訪問介護の実施記録にかかる時間を時短｜おすすめの方法を伝授します！

訪問介護サービスを提供した時に必ず残す実施記録。介護サービスを提供する事業者にはなくてはならない大切な書類のひとつです。

この実施記録の作成はサービス提供時間内に行うものです。しかし、介護サービスの提供に時間が取られてしまい、サービス終了後の時間外に記録をすることも多くなっているのではないでしょうか。また事業所側の、実施記録をチェックする時間も時短できたらと思いますよね。

そこで今回の記事では訪問介護の実施記録作成の時短方法を紹介します。実施記録にかける時間を少しでも短くしたい！と考えている方はぜひ参考にしてください。

訪問介護の実施記録作成に時間がかかる理由

紙の実施記録の場合、こんなところで時間を使ってしまっていませんか？

• 事業所名やヘルパー名の記入

事業所名や名前の記入は意外と時間を取ります。事業所名が長い場合は特に大変で面倒だと感じるでしょう。

• 申し送りに何を書いたらいいのかわからない

最も時間を要するのが申し送りの記入です。書くことが多い場合はもちろん、「何をどのように書いたらいいのか」考える時間もけっこうかかっています。

訪問介護の実施記録チェックに時間がかかる理由

一方、チェックする側もかなりの時間を要しています。

まず、実施記録が集まるのがバラバラ。時間のあるときにチェックを済ませておきたいと思っていても、どうしても月末月初に提出が偏ってしまい、一気にチェックをしなくてはいけないということもあるのではないでしょうか。

記入漏れ・記入ミスがあればそこから修正の指示を出し、記録をもとに実績や給与計算などを行ったり、最後は記録を保管する作業もあり、トータルで考えるとかなりの時間が実施記録にかかっていることがわかります。

訪問介護実施記録作成の時短の方法

では、少しでも実施記録にかかる時間を時短する方法を考えていきましょう。

印刷部分を増やして記述を少なくする

サービス実施記録は事業所により書式が異なりますが、多くの場合がチェックや選択方式の欄と自由記述の部分に別れています。事業所ごとの様式で作成して構わないので、書きやすい書式にカスタマイズするのがおすすめです。

例えば、チェックや選択方式で記録できる部分を増やして自由記述の部分を少なくすると記録が簡単です。事業所名などの共通事項はあらかじめ印字しておくのも良いでしょう。

必要な項目を追加したり削除したりして、オリジナルで作成してもらえば事業所の実情に合わせられるので効率化できて時短につながります。

印刷が難しく、毎回同じ文字を記入する「名前」などは、こうしたアイテムを使うのも便利です。

5W1Hで文章を構成する

チェックや選択式の様式を増やして記録を効率的に行えるようにするのも大切ですが、自由記述の部分をうまく活用し、次に入るヘルパーに重要なことを申しおくることも大切です。

話をまとめるのが難しい時には5W1Hで文章を構成するとよいでしょう。

5W1Hとは情報を整理して伝えるためのフレームワークで、さまざまなビジネスシーンでも使われています。

• When（いつ）
• Where（どこで）
• Who（誰が）
• What（何を）
• Why（なぜ）
• How（どのように）

伝えたい情報に関して、何か一つでもパーツが欠けてしまうと正確に伝わらなくなってしまいます。5W1Hを思い出して情報を整理して正確に記載することが大切です。

「一文一義」で簡潔にまとめる

実施記録はフリースペースが限られるので、できる限り簡潔にまとめて記載しなくてはなりません。簡潔にまとめるコツは、一つの文章の中に一つの情報だけを書く「一文一義」で書くことです。

介護記録が長々と記載されていると読み手も大変なので、一文はなるべく短めにして必要な情報を記載しましょう。箇条書きを使うのもおすすめです。

よくある定型文や表現集を作っておく

記録に残す内容はある程度パターン化されています。食事の場面・入浴の場面・家事援助など、それぞれの場面でよくある表現方法や定型文をストックしておくのも一つです。

実施記録はご利用者やご家族、ほかのヘルパーも見るものなので難しい専門用語や略語を多用しすぎるのはNGです。しかし、介護記録を書く時には日常ではあまり使わない言葉を使用することもよくあります。

