介護記録の電子化によるデメリットとは｜テレッサモバイルで解決！| 【公式】テレッサmobile

介護記録の電子化を検討しているけれど、デメリットが気になっていたり、導入に対するハードルを感じている方もいるでしょう。

介護業界でも電子化が進んできているとはいえ、他業界に比べるとまだまだ紙文化の強い業界でもあります。

この記事では、介護記録の電子化によるメリット、デメリットはどんなところにあるのか、また、電子化をスムーズにかなえるツールについてもお伝えします。
ぜひ最後までお読みください。

介護記録の電子化によるデメリットはある？

多くの事業所で進んでいる介護記録の電子化ですが、デメリットはどのようなところにあるのでしょうか。
早速見ていきましょう。

アプリやソフトを使えない人もいる

介護記録の電子化に伴い、スマホやタブレット、パソコンなどの導入が必要になります。

電子機器に慣れていない年配の介護スタッフには、難しいと感じてしまうかもしれません。

アプリやソフトの導入を検討していることをスタッフに伝えただけで「それなら辞めます」と言われたという事業所もあるようです。使い慣れた紙の記録で問題ないのになぜわざわざ変えるのか、反対する声もあるかもしれません。

スタッフひとりひとりが大切な事業所にとって、スタッフの反対の声はとても怖いものですよね。

セキュリティの不安がある

電子化によって、スタッフが利用者の個人情報にアクセスすることや、個人情報漏洩の可能性について不安を感じている方もいるでしょう。

確かに電子化による情報漏洩のリスクはゼロではありませんが、紙ベースでの管理下においても同様のリスクはあります。

使用する端末のセキュリティ強化や、アクセス権限を設けるなどして、すべての介護スタッフが簡単に個人情報にアクセスできない状態にしたりするなど対策を講じる必要があります。

システム導入のコストがかかる

システムやアプリを導入する際は、初期導入費やランニングコストについても考えておく必要があります。

機能が多いほど月額などのランニングコストがかかってしまったり、パソコンやタブレットなどの端末を新たに揃えなくてはいけない場合、思ったよりも大きな負担となってしまいます。

最初から大掛かりなシステムにしない、できるだけ既存の機器（パソコンの台数・スマートフォンなど）で対応できるものを選ぶと良いでしょう。

ただし、電子化に係るコストをそれだけで見ると負担と感じがちですが、介護記録の電子化により業務効率が改善することや、電子化にすることで加算が取りやすくなるなど、メリットの面も念頭に置く必要があります。現在の課題をしっかりと洗い出し、正しくコストを考える必要があります。

訪問介護記録を電子化するメリット

それではここからは、訪問介護記録を電子化する一般的なメリットについてみていきましょう。

近年、補助金などの後押しもあり、システムやアプリで記録する事業所が急激に増えてきています。
数年前までは「確認印」がなくなることへの不安や、少数派ということで実地指導での指摘があったりとなかなか導入が進まなかったのですが、そもそも確認印は法律的に必須のものではないということが広まり、現在はほとんどの自治体でシステム・アプリの使用や帳票の電子保管が認められています。

業務効率向上

訪問介護記録を電子化する最大のメリットは、業務効率の向上です。

訪問介護サービスを行うたびに残す必要がある介護記録。チェック項目はそれほど問題でなくとも、申し送りの記入に時間がかかってしまったり、記入漏れや誤字など、チェックするサ責の負担が大きいことが課題です。

システムやアプリを使う場合、漢字の変換もスムーズで文字の読みやすさにも差がなくなります。面倒な事業所名やヘルパー氏名の記入も不要なことがほとんどで、それだけでも業務効率は向上します。

また、特に大きいのはサ責の業務効率の向上です。紙の記録を1枚1枚チェックするのは大変な作業ですよね。毎日少しずつであればまだいいのですが、まとめてひと月分を提出されることも。月末月初にかけてサ責の事務作業が集中し、残業につながることもあります。

