訪問介護の現場で進むICT化！メリットデメリットや補助金制度をご紹介

介護業界では人材不足や業務負担の増加が深刻化する中、ICT（情報通信技術）の活用が注目されています。特に訪問介護では、記録や報告、連絡業務が煩雑になりがちで、「ICT化で効率化したい」「でも何から始めればいいのか分からない」と悩む事業所も多いのが現状です。

この記事では、「訪問介護　ICT」をキーワードに、ICT導入のメリットと課題、現場でうまくいくためのポイント、そして導入事例までをわかりやすく解説します。

訪問介護事業所におけるICT化の現状

ICTとは「Information and Communication Technology」（インフォメーション・アンド・コミュニケーション・テクノロジー）の頭文字をとった略語で、情報通信技術のことを指し、IT技術を有効に活用して情報を伝達することに重点がおかれた考え方です。

訪問介護の現場では、介護ロボットや、実施記録の電子化などのICT機器の導入が増えており、こうした機器の導入より、生産性や業務効率アップにつながるのはもちろん、介護スタッフの負担軽減や、サービスの質の向上など、さまざまな効果が期待できるでしょう。

さらに、政府が2025年を目途として実現を目指している、高齢者が住み慣れた地域で、ひとりひとりが自分らしく暮らすことができる「地域包括ケアシステム」の構築にもプラスとなります。

コロナ禍以降、IT導入補助金などの補助金や助成金を活用して導入する事業所も急激に増え、令和６年度の厚生労働省の調査によると、調査対象事業所のうち67.5%の施設で何らかの介護ソフトが導入されています。以下はその一例です。

●利用者に関する記録（基本情報、要介護認定情報、家族情報等）の作成・保管
● アセスメント表の作成・保管
● 居宅・施設サービス計画書の作成・保管
● サービス提供記録の作成・変更・閲覧・保管
● サービス提供票（実績）の作成・変更・保管
● 事業所内の情報共有
● 介護給付費明細書・請求書の作成・変更・印刷

特定事業所加算の算定要件にもICT導入が必須ともいえる項目もあり、注目がさらに高まっています。

なぜ訪問介護にICTが必要なのか？

訪問介護は、利用者の自宅に出向いてサービスを提供するため、記録や報告、連絡業務が分散しやすく、紙ベースの運用では限界があります。

現場の課題

記録の持ち帰り・転記に時間がかかる
サービス提供責任者の確認業務が煩雑
月末の請求処理が遅れがち
連絡ミスや情報共有の遅れが発生
職員の負担が増え、離職につながることも

こうした課題に対して、ICTを活用することで「業務の見える化」「リアルタイム共有」「記録の精度向上」などが実現できます。

訪問介護事業所のICT導入のメリット

ICT化によって、訪問介護事業所には以下のようなメリットがあります。

1. 業務効率の向上

スマホやタブレットで記録を即入力
サ責がリアルタイムで記録を確認・指示
月末の請求処理がスムーズに進む

2. 職員の働きやすさ向上

直行直帰が可能になり、移動時間を削減
紙の記録よりも短時間で入力できる
ミスや漏れが減り、精神的な負担も軽減

3. 管理者の業務改善

記録のチェックがオンラインで完結
報告の抜け漏れを防ぐテンプレート機能
感染症対策として非接触型の報告が可能

ICT化の大きな魅力は、業務効率の向上です。例えば、訪問介護の記録業務にICTを導入すると、介護者は介護記録をスマホやタブレットから入力できることで直行直帰が可能になり、管理者はリアルタイムで内容を把握できます。サービス漏れを防いだり、介護記録のチェックにかかる時間の平均化などもかなうでしょう。

ICT導入により情報をデータで管理することができれば、情報共有がスムーズになったり、紙の保管の手間や整理の時間も短縮できます。時間や場所の負担を軽減することはその他の業務に時間や労力をかけることができます。サービスの質の向上、スタッフへのケアや教育などにも余裕をもって取り組めるようになり、利用者やスタッフの満足度向上にもプラスの影響を与えます。

令和３年の厚生労働省の調査によると、ICTを導入した事業所の効果について、以下の結果が出ています。

文書作成の時間が短くなった	81.9%
入力済みの情報を他の文書でも利用できるようになった	84.8%
写真等の情報を効果的に使えるようになった	68.6%
ファイリングの時間が減った	75.3%
情報共有がしやすくなった	90.3%
根拠に基づいて議論ができるようになった	60.9%
支援の質の向上に活かせるようになった	75.6%
過去の文書（データ）の検索性が向上した	72.4%
職場以外でも情報を確認することができるようになった	47.7%
全体の業務量が減った	68.5%
保存のために必要な場所が減少した	72.7%
事業所内の情報共有が円滑になった（話し合い時間の増等）	88.0%
事業所外との情報共有が円滑になった	56.3%

