訪問介護の実施記録って時短できないの！？おすすめの方法を伝授します！

訪問介護サービスを提供した時に必ず記載する実施記録。介護サービスを提供する事業者にはなくてはならない大切な書類です。

実施記録の記入はサービス提供時間内に行うものです。しかし、介護サービスの提供に時間が取られてしまい、サービス終了後の時間外に記録をすることも多くなっているのではないでしょうか。

そこで今回の記事では訪問介護の実施記録記入の時短方法を紹介します。記録の時間を少しでも短くしたい！と考えている方はぜひ参考にしてください。

訪問介護の実施記録とは

訪問介護の実施記録とは、介護サービスを提供した後に実施した証拠として記載する書類です。「ヘルパー名」「サービス実施日時」「サービスの内容」「ご利用者の健康状態（バイタル）」「ご利用者の様子」などを記載します。

サービス実施記録は、介護報酬請求の根拠としても重要な書類です。訪問介護事業所は、実施記録をもとに介護報酬を請求してその対価を受け取ります。そのため、介護事業者はご利用者に提供したサービス内容を正確に記録し保管しなくてはなりません。実地指導などでも細かくチェックされ、記録に不備があった場合は介護報酬の返還対象となる場合もあります。

実施記録記入に時間がかかる理由

そもそも実施記録記入のどこに時間がかかっているのかというところから見ていきましょう。

• 事業所名やヘルパー名の記入

事業所名や名前の記入は意外と時間を取ります。事業所名が長い場合は特に大変で面倒だと感じるでしょう。

• 申し送りに何を書いたらいいのかわからない

最も時間を要するのが申し送りの記入です。書くことが多い場合はもちろん、「何を書いていいのかわからない」場合も考える時間が増えてしまい、もったいないですよね。

実施記録の時短の方法

訪問介護の実施記録が大切なものと分かっていても、サービス提供の時間に追われてついついめんどくさいと感じてしまい、優先順位が下がってしまう方も多いかもしれません。少しでも時短できる方法を考えて実施記録を効率化しましょう。

印刷部分を増やして記述を少なくする

サービス実施記録は事業所により書式が異なりますが、多くの場合がチェックや選択方式の欄と自由記述の部分に別れています。事業所ごとの様式で作成して構わないので、書きやすい書式にカスタマイズするのがおすすめです。

例えば、チェックや選択方式で記録できる部分を増やして自由記述の部分を少なくすると記録が簡単です。事業所名などの共通事項はあらかじめ印字しておくのも良いでしょう。

必要な項目を追加したり削除したりして、オリジナルで作成してもらえば事業所の実情に合わせられるので効率化できて時短につながります。

印刷が難しく、毎回同じ文字を記入する「名前」などは、こうしたアイテムを使うのも便利です。

5W1Hで文章を構成する

チェックや選択式の様式を増やして記録を効率的に行えるようにするのも大切ですが、自由記述の部分をうまく活用し、次に入るヘルパーに重要なことを申しおくることも大切です。

話をまとめるのが難しい時には5W1Hで文章を構成するとよいでしょう。

5W1Hとは情報を整理して伝えるためのフレームワークで、さまざまなビジネスシーンでも使われています。

• When（いつ）
• Where（どこで）
• Who（誰が）
• What（何を）
• Why（なぜ）
• How（どのように）

伝えたい情報に関して、何か一つでもパーツが欠けてしまうと正確に伝わらなくなってしまいます。5W1Hを思い出して情報を整理して正確に記載することが大切です。

「一文一義」で簡潔にまとめる

実施記録はフリースペースが限られるので、できる限り簡潔にまとめて記載しなくてはなりません。簡潔にまとめるコツは、一つの文章の中に一つの情報だけを書く「一文一義」で書くことです。

介護記録が長々と記載されていると読み手も大変なので、一文はなるべく短めにして必要な情報を記載しましょう。箇条書きを使うのもおすすめです。

よくある定型文や表現集を作っておく

記録に残す内容はある程度パターン化されています。食事の場面・入浴の場面・家事援助など、それぞれの場面でよくある表現方法や定型文をストックしておくのも一つです。

実施記録はご利用者やご家族、ほかのヘルパーも見るものなので難しい専門用語や略語を多用しすぎるのはNGです。しかし、介護記録を書く時には日常ではあまり使わない言葉を使用することもよくあります。

