介護業界では、業務の効率化と人材定着が大きな課題となっています。特に訪問介護では、サービス提供だけでなく、記録・報告・請求業務などの事務作業が多く、紙ベースの運用では限界を感じている事業所も少なくありません。
そんな中、注目されているのがペーパーレス化。スマートフォンやタブレットを活用して記録業務を電子化することで、業務の流れをスムーズにし、スタッフの働きやすさとサービスの質を両立することが可能になります。
この記事では、訪問介護のペーパーレス化についてメリットや導入方法を解説します。訪問介護の実施記録を電子化したい、ICTシステムを導入したいと考えている方は参考にしてみてください。
厚生労働省も推進するペーパーレス化
厚生労働省では、1999年から行政事務のペーパーレス化を推進しており、介護分野でも業務効率化の一環として電子化を推奨しています。令和4年度の調査では、半数以上の介護事業所がICT機器を活用して記録業務を行っていると回答しており、ペーパーレス化はすでに業界のスタンダードになりつつあります。
また、特定事業所加算の取得にもペーパーレス化は有効。記録の即時性や報告体制の整備が評価されるため、ICT導入は加算取得の後押しにもなります。
令和4年の介護労働安定センターによる調査では半数以上の介護事業者が介護記録にICT機器を利用していると回答していました。
出典：公益財団法人介護労働安定センター「令和4年度『介護労働実態調査』結果の概要について」より
ペーパーレス化による業務時間の軽減
ペーパーレス化によるメリットのひとつは、業務時間の削減が期待できることです。
ペーパーレスを導入することで、決められた書式に記載する必要がなくなり、事業所でしかできなかったデスクワークが、自宅や外出先でも可能になります。
また、介護記録を、パソコンだけではなくスマホで管理できるようになれば、業務の合間に事業所へ立ち寄らなくても働けるようになり、直行直帰が可能になります。
結果的に従業員の移動時間が減少し、従業員の満足度アップにもつながるでしょう。
また、記録や持ち運びという点だけでなく、チェックが効率的に行えるようになるというのもメリットです。書類の種類や利用する機器などによっては、データをチェックする機能があったりと、これまで人の目で確認していた時間がかなり削減できるのです。
情報共有や整理が簡単
訪問介護に関わる書類は多岐に渡ります。
また、関連事業者も多く、情報のやり取りが頻繁に行われます。
まだ紙面やFAXでの情報共有が主流の事業所も多いですが、利用者情報やサービスの記録などをシステムなどで管理している事業所も増えてきており、ペーパーレス化に対応しなくてはならない場面もあります。
デジタルデータは、メール、各種システム・アプリのツールなど、連携事業所やスタッフ間で連携がしやすいのが特徴です。離れていても、リアルタイムで情報共有でき、場所や時間を選ばず時短につながります。
また、必要な情報をすぐに取り出せるというのも利点です。データのファイル名をルールに沿って設定しておけば、ファイル名を検索するだけですばやく情報を取り出すことができます。紙の場合、大量のファイルから探すということもよくありますよね。そうした作業も不要になります。
保管場所が不要
訪問介護事業所では、紙媒体の保管スペースが問題視されています。
書類がびっしりと綴じられたファイルを、事業所の棚やデスク周りいっぱいに収納していたり、ひとつの部屋を保管庫として使用しているケースもあるのではないでしょうか。
訪問介護の書類は長期保管が必要なものもあり、大量の紙の保管スペースを設けることになります。
ペーパーレス化を実現することで、書類の保管スペースだけではなく、書類をまとめるために必要な備品を管理するスペースも不要となります。
広くなった事業所の空間を有効活用することで、従業員の働きやすさにもつながります。
訪問介護でペーパーレスを実現するには
訪問介護でペーパーレスを導入するには、一定レベルのIT知識が必要だと思われがちです。ヘルパーの年齢層が高い事業所も多く、そのため導入に後ろ向きというケースもあります。
訪問介護事業所でペーパーレス導入を躊躇する理由
■ヘルパーの年齢層が高くシステムやアプリはハードルが高い
■初期費用や維持費などが見合わない
導入を見送っている事業所は、こうした理由であることがほとんどです。
しかし、最近は初心者でも取り入れやすいシステムも開発され、多くの事業所で活用されるようになってきています。
実例紹介：LINEで記録できる「テレッサmobile」
Caps（キャプス）が販売している「テレッサmobile」は、LINEを活用しスマホで訪問介護の記録が報告できるシステムです。
実施記録の報告がメインのシステムですが、導入のためにスタッフが新たにアプリをインストールするなどの必要はなく、日常的に使っているスマホにLINEアプリが入っていれば、そのまま使用できます。
シンプルな機能なので、ITに苦手意識のある人や高齢の方でも問題なく操作できますし、記録用紙との併用も可能なので、全スタッフがすぐにペーパーレスにするのは難しい場合でもスムーズに移行できるでしょう。
主な特徴
- LINEで記録を入力・送信
- サ責がリアルタイムで確認・指示
- 申し送りはテンプレートでミスや漏れを防止し効率UP
- 紙の記録と併用できる設計で安心（１年間は専用記録用紙の無料プレゼントもあり）
- サポートも直接LINEですぐにつながる安心感
- 慣れてきたらシフトなどの機能がついたバージョンに切り替え可能
- IT導入補助金対象ツール
高齢スタッフでも操作に慣れやすく、導入初期の不安を軽減できる点が評価されています。
また、月額費用も1,980円～と低額で、紙の記録用紙を購入する費用と同等の費用で導入が可能となります。
現場の声：ペーパーレス化で変わったこと
「紙の記録では月末に提出が集中していたけど、スマホ記録にしてからは毎日報告が上がってくるので、サ責の負担が減りました。」
「LINEで記録できるので、スタッフがすぐに慣れてくれました。直行直帰が可能になり、働き方が柔軟になりました。」
「利用者の状態をすぐに共有できるので、急変時の対応が早くなり、家族からも安心してもらえています。」
ペーパーレス化は、特定事業所加算の取得にも有効です。業務効率はもちろん、安定した事業所運営にも今後重要なポイントとなってくるでしょう。
２ヶ月間無料でお試し利用ができるので、しっかりと納得して導入をご検討ください。
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投稿者プロフィール
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5年にわたり祖母の介護を経験。その経験を元に、介護の世界へ。
現在はライターとして介護の記事を中心に執筆中。
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