厚生労働省ICT導入支援事業令和３年度導入効果報告取りまとめ

導入の効果は高く、各事業所の満足度も感じられる結果ですよね。

ICT化が進まない訪問介護事業所の「ハードル」

ここまで見てきたように、訪問介護事業所のICT導入のメリットも多く、導入事業所も増えてはいますが、一方で、ICT化を進められない、難しいと感じている事業所も一定数あります。

では、ICT化を進められない「ハードル」はどこにあるのでしょうか。見ていきましょう。

導入・運用コストが高い

一番に感じるのは、コストの高さ。

業務効率が上がり、費用対効果はあるということが理解はできていても、数値として表しにくい効果面に対し、数値として見えるコスト。
特に、導入時の機器購入やシステムなどの初期費用が負担に感じる事業所が多いのではないでしょうか。

訪問介護事業所の業務は多岐にわたり、複合的な機能を備えたICT機器であればそれなりに導入コストや運用コストが高くなってしまう傾向にあります。

導入にかける時間がない

日常業務にICT機器を導入するということはそれなりの労力が必要です。

計画・機器の比較・試算・スタッフへの教育など…

忙しい訪問介護事業所の皆さんにとって、こうした時間や労力はとても負担に感じてしまいますよね。

ICT機器の種類も多く、各社を比較して問い合わせをしたり資料請求をしたり、お試しをしてみたり…それだけでも「今は無理」となってしまいそうです。

スタッフが反対している・対応できるか不安

ICT導入に踏み切れない事業所からは、スタッフが反対している、高齢のスタッフが対応できるか不安だという声もよく聞かれます。

人材不足に悩む介護業界、ひとりひとりのスタッフの意見を大切に、離職はなんとしても防ぎたいものです。反対の声があるなかで強引にICT機器の導入を進めてしまえば、関係性が悪化してしまったり、離職につながることもあるため慎重さが大切です。

ICT導入のステップ｜うまくいくための流れ

訪問介護でICT化を進めるには、段階的な導入がポイントです。

ステップ①：現場の課題を洗い出す

記録業務にどれだけ時間がかかっているか
サ責の確認業務がどこで滞っているか
情報共有の遅れがどんな影響を与えているか

現場の声を集め、ICT化の目的を明確にすることが第一歩です。

ステップ②：使いやすいツールを選ぶ

スマホ操作に慣れている職員が多いならLINE連携型
請求業務まで一括管理したいなら介護専用アプリ
記録のテンプレートが整っているものを選ぶと安心

「誰でも使える」「現場で完結できる」ことが、導入成功の鍵です。

ステップ③：小さく始めて、徐々に広げる

まずは記録業務だけICT化
慣れてきたら報告・連絡・請求業務にも展開
操作研修やマニュアル整備も並行して行う

一気にすべてを変えるのではなく、現場のペースに合わせて進めることが重要です。

実際にICT導入において工夫したこと

厚生労働省のICT導入支援事業において、実際にICT導入をした事業所の「工夫」も参考になります。

ICT機器・ソフトウェア等の導入のために課題分析をした上で導入計画を作成した	83.2%
ICT機器・ソフトウェア等の導入や活用のために、委員会を開催した	60.0%
職場の環境整備を見直した（整理整頓等）	85.5%
業務の明確化と役割分担を見直した（業務全体の流れの再構築、テクノロジーの活用等）	82.0%
業務手順書・マニュアルを作成した（申し送り等の標準化等）	71.1%
記録・報告様式を見直した	84.9%
情報共有の方法を見直した	87.7%
ＯＪＴの仕組みづくりをした（研修の実施等）	58.4%
理念・行動指針の徹底	53.8%
他事業者・事業所の事例を参考にした。（ICT導入事業実施事業所等）	52.2%

厚生労働省ICT導入支援事業令和３年度導入効果報告取りまとめ

その他、自由記述では、

●「事務所で仕事をしなければならない」という考え方を無くす努力をした
●既存業務の見直しと効率化を図るよう検討・実践した
●LINE WORKS・ChatWork・SLACK等のチャットシステム導入・職員間の情報共有
●ICTへの拒否感の強い職員に拒否されずに聞いてもらうための工夫
●ICT機器の取扱いやLIFEについての研修会を繰り返し実施
●トップダウンにならないように、職員の納得、実感により少しずつ活用した
●トップ層が率先して導入を図り、デジタル弱者に対しても配慮を示す

このような意見が出ていました。やはり、スタッフに対しての配慮という面もしっかり感じますね。