訪問ヘルパーの記録のよくある悩みは？効率的に楽しく解決！

訪問ヘルパーとして仕事をするうえで、記録は大切な業務の一つです。

特に訪問介護は、訪問するスタッフが毎回変わることも多く、利用者の情報や疾患、ケア内容の変更などの共有は欠かせません。

記録は大切なことであるのはもちろんですが、一方で「記録に時間をとられすぎていて業務がなかなか進まない」といった声もよく聞かれます。

今回は、そんな訪問ヘルパーのお悩みを解決すべく、記録を効率化する方法などを解説していきます。

訪問ヘルパーの記録でよくある悩み

訪問ヘルパーの記録は大切な業務ですが、その記録業務に悩みを抱えているヘルパーも多いですよね。
記録への課題を解決する前に、まずはどのようなことで悩みがちなのか整理していきましょう。

何を書けばいいかわからない

ヘルパーの多くは介護記録の申し送りで「何を（どのように）書けばいいかわからない」という悩みを持っています。
「いつもと変わらない」場合が続き、「特変なし」ばかりの申し送りになっていませんか？

常にGoogleの検索キーワードの上位に「介護記録　書き方」というキーワードが入っているのです。この記事を読んでくださっている方も、一度は検索したことがあるのではないでしょうか。
申し送りとして何をどう書くのかのポイントが理解できていない場合、考える時間が長くなり、結果として「記録に時間がかかっている」のです。

めんどくさい

介護ケアの実施記録の記入時間はサービス時間に含まれており、必ず作成し、保管する必要があります。

必要なことはわかっていても、サービス毎に記録を書くということは「めんどくさい」と感じがちです。1日の件数が多く、まとめて書く人もいるでしょう。同じような内容を書かなくてはならない場合、負担に感じてしまいます。少しでも簡単にできないかという悩みを持っている人は多いはずです。

事業所に持っていくのが大変

介護記録は介護報酬請求の根拠として必要なものとなり、月末月初に1ヶ月の実績をチェックするための材料となります。
そのため、サ責の方が請求業務を行う前までに事業所へ記録を持っていく必要があり、場合によってはこまめに事業所に立ち寄る必要があります。
ヘルパーにとっては業務外の動きとなり、大変だと感じますよね。

訪問ヘルパーの記録で気を付けたいポイント

訪問ヘルパーとして記録業務を行うときに、気を付けたいポイントがいくつかあります。
ここからは、特に注意すべきポイントを3つに絞り、解説していきます。

円滑な情報共有

訪問介護サービスは、毎回スタッフが変わることもあります。そのため、円滑な情報共有は欠かせません。

特に、連日ケアを実施する必要がある場合、利用者の身体状況やケア方法に変更があればすぐに情報を共有することが必要です。特定事業所加算を取得している事業所は、サービス毎の「事前の指示」が必須となり、自分の情報共有が滞ることで事業所全体に迷惑がかかることがあります。

サービスの質を保つためなのはもちろん、特定事業所加算の取得や継続のためにも、円滑な情報共有ができなくてはなりません。

サービスの質を保つためなのはもちろん、特定事業所加算の取得や継続のためにも、円滑な情報共有ができなくてはなりません。

記録に時間をかけすぎない

記録の時間はサービス時間に含まれるとはいっても、そればかりに時間をかけるのはサービスの質を低下させるだけではなく、介護者自身の負担感も大きく感じてしまいますよね。

いかに時間をかけず正確な情報が共有できるようになるかが大切です。

表現に気を付ける

訪問ヘルパーとして、記録の際にはその表現にも注意するようにしましょう。わかりにくいような表現をしてしまえば、他のスタッフに情報がうまく伝わらないかもしれません。

誰が見てもわかるような簡潔でわかりやすい表現が適切ですし、事業所内である程度書き方の基準を決めておくとスタッフも迷わず記入できますよね。
特に、医療用語や専門用語はわかりにくい場合があるため、不必要に多用しないように注意しましょう。

また、場合によっては、利用者やご家族に記録内容を見せることもあります。ご本人や家族が見ても、不快にならないよう配慮した表現も大切です。

訪問ヘルパーの記録を効率化する方法

訪問ヘルパーが記録を効率的に書くことができれば、情報共有やサービスの質向上の面、また、スタッフの満足度にもプラスの影響を与えます。

そこで、ここからは訪問ヘルパーの記録を効率的にする方法を解説していきます。

訪問介護スタッフの記録の課題を明確にする

訪問介護の記録に非効率さや情報共有がうまくできていないなどの課題を感じていたら、それを解決するために「何に困っているのか」をできるだけ具体化することが大切です。

まずは訪問ヘルパー含めたスタッフ同士で話し合い、課題を洗い出しましょう。

「何を書いたらいいかわからない」「どのように書いたらわからない」ということがスタッフのストレスになっていたり、記録に時間がかかる原因となっていることは多くあります。事業所全体として書き方のルール決めを行ったり、事例を用いて書き方を学ぶ時間をとるなどすると良いでしょう。

課題とその解決方法を丁寧に考えていくことで、運営スタイルが向上するかもしれません。

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訪問介護に特化した記録アプリを導入する

訪問介護事業は、スタッフにとってもサ責にとっても記録管理が特に大変です。

ここまで見てきたように、紙の記録を使っている場合は、記入に時間がかかったり、情報共有が難しいといったデメリットがあります。

一方で、介護記録アプリを導入することで、音声入力ができたりと、入力の時間が短縮されたり、データでやり取りをするため情報共有がスムーズになることがあります。

しかし、介護現場で使えるソフトやアプリは多数存在しますが、介護施設向けであると仕様が若干違い、使いにくいということがあるかもしれません。
記録部分を効率化したいのであれば、訪問介護事業に特化した介護記録アプリがおすすめです。

例えば、記録アプリのテレッサモバイルは、訪問介護に特化しており、介護記録を簡単に入力することができます。離れた場所からもリアルタイムで情報共有できるため、業務効率も上げてくれます。

スタッフの中には、「手書きの記録は手間だけど、介護ソフトなどは操作が難しく使いこなせない」と思っている方もいるでしょう。

タブレットやスマートフォンを使った記録では、音声入力ができる場合もあります。

スタッフの中には、「手書きの記録は手間だけど、だからといって最近の介護ソフトなどは操作が難しく使いこなせない」と思っている方もいるでしょう。

テレッサモバイルはLINEを使用したアプリで、音声入力が可能なため、導入のハードルも低く、申し送りの入力も簡単です。

訪問ヘルパーの記録をもっと楽に、もっと楽しく！

テレッサモバイルは訪問介護事業所に特化した介護記録アプリで、LINEアプリを活用しているため、高齢ヘルパーでもすぐに慣れると好評です。

開発＆販売元は、紙の記録用紙「テレッサ」の会社：キャプス。法改正などにもすぐに対応し、最新の介護記録を利用できます。

テレッサモバイルを導入することで、ヘルパーは直行直帰が可能に、サ責はどこでもいつでも記録のチェックが可能になり、業務効率向上が期待できます。
また、シフトや指示などの機能を追加することもでき、介護記録だけでなく事業所全体の効率化を考えている場合にもおすすめです。

月額1,980円〜とリーズナブルな価格設定も魅力の一つであり、コストに負担をかけすぎることなく長く使い続けることができるのも多くの事業所に選ばれている理由です。