介護業界では、業務の効率化と人材定着が大きな課題となっています。特に訪問介護では、事務作業が多く、紙ベースの運用では限界を感じている事業所も少なくありません。
そんななか注目されているのがペーパーレス化。スマートフォンやタブレットを活用して記録業務を電子化することで、業務の流れをスムーズにし、スタッフの働きやすさとサービスの質を両立することが可能になります。
この記事では、訪問介護のペーパーレス化についてメリットや導入方法を解説します。また、ペーパーレス化におすすめのツールをご紹介していますので、訪問介護の実施記録を電子化したい、ICTシステムを導入したいと考えている方は参考にしてみてください。
厚生労働省も推進するペーパーレス化
厚生労働省では、1999年から行政事務のペーパーレス化を推進しており、介護分野でも業務効率化の一環として電子化を推奨しています。令和4年度の調査では、半数以上の介護事業所がICT機器を活用して記録業務を行っていると回答しており、ペーパーレス化はすでに業界のスタンダードになりつつあります。
令和4年の介護労働安定センターによる調査では半数以上の介護事業者が介護記録にICT機器を利用していると回答していました。
出典：公益財団法人介護労働安定センター「令和4年度『介護労働実態調査』結果の概要について」より
ペーパーレス化による業務時間の軽減
ペーパーレス化によるメリットのひとつは、業務時間の削減が期待できることです。
ペーパーレスを導入することで、事業所でしかできなかった事務作業が、自宅や外出先でも可能になります。
また、介護記録を電子管理できるようになれば、提出のために事業所へ立ち寄らなくてもよくなり、直行直帰が可能になります。
結果的に従業員の移動時間が減少し、従業員の満足度アップにもつながるでしょう。
また、記録や持ち運びという点だけでなく、チェックが効率的に行えるようになるというのもメリットです。書類の種類や利用する機器などによっては、データをチェックする機能があったりと、これまで人の目で確認していた時間が大幅に削減できるのです。
情報共有や整理が簡単
訪問介護事業所で扱う書類は多岐に渡ります。
また、関連事業者も多く、情報のやり取りが頻繁に行われます。
まだ紙面やFAXでの情報共有が主流の事業所も多いですが、利用者情報やサービスの記録などをシステムなどで管理している事業所も増えてきており、ペーパーレス化に対応しなくてはならない場面もあります。
デジタルデータは、メール、各種システム・アプリのツールなど、連携事業所やスタッフ間で連携がしやすいのが特徴です。離れていても、リアルタイムで情報共有でき、場所や時間を選ばず時短につながります。
また、必要な情報をすぐに取り出せるというのも利点です。データのファイル名をルールに沿って設定しておけば、ファイル名を検索するだけですばやく情報を取り出すことができます。紙の場合、大量のファイルを取り出して探すということもよくありますよね。そうした作業も不要になります。
保管場所が不要
訪問介護事業所では、紙媒体の保管スペースが問題視されています。
書類がびっしりと綴じられたファイルを、事業所の棚やデスク周りいっぱいに収納していたり、ひとつの部屋を保管庫として使用しているケースもあるのではないでしょうか。
訪問介護の書類は長期保管が必要なものもあり、大量の紙の保管スペースを設けることになります。
ペーパーレス化を実現することで、書類の保管スペースだけではなく、書類をまとめるために必要な備品を管理するスペースも不要となります。
広くなった事業所の空間を有効活用することで、従業員の働きやすさにもつながります。
訪問介護でペーパーレスを実現するツール
訪問介護でペーパーレスを導入するには、一定レベルのIT知識が必要だと思われがちです。ヘルパーの年齢層が高い事業所も多く、そのため導入に後ろ向きというケースもあります。
訪問介護事業所でペーパーレス導入を躊躇する理由
■ヘルパーの年齢層が高くシステムやアプリはハードルが高い
■初期費用や維持費などが見合わない
これまで導入を見送っている事業所は、こうした理由であることがほとんどです。
これからご紹介するツールは、使いやすいと好評で、ペーパーレス化を考えている事業所様におすすめです。
LINEで記録できる｜テレッサmobile
Caps（キャプス）が販売している「テレッサmobile」は、LINEを活用しスマホで訪問介護の記録が報告できるシステムです。
実施記録の報告がメインのシステムですが、導入のためにスタッフが新たにアプリをインストールするなどの必要はなく、日常的に使っているスマホにLINEアプリが入っていれば、そのまま使用できます。
シンプルな機能なので、ITに苦手意識のある人や高齢の方でも問題なく操作できますし、記録用紙との併用も可能なので、全スタッフがすぐにペーパーレスにするのは難しい場合でもスムーズに移行できるでしょう。
主な特徴
- LINEで記録を入力・送信
- サ責がリアルタイムで確認・指示
- 申し送りはテンプレートでミスや漏れを防止し効率UP
- 紙の記録と併用できる設計で安心（１年間は専用記録用紙の無料プレゼントもあり）
- サポートも直接LINEですぐにつながる安心感
- 慣れてきたらケアプランやシフトなどの機能がついたバージョンに切り替え可能
- IT導入補助金対象
高齢スタッフでも操作に慣れやすく、導入初期の不安を軽減できる点が評価されています。
また、月額費用も1,980円～と低額で、紙の記録用紙を購入する費用と同等の費用で導入が可能となります。請求機能はないため、請求ソフトは既に導入していて変えたくない、介護記録機能をメインに使いたいという事業所様におすすめです。
請求まで一気通貫｜カイポケ
カイポケは、請求まで一気通貫でシステム化できるツールです。介護記録のペーパーレス化はもちろん、請求システムも変更したい（新たに導入したい）、シフトや介護記録から請求までひとつのシステムで完結できるようにしたいという事業所様におすすめです。
またカイポケは、複数サービスに対応しているため、訪問看護や通所介護など複数サービスを運営している（運営する予定がある）といった場合はカイポケを導入しておくと安心です。
記録のペーパーレス化は、特定事業所加算の取得にも有効です。業務効率はもちろん、安定した事業所運営にも今後重要なポイントとなってくるでしょう。
どちらのシステムもお試し利用ができるので、しっかりと納得して導入をご検討ください。
システム化はまだ｜記録用紙の効率保管に「スキャニングサービス」
介護記録の電子化はまだ難しいけれど、日々の記録用紙の保管に困っているという事業所様は、まずは記録用紙の電子保管からスタートしてみてはいかがでしょうか。
スキャニングサービスは、溜まった記録用紙をPDFもしくはJPG形式のデータに変換してくれるサービスです。
記録用紙を保管していたファイルも保管庫も不要に！電子化の前にまずは今ある記録用紙のペーパーレス化を進めてみませんか。
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投稿者プロフィール
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5年にわたり祖母の介護を経験。その経験を元に、介護の世界へ。
現在はライターとして介護の記事を中心に執筆中。
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