【例文あり】特定事業所加算におけるヘルパーへの指示・報告の方法を解説

特定事業所加算とは、訪問介護と居宅介護支援を対象とした、質の高いサービスを提供している事業所を評価する介護報酬の加算のことです。

訪問介護事業所では、専門性の高い人材を確保することや介護度が高い方を受け入れることなどの要件を満たし、サービス向上のための取り組みを積極的に行うことで介護報酬の加算が受けられます。

訪問介護事業所が特定事業所加算を算定するためにはいくつかの要件がありますが、今回はその中でも「ヘルパーへの指示・報告」について解説します。

具体的な事例を交えてご紹介しますのでぜひ参考にしてください。

訪問介護における特定事業所加算の算定要件

特定事業所加算は2024年度の法改正により、報酬区分や算定要件が一部見直されました。加算率や要件を確認しておきましょう。

特定事業所加算の加算率

訪問介護における特定事業所加算には（Ⅰ）〜（Ⅴ）の5種類あり、それぞれの報酬のアップ率が異なります。

報酬区分	加算率
特定事業所加算（Ⅰ）	20%
特定事業所加算（Ⅱ）	10%
特定事業所加算（Ⅲ）	10%
特定事業所加算（Ⅳ）	3%
特定事業所加算（Ⅴ）	3%

特定事業所加算（Ⅴ）は、2024年に新設された区分であり、特定事業所加算（Ⅰ）〜（Ⅳ）それぞれの加算と併算定が可能です。

特定事業所加算の算定要件

算定要件は大きく分けて「体制要件」「人材要件」「重度者対応要件」に分けられます。

【人材要件】

要件	(Ⅰ)	(Ⅱ)	(Ⅲ)	(Ⅳ)	(Ⅴ)
1.訪問介護員等・サービス提供責任者ごとの個別研修の実施	◯	◯	◯	◯	◯
2.利用者に関する定期的な開催	◯	◯	◯	◯	◯
3.利用者情報の指示・報告	◯	◯	◯	◯	◯
4.健康診断等の定期的な実施	◯	◯	◯	◯	◯
5.緊急時等における対応方法の明示	◯	◯	◯	◯	◯
6.医療との連携により、24時間連絡できる体制を確保・必要に応じて訪問介護を行う体制・看取り対応の整備	◯※		◯※
7.中山間地域等への継続的ばサービス提供					◯
8.利用者の変化に応じた、訪問介護計画の見直し					◯

（※）：加算（Ⅰ）・（Ⅲ）については、重度者等対応要件を選択式とし、13または14を満たす場合に算定できる。14を選択する場合には6を併せて満たす必要があります。

【体制要件】

要件	(Ⅰ)	(Ⅱ)	(Ⅲ)	(Ⅳ)	(Ⅴ)
9.訪問介護員等が以下のどちらかを満たす・介護福祉士の割合が30%以上・介護福祉士、実務者研修修了者、介護職員基礎研修課程修了者、1級課程修了者が50%以上	〇	〇A
10.サービス提供責任者が以下のどちらかを満たす・3年以上の実務経験がある介護福祉士・5年以上の実務経験がある実務者研修修了者、介護職員基礎研修課程修了者、1級課程修了者	〇	〇A
11.基準を上回る常勤のサービス提供責任者を配置している			〇B	〇C
12.勤続年数7年以上の訪問介護員が30%以上を占める			〇B	〇C

※「〇A」「〇B」「〇C」はそれぞれどちらかの要件を満たすこと

【重度者対応要件】

要件	(Ⅰ)	(Ⅱ)	(Ⅲ)	(Ⅳ)	(Ⅴ)
13.要介護4以上、日常生活自立度Ⅲ・Ⅳ・M、たんの吸引等を必要とする利用者が20%以上	〇D		〇E
14.看取り期の利用者への対応実績が1人以上	〇D※		〇E※

（※）「〇D」「〇E」はそれぞれどちらかの要件を満たすこと
（※）：加算（Ⅰ）・（Ⅲ）については、重度者等対応要件を選択式とし、13または14を満たす場合に算定できる。14を選択する場合には6を併せて満たす必要があります。