例えば食事の場面では「食事をセッティングする」「完食する」「下膳する」「嚥下状態は良好」「咀嚼できない」などの表現があります。これらの表現や定形文をあらかじめストックしておき、状況に応じて当てはめて記載すると良いでしょう。慣れてくれば、意識せずともスラスラと言葉が出てくるようになります。

気になることがあればメモしておく

サービス提供中に気になることがあれば簡単にメモをとっておくと記録をするときに困りません。

サービス終了後に書くことが思いつかなければそれだけで時間がかかってしまいます。また、次に伝えなければならない大切な申し送り事項を記載し忘れると伝達ミスにもつながります。

書くネタを集めておけば、すぐに記録にかかれるのでこまめにメモしておくのが時短のコツです。

ご利用者の確認印を省略する

介護記録のご利用者の押印は法律で定められているわけではありません。そのため、確認印を省略するだけでもかなりの時短になります。

トラブルを回避するためにも確認印をルールにしている事業所も多いかもしれません。しかし、押印やサインをしてもらうだけでも時間を要してしまいます。印鑑を探したり、字を書くのが難しいためサインする時間がかかったりすることもあるでしょう。サービス提供責任者が請求業務をしているときに印鑑のもらい忘れに気づくこともあります。

最近では介護業界でもペーパーレス化が進み、署名や押印が見直しされる流れになっています。印鑑が法的効力に影響することもないため、事業所のルールを見直してみるのも一つです。

訪問介護実施記録はシステム化が最も時短になる！

これまで解説した記録の時短テクニックはほとんどが手書きによる実施記録に当てはまるものです。手書きの記録ではこれらの方法も時短に有効ですが、手書きから記録をシステム化する方法が最も時短につながります。

介護ソフトを導入して、ペーパーレス化するメリットを確認してみましょう。

スピーディーに入力できる

記録をシステム化すると、タブレットやスマホで入力することになるので記載がスピーディーです。音声入力ができたり、漢字変換があるので漢字に迷うこともなく、記載間違いした際の書き直しの手間も省けます。

言葉で説明するのに時間がかかるようなことは写真を撮影して添付もできます。ご利用者のお体の状況や物の置き場所などを写真で共有すれば、とても伝わりやすくて便利です。

隙間時間に入力できる

タブレットやスマホで記録するので、わざわざ筆記用具を用意することなく気づいたらその場で入力できるので場所を選びません。待ち時間や訪問と訪問の間など、ちょっとした隙間時間が有効活用できます。

メモをとっておいてあとから転記するといった手間も省けるので効率的です。

事業所に提出しに行かなくて良い

実施記録をペーパーレス化すると記録時間が時短できるだけでなく、事業所に提出しに行く時間も省けます。事業所に立ち寄ることなく毎回直行直帰が可能になります。

ヘルパーさんの満足度アップにもつながるのではないでしょうか。

訪問介護実施記録の時短を叶える「テレッサmobile」

今回の記事では、訪問介護の実施記録の時短について考えてきましたが、訪問介護の実施記録の時短を叶えるには、記録の電子化が何よりおすすめです。

テレッサモバイルは、LINEアプリを使用した介護記録の管理アプリです。

記録はヘルパーさんのスマートフォンから入力し、すぐに送信。シンプルなフォーマットにチェックを入れるなど、直感的に操作しやすいのでスムーズに記録が行えます。どうしても時間がかかりがちな申し送りも、あらかじめよく使う例文をテンプレートとして保存し活用できるので、入力自体がぐっと時短に。

また、記録はリアルタイムでパソコンから確認できるので、月末月初に偏っていたチェック時間も大幅に時短になります。予定と実績に異なる部分があれば、自動でチェックしてくれるので、記入ミスなどのチェックはシステムにお任せできます（※ベーシック版のみの機能）。

訪問介護事業所において実施記録にかかる時間を時短することは、経費削減、ヘルパーの満足度アップ、サービスの質向上など様々な面でプラスに働きます。テレッサモバイルを導入することで特定事業所加算の算定要件クリアも可能に。

テレッサモバイルを利用して実施記録の時短を実現し、ストレスなく働ける職場づくりを目指しましょう。

投稿者プロフィール

tomo

特別養護老人ホーム、有料老人ホーム、居宅介護支援事業所での勤務経験。
介護福祉士、介護支援専門員の資格を活かし、高齢者やその家族、介護現場で働く方々のお役に立てる情報をウェブメディアなどで執筆中。

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