システムやアプリであれば、サービスの都度記録が送られてくるため、その日ごとに処理をすることが可能になります。システムによってはチェック機能があるものもあり、業務負担が大幅に軽減されるでしょう。

さらに、大量の介護記録の中から任意のサービスのものを取り出すのは大変です。電子データであればファイリングする手間も不要で、データを取り出すのもスムーズです。

情報共有しやすくなる

介護記録を電子化すると、報告された内容をリアルタイムで確認できるため、情報共有もスムーズです。

事業所とスタッフ、スタッフ間での情報共有だけでなく、場合によっては離れて暮らす利用者家族へ記録を送ることもできます。

働き方改革につながる

紙の介護記録の提出には、事業所に立ち寄る必要がありますが、介護記録を電子化すれば、直行直帰が可能になり、スタッフの満足度アップにもつながるでしょう。
また、サ責も自宅や外出先からでも記録の確認ができるようになるため、自身の介護や子育てなどでイレギュラーな働き方になったとしても対応できます。

紙の記録用紙ではどうしても叶えられなかった直行直帰やテレワークなど、介護業界でも不可能ではありません。

こうした取り組みは働き方改革の一環となるはずです。

紙の保管場所が不要になる

介護記録の電子化を検討する理由の上位といっても過言ではないのが紙の保管場所です。

介護記録は保管義務があり、期間も定められています。それぞれの利用者の全サービスの記録を仕分けし、ファイリングして保管しておくという手間はもちろんですが、その量は膨大で、事業所のスペースの多くを占めてしまっているということも多々あります。

電子化すれば、この紙の保管場所はすべて不要となり、物理的にも余裕が生まれるのです。

訪問介護記録の電子化をスムーズに叶えるテレッサモバイル

テレッサモバイルは介護記録に特化したシステムで、LINEアプリを利用して介護記録の入力・報告ができます。

そのため、新たに機器の導入は必要なく、LINEアプリなので、幅広い年齢層でも使いやすく、無駄な機能がないからこそ月額1,980円～という低価格で導入時のハードルが低いのもおすすめのポイント。

そんなテレッサモバイルについて詳しく見ていきましょう！

訪問介護記録の記入方法

テレッサモバイルは「テレッサ」で有名なキャプスが開発したシステムで、介護保険・障害者総合支援に対応した「テレッサ万能型」の記録内容をベースにしています。

ヘルパーさんは利用者宅でスマートフォンもしくはタブレットでLINEを開き、あらかじめ「お友達登録」していた「テレッサモバイル」をタップすればすぐに実施記録を入力できます。

記録は実施したサービスをタップ、申し送りは音声入力を使用したり、テンプレート機能を使うことができるので、記入ミスや漢字忘れなどで時間を費やすことなく、スムーズに入力が可能。

入力後は「送信」をタップすればリアルタイムで事業所のパソコンに報告が上がります。

シフトやケアプラン機能も活用して効率UP

介護記録機能のみであれば「ストレージ版」でシンプルに、月額1,980円～と低価格。

毎日ころころと変わるシフトの管理、月末月初に記録のチェックで苦労されているサ責さんも多いのではないでしょうか。
シフトやケアプラン機能もしっかり使ってさらに効率UPを叶えたいなら「ベーシック版」がおすすめです。

ベーシック版ではシフト作成、ケアプラン、事前指示、実績チェックまでできるため、ひとつのシステム内で多くの事務負担が軽減されます。
シフトと介護記録が連動しており、シフトを設定することで対象のヘルパーさんのスマートフォン・タブレット上で利用者の指示事項の確認と介護記録の報告ができ、報告内容はケアプランに沿って自動でチェックされるため、1件1件の記録を目視で確認するという手間を省くことができます。

また、介護記録をリアルタイムで報告できること、事前指示が行えることで、特定事業所加算の要件がクリアでき、特定事業所加算取得にも役立ちます。
特定事業所加算の取得は安定した事業所運営の鍵ともいえます。

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