文書等による指示・報告のルール

特定事業所加算の人材要件のうち「3.利用者情報の指示・報告」のルールについて確認しましょう。

サービス提供前に毎回サ責による指示を行う

「利用者情報の指示・報告」の要件を満たすには、サービス提供責任者が訪問介護員に対してサービス提供前に毎回ご利用者情報や注意事項等を指示・伝達する必要があります。

このとき、口頭ではなく文書等の確実な方法により伝達しなくてはなりません。文書とは必ずしも紙を手渡しする必要はなく、FAXやメールなどの方法でも可能です。ただし、あとで指示した内容が確認できるように記録を残しておく必要があります。

サービス提供前の指示は、サービス提供ごとに毎回行わなくてはなりません。例外として指示を一括で行えるのは以下のケースです。

1. 特別体調等の変化がない同一のご利用者に対して、同じヘルパーが1日のうちに複数回サービスに入る場合
2. 1人の訪問介護員等が1日に複数の利用者に訪問する場合
3. サービス提供責任者が不在の場合

1.2の場合は、1日のうち最初のサービスに入る前にまとめて指示を受けることが可能です。また、サービス提供責任者が不在の場合もまとめて指示を受けてもOKですが、ヘルパー同士で申し送りをしたり、緊急時の連絡方法を確保しておいたり適切な対応が取れるようにしておくことが求められます。

サービス提供後にサ責への報告が必要

サービス提供責任者はヘルパーのサービス提供が終了したら、その状況について報告を受け記録に残しておく必要があります。

ヘルパーからの報告も、サ責による指示と同様にサービス提供ごとに毎回行わなくてはなりません。例外として報告を一括で行える場合のルールもサ責からの指示と同様で、「同一のご利用者に対して同じヘルパーが1日のうちに複数回サービスに入る場合」「1人の訪問介護員等が1日に複数の利用者に訪問する場合」「サービス提供責任者が不在の場合」には勤務終了後にまとめて行ってもOKです。

具体的な内容を記載する

サービス提供責任者の指示およびヘルパーからの報告は、具体的な内容を記載しなくてはなりません。ご利用者に関する情報やサービス提供に当たっての留意事項には少なくとも次のような内容を記載することとされています。

1. 利用者のＡＤＬや意欲
2. 利用者の主な訴えやサービス提供時の特段の要望
3. 家族を含む環境
4. 前回のサービス提供時の状況
5. その他サービス提供に当たって必要な事項

とくに「4.前回のサービス提供時の状況」はヘルパー同士の日々の引き継ぎの意味でも毎回必要な内容です。

いつもご様子に変わりないご利用者様の記録が「変化なし」など、内容が毎回同じの場合には適切な指示や報告が行われていないとみなされてしまう可能性があるため注意が必要です。

サービス提供に必要な留意事項の内容と例文

前段で解説した、ご利用者に関する情報やサービス提供に当たっての留意事項で、少なくとも記載することとされている内容について、例文を交えながら詳しく確認していきましょう。

1.利用者の ADL や意欲

ご利用者の現在のADLや意欲については最も大切な情報です。これを把握せずサービスに入ると、事故やトラブルになりかねません。また、ご利用者のADLや意欲を共有しておけば、すべてヘルパーがお手伝いするのではなくできることはご自身で行ってもらえるので、ADLの維持や自立支援ができます。

高齢者の心身の状況は日々変化するものです。その日の状況は日々申し送りして次のサービスにつなげる必要があります。

【指示・伝達およびサービス提供後の報告例】

サービス提供責任者⇒訪問介護員指示・伝達	訪問介護員⇒サービス提供責任者報告
昨夜から咳が出始めています。ご様子を観察してください。必ずマスクを付けて入室してください。	マスクをつけてサービスに入りました。咳が続いていましたが体温は36.3℃。食欲あり活気もみられました。食事全量、水分150CC摂られました。
失禁が続いているようです。下着の確認をお願いします。	トイレに行かれた際に下着の確認をさせていただき、パット内に排尿があったので交換しました。ご本人も気にされているご様子です。
最近足元にふらつきがみられます。ご家族より昨日転倒したと報告がありました。入浴の移動時に注意してください。	移動時には手すりを使い慎重に移動され、ふらつきはありませんでした。入浴時に全身チェックしましたが、転倒後の外傷も見当たりませんでした。

2.利用者の主な訴えやサービス提供時の特段の要望

ご利用者から訴えやサービス提供時の要望を確実に申し送ることが、クレーム予防につながります。タブーな言葉や行動をしっかり伝えておけば、ご利用者へ不快な思いをさせてしまうこともありません。

