません。介護ソフトには事業所のデータが集約されているので、データの統計が取りやすくなります。

事業所の運営管理面で必要なデータには以下のようなものがあげられます。

売上データ
顧客単価
収支管理
利用実績
稼働率
事故件数
ご利用者の名簿出力　など

ソフトによって異なりますが、上記のようなデータを集計して出力できるソフトもあるので、事業所の実態を多方面から把握し分析することが可能になります。健全な事業所運営のために必要なデータを簡単に出力できるのは便利な機能です。

主な障害者総合支援記録アプリの機能

障害者総合支援記録アプリに、一般的に備わっている機能を確認してみましょう。

日々のサービス提供記録

障害者総合支援記録アプリの最も基本的な機能は、日々のサービス提供に関する記録機能です。障害福祉サービスを提供している事業所で働く職員にとって、支援内容の詳細やバイタルサインなどの健康管理記録など、支援経過の記録は欠かせない業務です。

記録アプリを導入することで、これまで手書きで行っていた記録が入力作業に変わるので大幅に業務が効率化します。また、文章のテンプレート化や音声入力、写真の添付などさまざまな機能を活用することでさらに効率がアップします。

サービス提供の実績記録

サービス提供実績の管理も必須の機能です。サービス提供実績の記録が、障害福祉サービス報酬を請求するための根拠になるため、正しく実績記録を残すことが大切です。

個別支援計画

「個別支援計画書」は、障害福祉サービスを提供するにあたって必要な書類で、法律でも作成が義務付けられています。そのため、アプリを選ぶうえで、個別支援計画書の作成や管理機能が備わっていることも重要なポイントです。

例えば以下のような機能があると便利です。

アセスメントシートの作成
支援目標の設定と管理
モニタリング記録
計画の進捗管理
支援経過の確認

障害福祉サービス事業者は、個別支援計画をもとに、適切なサービスを提供しなければなりません。計画の作成や管理を助けてくれる介護ソフトを活用することをおすすめします。

給付費請求関連

給付費の請求に関する機能も必須です。

以下のような機能の有無も確認しておきましょう。

実績入力と請求データの連動
請求額の自動計算
請求データの作成
エラーチェック機能
請求履歴の管理
請求書作成
入金管理機能

毎月の請求業務は大変な業務の1つなので、ミスなく効率的に作業できるようなアプリを選択することが大切です。

スタッフの勤怠管理・給与計算

人事労務管理機能も統合されていると便利です。

勤務シフトの作成、管理
出退勤管理
有給休暇管理
給与計算
各種帳票の作成

ヘルパーのスケジュールが連動していれば、ご利用者の都合やヘルパーの急な休みなどにも調整がしやすくなります。ヘルパーが入力した実績により稼働も確認できるので、勤怠管理や給与計算も簡単に行えます。

セキュリティ機能

個人情報を扱うため、セキュリティも確認しておくべき重要な機能の1つです。

アクセス権限の設定
ログイン履歴の管理
バックアップ機能
セキュリティ機能

訪問サービスの場合には、タブレットやスマホを持ち歩くため、紛失のリスクも高まります。セキュリティは必ず確認しておきましょう。

障害者総合支援記録アプリ選定のポイント

ここからは、アプリ選定のポイントを確認していきます。

1.自事業所への対応

障害者福祉事業にもさまざまな種類があるので、自事業所のサービス内容はもちろん、利用者数、職員数など事業所の規模感、システム環境などさまざまな角度から適合性を確認することが大切です。

また、介護ソフトには、特定のサービス形態に対応したソフトもあります。将来的な機能の拡張性やカスタマイズの可能性なども考慮しながら選ぶと良いでしょう。

2.操作性

実際の使用感も重要な選定ポイントです。

直感的な操作方法
画面構成の分かりやすさ
入力のしやすさ
入力方法（音声入力・選択式での入力・手書き入力など）
動作の安定性
モバイル対応の有無

年配のスタッフが多い事業所などでは、ITに苦手意識がある方も少なくありません。無料お試しなどが可能な場合は、実際に使ってみて操作性を確認するのがおすすめです。

3.サポート体制

導入時はもちろん、導入後のサポート体制が整っているかも確認が必要です。

以下の項目を必ずチェックしておきましょう。

旧ソフトからのデータ移行のサポート
導入時のトレーニング
マニュアルの充実度
カスタマーサポートの対応時間
障害発生時の対応
バージョンアップの対応

導入まもなくは、特に操作がわからず混乱してしまうため、導入時のサポート内容の確認は必須です。また、導入後も使用方法がわからなくなったり、トラブルが発生したり、さまざまな事態が予想されます。制度も定期的に改正されるため、制度対応時のサポートも確認しておきましょう。

4.コスト面

導入・運用にかかる費用も重要な判断材料です。

初期導入費用
月額利用料
追加オプションの費用
保守料金
スタッフ教育にかかる費用

機能が多いと料金が高くなる場合があります。必要のない機能がついていないかを見極め、自事業所にマッチした機能を選択しましょう。

記録アプリ「テレッサモバイル」の活用で業務の効率化を

障害者総合支援における記録アプリの導入は、業務の効率化だけでなく、サービスの質の向上にも大きく貢献します。選定にあたっては、自事業所のニーズや規模、予算などを総合的に検討し、最適なアプリを選ぶようにしましょう。

介護記録の管理アプリとしておすすめしたいのが、サービス実施記録をLINEで簡単に報告できる「テレッサmobile」です。テレッサmobileは介護保険・障害者総合支援の介護記録に対応しており、記録に特化しているため、シンプルな操作性で低価格なのが特徴です。

記録に特化したシンプルなアプリなので、ITが苦手な方でもスムーズに慣れていただくことができます。記録アプリを上手に活用することで、支援の質を高めながら、業務の効率化も実現できるでしょう。

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投稿者プロフィール

tomo: 特別養護老人ホーム、有料老人ホーム、居宅介護支援事業所での勤務経験。
介護福祉士、介護支援専門員の資格を活かし、高齢者やその家族、介護現場で働く方々のお役に立てる情報をウェブメディアなどで執筆中。