キャプスは介護記録用紙を日本で初めて製造・販売した会社です。
介護保険・障害者総合支援対応版や、加算対応、A4サイズなど、サービス種類や用途に応じて多くの規制品を販売しており、全国の介護事業所にご活用いただいています。
2021年頃からは脱印鑑の流れに伴い、確認印のないタイプが徐々に普及。現在は確認印のない介護記録用紙が一般的になってきています。
ところで、介護記録用紙の確認印欄はなぜあるのか、ご存知ですか?これは、キャプスが介護記録用紙を開発した際に、このような記録用紙には「あったほうがいいだろう」ということでつけたことが理由です。
よく、法律で決められているのではという声を聞くことがありますが、実際、「サービスの記録を残すこと」は決められていますが、「確認印をもらうこと」は決められていないのです。
キャプスでもこうした流れから、いち早く確認印欄のない介護記録用紙の販売をスタートし、現在はほとんどの商品が確認印欄のないタイプになっています。
サービス実施記録 テレッサ
キャプスは「介護サービスコード表」を製造・販売している会社でもあり、介護保険改正に強いのもポイント。毎年4月前後には専任担当者が介護保険についてしっかりと確認し、介護記録用紙の変更の必要はないかなどを検討しています。
また、各自治体、全国の事業所様の独自サービスなどに合わせ、オリジナルの内容での印刷も多数お受けしています。
介護報酬の根拠となる介護記録用紙だからこそ、安心なものを。また、毎日使うものだからこそ、使いやすいものお届けできるよう、印刷工程までこだわってお作りしています。
介護記録用紙の電子化を検討してみませんか?
キャプスでは、介護記録用紙はもちろん、介護記録の電子化にも対応しています。キャプスの介護記録のお客様も、ここ数年で半数近くが電子化に移行しています。その名も「テレッサモバイル」です。
「今は紙のほうがラクだし、まだ必要性を感じない」「電子化には費用がかかるから導入をためらっている」という事業者様もいらっしゃることでしょう。
ここからは、介護記録の電子化のメリットや、テレッサモバイルについてまとめています。
介護記録の電子化は未来の介護事業をサポートする、とても大事な要素ですので、迷っている事業者様はぜひチェックしてみてくださいね。
介護記録を電子化する必要性
多くの介護事業所では、介護人材の不足が課題となっています。利用者は増える一方で介護人材が見つからず、疲弊してしまっている事業所も多く聞かれます。
そんな状況のなか、事業所の負担を軽減するのが介護記録の電子化です。忙しいうえに介護記録が負担になっている、介護記録を提出する手間を省いて直行直帰がしたいというスタッフも少なくありません。
また、今後の安定的な事業所運営のカギとも言われる特定事業所加算には、介護記録の電子化なくてはクリアするのが非常に難しい要件もあります。
介護記録の印刷をやめて電子化すべき3つの理由
では、印刷の介護記録を電子化すべき3つの理由を細かくみていきましょう。
1. 事務作業の負担軽減
介護記録を電子化することで非常にラクになるのが事務作業です。
通常、紙の介護記録は、ヘルパーが記入、提出後にサービス提供責任者がチェックし、ファイリングして管理します。
記入は手書き、チェックは目視、間違いがあれば書き直してもらい、提出には直接事業所へ持ってきてもらう必要があります。
チェック作業はまとまってきた月末月初からスタートということも多いですよね。大量の介護記録のチェック。大変な作業です。
介護記録を電子化することで、記録の報告はリアルタイムで事業所に届くようなり、都度、チェックが可能になります。
ファイリングの手間も不要になり、介護記録のデータはクラウド(インターネット上)やパソコンへ。記録用紙の保管スペースも削減できます。データでの保管ができるようになれば、必要データを取り出すのもラクに。
このような事務作業の負担が軽減されれば、その分の時間と労力を他の業務に費やすことができるでしょう。
2. スタッフの満足度アップ
介護記録を電子化するメリットは、事務作業がラクになるだけでなく、介護スタッフの満足度アップにもつながります。
公益社団法人 全国老人福祉施設協議会の調査によると、介護スタッフの業務の中で書類作成が占める割合は5%を占めており、かなりの時間がかかっていることが示されています。
記録業務はスタッフにとって負担感を感じやすく、少しでもラクにしたいという人が多い業務です。
また、提出のたびに事業所に立ち寄るというのも負担です。できれば直行直帰で、プライベートの時間を増やしたいという人も多いですよね。
介護記録を電子化する事業所も増えてきているなか、人材確保の面でもこうした「スタッフへの負担」に目を向け、解消していくということもひとつのポイントです。
介護記録の電子化は、手書きの手間、漢字に対する抵抗感を軽減するなどスタッフにとってもメリットは大きいものです。記録に費やしていた時間をケアに充てることができるようになれば、サービスの質向上にもつながるでしょう。
3. 情報共有がスムーズになる
介護記録の電子化は、情報共有の円滑化にも役立ちます。
紙の介護記録は、得た情報をコピーしたり、パソコンで入力したりと二度手間・三度手間になることもあります。その方法では、時間や手間がかかるだけでなく、誤認や転記漏れを生じさせかねません。
介護記録がデータで報告されれば、そのデータを共有したり活用するのもスムーズです。サービス毎にスタッフへ注意事項を伝達したり、都度の報告を受けることができれば、特定事業所加算取得の要件もクリアできます。
介護記録用紙印刷の前に試してみて!LINEで介護記録
ここまで、介護記録を電子化すべき3つの理由をみてきましたが、「高齢の介護スタッフが使いこなせるか心配」「今まで使っていた請求ソフトをすぐに変えるのは抵抗がある」と、一歩を踏み出せない方もいることでしょう。
そのような方におすすめなのが、LINEで介護記録の報告ができる「テレッサモバイル」です。
新たにアプリをインストールする必要はなく、お持ちのスマートフォンでLINEを使用していればそのまますぐに利用が可能です。
また、介護記録用紙の印刷のプロ「キャプス」が提供するシステムならではのサービスで、テレッサモバイルの契約事業所であれば、無料で専用の介護記録用紙をプレゼントしています。全員がすぐにテレッサモバイルを使用できなくても、紙と併用して使えるのが大きなポイントです。
テレッサモバイルについてもう少し詳しく見ていきましょう。
テレッサモバイルとは?
テレッサモバイルとは、介護記録や介護スタッフのシフト管理などをLINEで入力・管理できるシステムで、介護記録に特化したストレージ版と、ケアプランやシフトなども含めて管理するベーシック版の2種類から選択が可能です。
まずは介護記録の電子化だけを行いたい、できるだけ費用を抑えて電子化したいという事業所様はストレージ版がおすすめです。
一方、どうせならシフトもケアプランも総合的に管理し、より事務作業を効率化したい、特定事業所加算を取得したいという事業所様はベーシック版をご検討ください。
もちろん、ストレージ版を利用後、ベーシック版への移行も可能です。
介護記録用紙のプロであるキャプスが開発しているということも安心してお使いいただけるポイントです。
最大2ヶ月間、無料でお試し利用ができるので、介護記録用紙と併用しながらぜひお試ししてみてくださいね。
まとめ
紙の介護記録に慣れていると、電子化がとてもハードルの高いもののように感じますが、一度電子化してしまえばきっと今よりもずっとラクになる面の多いことに気づくことでしょう。数年後にはさらに多くの事業所が電子化に移行することが予想され、介護保険上のルールや加算についても変わっていくかもしれません。
介護記録用紙の購入タイミングの今こそ、電子化についても並行して検討してみてはいかがでしょうか。
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