例えば食事の場面では「食事をセッティングする」「完食する」「下膳する」「嚥下状態は良好」「咀嚼できない」などの表現があります。これらの表現や定形文をあらかじめストックしておき、状況に応じて当てはめて記載すると良いでしょう。慣れてくれば、意識せずともスラスラと言葉が出てくるようになります。

気になることがあればメモしておく

援助中に気になることがあれば簡単にメモをとっておくと記録をするときに困りません。

サービス終了後に書くことが思いつかなければそれだけで時間がかかってしまいます。また、次に伝えなければならない大切な申し送り事項を記載し忘れると伝達ミスにもつながります。

書くネタを集めておけば、すぐに記録にかかれるのでこまめにメモしておくのが時短のコツです。

ご利用者の確認印を省略する

介護記録のご利用者の押印は法律で定められているわけではありません。そのため、確認印を省略するだけでもかなりの時短になります。

トラブルを回避するためにも確認印をルールにしている事業所も多いかもしれません。しかし、押印やサインをしてもらうだけでも時間を要してしまいます。印鑑を探したり、字を書くのが難しいためサインする時間がかかったりすることもあるでしょう。サービス提供責任者が請求業務をしているときに印鑑のもらい忘れに気づくこともあります。

最近では介護業界でもペーパーレス化が進み、署名や押印が見直しされる流れになっています。印鑑が法的効力に影響することもないため、事業所のルールを見直してみるのも一つです。

記録のシステム化が最も時短になる

これまで解説した記録の時短テクニックはほとんどが手書きによる実施記録に当てはまるものです。手書きの記録ではこれらの方法も時短に有効ですが、手書きから記録をシステム化する方法が最も時短につながります。

介護ソフトを導入して、ペーパーレス化するメリットを確認してみましょう。

スピーディーに入力できる

記録をシステム化すると、タブレットやスマホで入力することになるので記載がスピーディーです。記載間違いした際の書き直しの手間も省けます。

先述の定型文や表現集などはあらかじめ登録しておくと良いでしょう。過去の記録の参照やコピーして貼り付けることも可能です。

言葉で説明するのに時間がかかるようなことは写真を撮影して添付もできます。ご利用者のお体の状況や物の置き場所などを写真で共有すれば、とても伝わりやすくて便利です。

隙間時間に入力できる

タブレットやスマホで記録するので、わざわざ筆記用具を用意することなく気づいたらその場で入力できるので場所を選びません。待ち時間や訪問と訪問の間など、ちょっとした隙間時間が有効活用できます。

メモをとっておいてあとから転記するといった手間も省けるので効率的です。

事業所に提出しに行かなくて良い

記録をペーパーレス化すると記録時間が時短できるだけでなく、記録用紙を事業所に提出しに行く時間も省けます。事業所に立ち寄ることなく毎回直行直帰が可能になります。

ペーパーレス化はサ責にとっても大きなメリットです。スマホやタブレットでリアルタイムにサービスが問題なく実施されたことが確認できます。月末になって一気に実施記録が提出されるといったこともなくなるので、請求業務にもすぐ取りかかれます。

記録の電子化はLINEで簡単「テレッサmobile」がおススメ！

今回の記事では、訪問介護の実施記録の時短について解説しました。

訪問介護の実施記録を時短するには、記録の電子化が何よりおすすめです。

テレッサモバイルは、LINEアプリを使用した介護記録の管理アプリです。シンプルなフォーマットにチェックを入れるなど、直感的に操作しやすいのでスムーズに記録が行えます。記録したらそのまま送信ボタンを押すだけ。直行直帰も可能になり、サ責さんのチェック時間も大幅に時短になります。入力に慣れてくれば、ヘルパーさんの援助の隙間時間をうまく活用できるようになるでしょう。

テレッサモバイルを利用して実施記録の時短を実現し、ストレスなく働ける職場づくりを目指しましょう。