介護現場では、利用者へのケアだけでなく、記録業務や請求処理などの事務作業が日々積み重なります。特に人材不足が深刻な事業所では、「記録にかける時間が足りない」「スタッフが疲弊して離職してしまう」といった課題が顕在化しています。
そんな中、注目されているのがLINE活用した業務効率化。誰もが使い慣れたLINEアプリを介護記録に応用することで、現場の負担を軽減し、サービスの質を保つ取り組みが広がっています。
介護記録が抱える現場の課題
介護事業所の方にお聞きすると、一番のお困りごとは人材不足。
そして二番目に事務作業が多いということですが、人材不足が事務作業を増やし、その事務作業の多さが、また、スタッフの離職につながるという負のスパイラルになっていることはないでしょうか？
スタッフが少ないと、誰かに負担が大きくのしかかり、いろいろな部分に歪みが出てきます。
慢性的な人手不足は、さらに負担を増やし、事業所自体がどんどん疲弊してきいきます。
本来、ご利用者様に向き合いたいスタッフの皆さんも、スタッフの皆さんと向き合いたい管理者さんやサ責さんも、日々の事務作業に追われて思うような仕事ができないということもあるのではないでしょうか。
若い人材は施設などに就職する人も多く、年齢層の高さも今後の課題となっている事業所も多いようです。
「人」に時間をかけ、人材不足を解消していくにはどうしたらいいのでしょうか？
訪問介護事業所でよくある課題
- 記録にかける時間が長く、ケアの時間が圧迫される
- 記録を事業所に持ち帰る手間がかかる
- 月末・月初の請求処理が滞る
- 記録ミスや記入漏れが発生しやすい
- 紙ベースの管理では情報共有が遅れる
介護記録にかける時間が事務作業増のキー
訪問介護事業所が、介護記録にかけている時間、どれぐらいありますか？
- スタッフの方がご利用者様のサービスが終わって介護記録を書く時間
- 介護記録を事業所に持って行く時間
- 介護記録をチェックする時間
- 介護記録を実績として請求に反映する時間
けっこうな時間を介護記録に使っています。
なかでも、スタッフの方にとっては、「介護記録を事業所に持って行く時間」はとてももったいないと思われがち。
しかし、介護の記録は請求の証拠となるとても重要な書類です。
LINEを使った介護記録の電子化とは？
LINEを活用した介護記録の電子化により、記録業務が簡単かつスピーディに行えます。
主な特徴：
- スマホやタブレットで記録を入力
- サービスごとに記録テンプレートを設定
- 管理者がリアルタイムで記録を確認・チェック
- 請求業務への反映もスムーズ
「LINEなら使い慣れている」「操作が簡単だから導入しやすい」——そんな声が多く、幅広い年齢層のスタッフに受け入れられやすいのが特徴です。
LINE記録導入のメリット
介護記録をLINEで行うことで、現場と事業所の両方にメリットがあります。
1. 業務効率の向上
- 記録を現場で即入力できるため、持ち帰り不要
- 月末の請求処理がスムーズに進む
- 記録の確認・修正がリアルタイムで可能
2. スタッフの負担軽減
- 直行直帰が可能になり、移動時間を削減
- 紙の記録よりも短時間で入力できる
- ミスや漏れが減り、精神的な負担も軽減
3. 管理者の業務改善
- 記録のチェックがオンラインで完結
- 請求処理の遅延や修正作業が減る
- 感染症対策として非接触型の報告が可能
現場の声：LINE記録を導入した事業所の変化
■「スタッフが現場からLINEで記録を送ってくれるので、事業所に戻る必要がなくなり、直行直帰が可能になりました。業務効率が上がり、離職率も下がりました。」
■「月末の請求処理がスムーズになり、管理者の残業が激減。記録ミスも減って、安心して業務を進められるようになりました。」
■「若いスタッフはスマホ操作に慣れているので、導入後すぐに使いこなしてくれました。紙よりも記録の質が上がったと感じています。」
導入時の注意点と課題
LINE記録は便利ですが、導入にあたっては以下の点に注意が必要です。
1. セキュリティ対策
- 個人情報を扱うため、暗号化やアクセス制限が必須
- 専用アプリや法人向けLINEを使うことで安全性を確保
2. 操作研修の実施
- 高齢スタッフには操作説明が必要
- マニュアルや動画でのサポートがあると安心
3. サービスごとの記録テンプレート整備
- 訪問介護・通所介護など、サービス内容に応じた記録項目を設定
- 記録の標準化によって、請求処理の精度が向上
介護記録をLINEアプリで報告｜テレッサモバイル
テレッサモバイルは、LINEを活用した介護記録アプリです。
記録に特化しているため、操作もシンプルで、低価格なのが特徴。システム化にハードルを感じている事業所様におすすめです。
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投稿者プロフィール
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5年にわたり祖母の介護を経験。その経験を元に、介護の世界へ。
現在はライターとして介護の記事を中心に執筆中。
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