ご利用者に同じお願いや訴えを何度もさせてしまうのはよくないことです。ご利用者の望みをしっかり把握し先回りしてお手伝いできれば、満足度も上がります。

【指示・伝達およびサービス提供後の報告例】

サービス提供責任者⇒訪問介護員指示・伝達	訪問介護員⇒サービス提供責任者報告
耳が聞こえにくいですが、耳元で話すと嫌がられます。なるべく右側から話しかけるようにしてください。	昼食にうどんを提供し完食されました。お孫様のお話を楽しそうにしてくださり会話もスムーズに行えました。
トイレットペーパーは◯◯のメーカーを購入してほしいとご要望がありました。	買い物代行にて、トイレットペーパーが少なくなっていたので◯◯のメーカーを購入しました。
最近押入れが散らかっていますが、ヘルパーは触らないようにしてください。以前、服がなくなったとクレームがありました。	本日は押入れが片付いていました。娘様が整理してくださったようです。機嫌よく過ごされ、一緒に調理を行いました。

3.家族を含む環境

訪問介護はご自宅へ伺って行うサービスのため、ご自宅の環境や家族の情報も重要です。環境に応じてサービス提供しなければならず、その場では誰にも聞くことができないため、詳しい情報を伝達しておく必要があります。

【指示・伝達およびサービス提供後の報告例】

サービス提供責任者⇒訪問介護員指示・伝達	訪問介護員⇒サービス提供責任者報告
エアコンのスイッチをご自身で切ってしまわれるため、リモコンはタンスの上に置いておくように娘様よりご要望があります。	訪問時の室温は適温で、とくに訴えはありませんでした。コップに入っていた水分を200CCすべて摂取されていたので足しておきました。
お風呂をリフォームされ給湯器が変わりました。右下の「電源」→「自動」を押すと給湯できます。	入浴前の血圧120/60　体温36.0℃入浴後の体調変わりなし。新しいお風呂に喜んでおられました。
最近、ご主人に認知症の症状がみられるようです。ご様子に注意してください。	本日はご主人は落ち着いておられましたが、最近物忘れがひどくおこりっぽいと心配されていました。一度ケアマネさんに相談されたいそうです。

4.前回のサービス提供時の状況

訪問介護は1人のご利用者に対して複数の訪問介護員が関わります。あのヘルパーさんはこんな風にやってくれたと言われたり、サービスが重複してしまったりすることも考えられるため、前回のサービス提供時の状況報告は毎回忘れずに行うことが大切です。

【指示・伝達およびサービス提供後の報告例】

サービス提供責任者⇒訪問介護員指示・伝達	訪問介護員⇒サービス提供責任者報告
昨日の買い物代行でりんごを購入しました。本日剥いてほしいとのことです。	本日の昼食時にりんごを剥いてお出ししました。残りは冷蔵庫に入れていますので、明日も出してあげてください。
デイサービスのカバンを、玄関の棚に置いています。出発するときに忘れずに持っていって下さい。	しんどいのでデイサービスに行きたくないとおっしゃられていましたが、声掛けに応じてくださり、車が迎えに来ると笑顔で出発されました。カバンも忘れず持って行かれました。
昨日、朝食の薬の飲み忘れがありました。必ず服薬されたか確認して下さい。	薬ボックスを確認すると、朝食薬を忘れずに服用されていました。体調もお変わりありません。

スムーズに指示・伝達でサービス向上を

今回の記事では、訪問介護事業所における特定事業所加算の要件である「ヘルパーへの指示・報告」について解説しました。

特定事業所加算を取得するためには「ヘルパーへの指示・報告」は必須の要件です。指示・伝達およびサービス提供後の報告を確実に実施するには、タイミングやルールを徹底し、サ責不在時などイレギュラーが発生した場合の対応方法も決めてしっかり運用するようにしましょう。また、記録が苦手なスタッフもいるので、内容をフィードバックしたり事例を共有したりすることも、記録の精度を上げるためには重要です。

さらに効率よく運用するためには、介護ソフトを使用することがおすすめです。毎日のように指示や報告を確実に行うのは大変なことです。介護ソフトの力を借り、スムーズに情報共有できるようにするとよいでしょう。

訪問介護のサービス実施記録をLINEで報告できる「テレッサモバイル」なら、介護スタッフに個別に連絡しなくても一括で指示出しが行えます。ヘルパーの実施記録もシステムで簡単に入力ができるため、リアルタイムで報告が受けられます。特定事業所加算の要件である「事前指示」と「適宜報告」がクリアできるため、取得を検討している事業所はぜひ検討してみてください。