訪問介護の管理者は大変？仕事内容と業務負担を減らす裏ワザを解説

訪問介護事業所に必ず配置しなければならない「管理者」は、訪問介護事業所を運営する責任者です。

「管理者さんは大変そうだなぁ」と思っていても、実際のところどんな仕事をしているのかわからない方も多いのではないでしょうか。

今回の記事では訪問介護の管理者の仕事内容や、業務負担を減らす裏ワザを紹介します。

管理者の仕事の内容を理解し、業務負担軽減に役立ててください。

訪問介護事業所の管理者とは

まずは訪問介護事業所の管理者の配置基準や要件を確認しておきましょう。

管理者の配置基準

訪問介護事業所には「管理者」「サービス提供責任者」「訪問介護員」の配置が義務付けられています。

そのうち管理者は、1事業所につき1名の配置義務です。常勤専従でなければならないとされていますが、支障がなければ他の職務との兼務が認められています。たとえば同じ訪問介護事業所内で兼務する場合、サービス提供責任者や訪問介護員と兼務できます。ただし、3つを兼務することはできません。

また、他の事業所の管理者と兼務することも可能です。この場合、他の事業所の管理者に限られ、他事業所の従業員としては勤務できないため注意が必要です。

兼務については、各自治体によって見解が異なるケースがあるのでよく確認するようにしてください。

管理者の資格要件

サービス提供責任者の場合は「介護福祉士」や「介護福祉実務者研修」の資格がなければ着任することができませんが、訪問介護事業所の管理者には資格要件がありません。

ただし、事業所を管理する立場のため、健全な事業所運営のためには訪問介護や介護保険などの知識は必須です。

管理者として働くうえで役立つ資格は以下のとおりです。

介護福祉実務者研修
介護福祉士
介護支援専門員

介護報酬請求に関わることもあるため、介護事務関連の資格を取得するのもよいでしょう。

訪問介護事業所の管理者の仕事内容

ここからは訪問介護事業所の管理者の仕事内容を解説します。

事業所運営

管理者の重要な役割は事業所の運営です。

訪問介護事業所の売上は、ご利用者に介護保険サービスを提供しその対価としていただく介護報酬から成り立ちます。国民健康保険団体連合会に介護報酬を請求し、残りの1割〜3割をご利用者へ請求します。その収支を管理し、赤字にならないように運営していくのが管理者の役割です。ご利用者への介護サービスの質を上げるのはもちろん、ご利用者獲得のための営業活動・スタッフの確保・経費の削減への取り組みなどを行い、利益の確保に努めます。

また、訪問介護事業所は国の介護保険制度を利用したサービスのため、行政への報告や書類の提出などの対応も必要になります。介護保険法を正しく理解し、法令遵守に努めなければなりません。

介護サービスの管理

ご利用者への介護サービスの質の担保も大切な役割です。ご利用者の状況を把握し、ケアマネジャーの作成したケアプランどおりにサービスが提供されているかや、援助内容が適切かを確認します。

問題があればケアマネジャーに相談したり、話し合いやスタッフ指導を行ったりしながら、常にサービスの質の維持・向上を目指す努力が大切です。

従業員の管理

質の良いサービスを提供し続けるためには、より良い人材を採用したうえで、それを確保していく必要があります。人員基準を守りながらスタッフの採用や教育を行うほか、定期的に面談を行うなどのサポートも大切です。

従業員がモチベーションを保ちながら、気持ちよく仕事が続けられるように、働きやすい環境づくりを行うことが、ご利用者への質の良いサービス提供にもつながります。

大変な管理者の業務負担を減らす裏ワザ

これまでご紹介してきたように管理者の仕事は多岐にわたります。できる限り業務負担を軽減し、ご利用者への介護サービス向上に注力できるようにさまざまな工夫をこらして管理者業務をこなしていくことが大切です。

ここからは管理者の業務負担を減らす裏ワザを確認していきましょう。

業務マニュアルを整備する

日々の業務を効率よくこなすためには、業務マニュアルの作成がおすすめです。

業務マニュアルを作成しておくだけで、無駄な説明が省略できるため業務が簡略化できます。スタッフが判断に困ることもマニュアルを確認しながらすすめられるため、各々で間違った判断をしなくてすみます。口頭だけでは理解しにくい事柄でも、文字や図、写真などで示しておくことで説明が簡単で、間違った判断で余計に手間がかかったり、トラブルになったりすることも避けられるでしょう。管理者の不在時にも他のスタッフに対応が任せられるため業務負担の軽減が可能になります。

マニュアル作成の手間はかかりますが、最初に作っておけばあとは変更点を更新していくだけです。さまざまな事象に対して細かく手順を示しておくと後々便利です。

介護ソフトを導入し事務作業をシステム化する

訪問介護事業所の業務効率化には介護ソフトの導入は欠かせません。

例えば以下のような機能を使い業務を効率化できます。

訪問介護計画書関連	訪問介護計画書作成・モニタリング作成・基本情報作成・アセスメント作成
介護記録関連	実施記録・情報共有
国保連請求関連	実績確認・国保連伝送・介護保険証の管理
ご利用者請求関連	請求書作成・領収書作成・口座振替データ作成・入金管理
ヘルパー管理関連	シフト作成・スケジュール調整・給与計算
事業所管理関連	売上や顧客単価などのデータ作成

上記の機能は一例であり、ソフトによりできることは異なるため、事業所に必要な機能が搭載された介護ソフトを選択することが大切です。

最近では、国をあげて介護現場のICT化が推進されており、急速にデジタル化が進んでいます。介護ソフトの導入は管理者だけでなく、サービス提供責任者やヘルパーの業務負担軽減にも役立つため、ぜひ検討してください。

請求代行サービスを活用する

月末から月初にかけて管理者やサービス提供責任者の業務を圧迫するのが介護報酬の請求業務です。毎月10日までにサービス利用のあったご利用者全ての正しい介護給付費明細書を作成し国保連に提出しなければなりません。

介護ソフトを導入することでその負担は軽減しますが、 介護保険請求代行サービスを利用する方法もあります。

代行業者により提供するサービスの範囲は異なりますが、国保連への介護保険請求業務のほか、返戻の対応・ご利用者請求書・ヘルパーの給与計算・各種申請書の作成まで依頼できるところもあります。

介護事務員を雇用している事業所もありますが、スタッフ採用コストがかけられない場合は代行サービスの利用が経済的です。

管理者は大変だけどやりがいのある仕事

訪問介護の管理者は事業所全体を管理する仕事であり重要な役割を担います。資格は必要ありませんが、仕事は多岐にわたるためさまざまな知識やスキルが求められる仕事です。コミュニケーションスキルやリーダーシップ、事務処理能力、マネジメント力など総合的な力が求められます。大変な仕事ではありますが責任者としてのやりがいは大きいでしょう。

訪問介護の管理者の仕事を助けるサービスとしておすすめしたいのが、請求代行サービスも併用できるテレッサmobileです。