介護アプリとは？介護の訪問記録は、スマホアプリで記録する時代

アプリとは、特定の目的で利用するために作られた、スマートフォンやタブレット上で利用できるソフトウエアのことです。

スマートフォンの画面に表示されているアイコンには、写真・地図・メール・電卓などのアプリが搭載されており、アイコンをタップするだけで便利に利用できます。

最近では、訪問介護事業所のヘルパーが業務の効率化のために利用できるアプリが続々と登場しています。

便利になるとは聞くけれど、パソコンやスマホの操作が苦手な方にとっては、思い切って導入に踏み切れない訪問介護事業所の管理者さんも多いのではないのでしょうか。

この記事では介護アプリについて解説します。サ責やヘルパーが快適に仕事ができるように導入の参考にしてみてください。

介護アプリとは

介護アプリとは訪問介護の介護記録やヘルパーのスケジュール管理、ご利用者の情報などをスマホで管理できる便利なシステムです。

ご利用者への介護業務以外にかかる作業の手間を大幅に軽減できるため、介護事業所では急速に普及しています。

介護アプリに搭載されているのは以下のような機能です。

• 訪問介護記録
• ヘルパーのスケジュール管理
• ご利用者の基本情報管理
• 指示の伝達
• 申し送り、情報共有
• 家族との連携
• 計画書の作成
• 自己報告書やヒヤリハットなどの帳票作成

これらの機能はどのアプリでも必ず搭載されている機能ではありません。それぞれのアプリにより機能が異なるので、導入時にはしっかり確認が必要です。

機能が充実しているアプリもあれば、誰でも使いやすいようにあえてシンプルな機能に特化しているアプリもあります。

介護アプリ導入のメリット

便利だとわかっていても、新しいシステムを導入するとなるとパワーが必要ですよね。

介護アプリ導入後のメリットを確認してみましょう。メリットを知ることにより一歩踏み出せるかもしれません。

介護記録にかかる時間が短縮される

訪問介護に入った際には、必ず作成しなければならない訪問介護記録。事務作業が苦手なヘルパーさんにとっては、記録が苦痛になってしまう方も少なくありません。

介護アプリを導入すれば、サービスを実施した後のチェックをするだけで、あとは特記事項の記載だけで済むケースがほとんどです。入力が苦手なヘルパーさんには、音声入力の機能が使えるアプリもあります。

スマホ入力であればわざわざ記録用紙や筆記用具を準備する必要がなく、訪問の隙間時間にパッと入力ができます。間違えてしまった場合に書き直す手間が省けるのもメリット。また、押印が不要なのも時間短縮になります。

記録用紙の管理が不要

記録をアプリにすると、紙の記録用紙を持ち運ぶ必要がありません。訪問が終わった後に、記録用紙をわざわざ事業所に提出しに行かなくてもよくなり、直行直帰できるのでヘルパーさんの負担を軽減できます。

また、事業所においても記録用紙の保管が楽になるのが、介護アプリ導入のメリットです。

訪問介護事業所では、介護給付費請求書・介護給付費明細書の保存期間は5年、ケア提供に関連する記録書類は完結の日から2年とされています。自治体によっては保存期間を5年にしているところもあり、その書類の量は膨大です。

事業所によっては、事務所や倉庫のスペースが狭く、記録物の保管方法に頭を悩ませているサ責さんもいるのではないでしょうか。書類を期間ごとに綴じ、わかりやすいように整理して保管する作業は非常に手間がかかります。

もし、過去の記録を参照しなければならない時があった時には、過去の書類を引っ張り出して1枚ずつめくって探し出すのは大変な作業です。ウェブ上で管理していれば過去の記録を探すのも楽になります。

情報共有がしやすくなる

介護アプリには機能により、スマートフォンでご利用者の情報が確認できるものがあります。ご利用者の家に行ってから訪問介護記録を確認するのではなく、サービス開始前にあらかじめ申し送りが確認できていればある程度心づもりをしてから援助に入ることができるでしょう。

介護アプリを活用していない事業所では、サ責がヘルパーに直接電話をして、申し送りや注意点の伝達などを行っているケースも多いでしょう。口頭でコミュニケーションを取るのも大切ですが、文字として記録に残っているとサービスに入る前に再度確認ができて安心です。口頭では聞き間違いや伝達忘れのリスクも考えられます。情報共有機能が搭載されている介護アプリを選べば、ご利用者に関わる他のヘルパー間でのコミュニケーションも円滑になります。

サ責の業務負担が軽減する

介護アプリの導入の大きなメリットが、サ責の業務負担軽減です。

介護アプリには、ヘルパーのサービスが実施できているかをリアルタイムで確認できるものもあります。前述の、情報共有機能が搭載されている介護アプリを利用することで、サービスに入った後のヘルパーからの報告を、ご利用者に関わる全てのヘルパーで共有できれば、情報伝達のための時間も軽減できます。

また、介護請求業務の時期には、月末の介護記録の提出を待つことなくすぐに請求業務にかかれます。訪問介護記録をまとめて事業所に提出するヘルパーさんもいるかもしれませんが、記録がたまってしまえば請求業務も大変です。日々記録を確認できれば、請求業務も楽になるでしょう。

ご利用者のサービスの状況や体調などをすぐに確認できるような介護アプリの場合、ヘルパーに確認の電話をしたり事業所に行って記録をさかのぼったりすることなくスムーズに情報を確認できます。すぐに情報を確認したい時や休日や時間外の対応時にも場所を選ばすスマホで確認できるので安心です。

介護アプリにはテレッサモバイルがおすすめ！

今回の記事では、介護アプリについて解説しました。

世の中でICT化が加速する中、介護業界でも令和3年度の介護保険制度改正においても、ITの活用によって業務の効率化やスタッフの負担軽減について議論されています。

ご紹介したように、介護アプリにはヘルパーとサ責の双方にとってメリットがあります。パソコン作業やインターネットに関して苦手意識があれば、導入に二の足を踏んでしまうサ責さんも多いかもしれません。また、年配のヘルパーさんが多い事業所ではスマートフォンの操作がうまく出来るのか不安になってしまいますよね。

今回ご紹介したい「テレッサモバイル」はあらゆる世代で利用されている「LINE」を活用した記録ソフトです。LINEであれば、年配のヘルパーさんにも親しみがある方が多いのではないでしょうか。訪問介護記録に特化したシンプルなソフトなので難しい操作は不要です。導入のハードルが低いため、迷っているサ責さんにおすすめできます！

世の中の流れを考えても、介護業界でのICTの活用は必須です。導入のハードルが低い介護アプリから検討してみてはいかがでしょうか。