介護記録の電子保存はどうする？気を付けたいポイントや保存方法解説

介護記録の電子保存を検討されている事業所も多いことでしょう。大量の記録用紙の保管場所に困っているという声をよく聞きます。

電子保存ができれば、保管場所のスペースの確保などのお困りごとは解決しますよね。

しかし、介護事業の運営に重要な介護記録だからこそ、適切に保管したい、電子保存は不安と思う方もいるのではないでしょうか？

そこで、この記事では、「介護記録の保管場所を確保するときに気を付けたいポイント」や「電子保存の方法」などを解説していきます。

適切に介護記録が保管できるような方法を一緒に考えていきましょう。

介護記録の電子保存がしたい！介護記録用紙保管のデメリット

介護記録用紙の保管場所に困る理由は、事業所によってもさまざまです。

以下の理由から、電子保存への検討をされている事業所も多いことでしょう。

介護記録の量が多く場所が確保できない

介護記録の量が多すぎて、場所を確保できないことがあります。

特に大型の介護施設など、利用者数が多いと、その分保管すべき介護記録の量も多くなりますし、長年利用している利用者であれば、その分介護記録は増え続けます。

スタッフディスクなどには収まりきらず、大部屋や倉庫を記録用紙の保管のためだけに利用しているというケースも多くあります。

また、介護記録には、一定期間の保管義務があり、記録の保管義務期間は、地域によって違いがありますが、その期間は2～5年といわれています。

介護事業所の運営のためにも、介護記録を保管しておくことが必要ですが、利用者数×年数となると、介護記録の保管場所はかなり負担となるでしょう。

情報管理を慎重に行う必要がある

介護記録に記載されているものは個人情報であるため、基本的に守秘義務があります。

外部に情報が漏れないように細心の注意を払う必要があり、扱いには特に気を付けなければなりません。

情報を適切に管理するという意味でも、保管場所は厳選したいところですが、介護記録の量が多すぎると場所の確保が難しく適切に情報を管理できないという介護事業所の声が一部あるのも事実です。

介護記録の電子保存をするメリット

見てきたように、介護記録を紙で保存し続けることでスペース面で大きな負担が生じていしまいます。
では、実際に、介護記録を電子保存することで得られるメリットについてみていきましょう。

保管スペースが不要になる

当然のことではありますが、介護記録を電子保存することで、保管スペースが不要になります。パソコン上、もしくはインターネット（クラウド）上での保管となり、容量もほぼ気にせず保存し続けることができます。

大きなキャビネットや段ボールなど、部屋を占拠していた場所が一気に片付き、環境整備に役立ちます。

記録の確認が容易になる

記録の確認が容易になるという点も大きなメリットでしょう。

紙の保管の場合、きれいに整理して保管していたとしても、○月○日の○○さんの、○時○分の記録を取り出す、となると大変な作業です。

電子保存の場合、保存方法にもよりますが、大抵は日時や人を指定してすぐに見たい記録を取り出すことが可能です。

かなりの効率化を図れますよね。

介護記録を電子保存するときに気を付けたいポイント

介護記録は、繊細な情報も多いものであるため、紙であっても電子であっても、取り扱いには気を付けていきたいものです。

ここからは保管場所を確保するときに気を付けたいポイントを3つ、解説していきます。

個人情報の管理を徹底する

個人情報の管理は、特に重要です。

介護記録には、外部に知られてはいけない繊細な情報も入っています。

介護記録のページを開いて、一目につく場所に放置しておくなどもっての他ですが、そうでなかったとしても、介護記録の管理には十分な配慮が必要になります。

電子保存の場合、保存する場所を間違えてしまう、誤ってメールなどに添付して送付してしまうなど、紙の保管では起こらないようなリスクも考えられます。

誰でも見られる共有フォルダには保管しない、メールに誤って添付しないよう、ファイル名をわかりやすくしておく、ファイルを添付する際などは確認を徹底するなど、これまで以上にリスク管理が必要になる場合もあるでしょう。

必要なときにすぐに情報を探せるようにする

カンファレンスや実地指導など、過去の情報が必要になる場合があります。

特にケアカンファレンスなどを開催し、今後の介護ケアの方針を決めるときには、その根拠を示す必要があります。

保存方法によっては紙の記録を探すほうが早いということも起こります。必要な情報をすぐに探せるよう、工夫は必要です。

例えば、利用者ごと、年月日ですぐに追うことができるよう、フォルダに名前や年月日を入れてわかりやすくしておく、ファイル名を「20230101_1230_山田和子」のように、日付、時間、利用者名の形で統一して保存する、などです。

こうしておくと、検索がしやすく、必要な時にすぐに情報を取り出せるようになります。

データのバックアップやロックを行う

もしもパソコン内に保存している場合、保存しているパソコンが壊れてしまったら、すべてのデータが消えてしまうリスクがあります。

どのパソコンからでもアクセスできる介護システムを利用する、クラウド上に保管するというのが最善ですが、どうしてもパソコン上で保存する必要がある場合は、複数のパソコンで確認できるようサーバー上に置いておき、アクセス権を設定する、定期的にバックアップを行う、一定期間をもってCD-ROMなどの媒体にコピーを保存しておくというのも有効です。

また、誤って削除してしまったということもよくあるトラブルです。削除できないようロックをかけるということも考えておきましょう。