介護記録の電子化はいいことだらけ！どんな風に楽になる？

介護記録の電子化は厚生労働省も推進しているため、取り入れたいと考える事業所も多いでしょう。けれど電子化しても使いこなせるのか、費用はどうなのか不安要素もありますよね。

そこでこの記事では介護記録の電子化を前に進められない理由と電子化のいいところ、どんな風に楽になるのかを書いていきます。ぜひ最後までお読みください。

介護記録の電子化を進められない理由

介護事業所で記録の電子化を進めたいとは思っても、なかなかハードルが高いと感じているのではないでしょうか？電子化を進められない理由をみていきましょう。

導入時の混乱

電子化に限らず何か今までのものを変えようとすると使い慣れないため、しばらくは混乱するかもしれないという不安もあるでしょう。
混乱を考えると、「もう少しこのままでいいかな」と思ってしまいますよね。

スタッフに対しても説明会を開いたり研修の時間を設けたり、業務時間以外にやることも増えます。日々忙しい介護事業所では、できるだけ負担を減らしたいものです。

しかしここを乗り越えると、事務作業が楽になります。一時期の混乱を避けるか、混乱はあっても電子化を導入しより良いサービスを提供できるようにするか長い目でみるとどちらがいいか考えてみましょう。

ヘルパーからの反対

介護事業所ではベテランヘルパーも多く、電子化に必要なタブレット、システムといったワードを聞いただけで拒否反応が出てしまう方も多いでしょう。

電子化に限らず何かを変えようとすると反対する人は一定数で出てきます。メリットデメリットを丁寧に説明したり、実際に操作してもらったりして理解を得られるように時間をかけて納得してもらうことが必要です。

初期費用がかかる

電子化と聞くと新たにタブレットやパソコンの購入や、システム導入などで大きく費用がかかるイメージがあるのではないでしょうか？

確かに、一気にすべてを電子化しようとすると負担が大きいかもしれませんが、部分的な業務から少しづつ電子化を進めるのであれば負担も少なくなります。
おすすめは介護記録から電子化することです。スマホで介護記録を入力・報告するといったアプリであれば、スマホを新たに購入する必要がなかったりと、初期費用も低予算で済みますよ。

介護事業所で記録の電子化を導入する4つのメリット

介護事業所で記録の電子化を導入すると業務の効率化が期待できます。特に改善される４つの理由をみていきましょう。

時間の無駄がなくなる

介護記録の作成を電子化すると次のような場面で、時間の無駄がなくなります。

・書類を書く時間が短縮され、隙間時間で書くことができるようになる
・記録データを、サービス提供責任者がリアルタイムで確認できるようになる
・データの共有がスムーズになり、引き継ぎ時間の短縮が期待できる
・紙の書類に比べ、コピーする手間が省ける
・記入漏れがなくなる
・記入ミスなどがあってもすぐに修正を依頼できる

電子化を導入するとサービスの記録をすぐに記入することができます。特に1日に何件も回るヘルパーの場合、時間が経った後でまとめて書くと、どうしても間違えや勘違いが起こってしまいます。電子化しタブレットやスマホで記入できるようになると、どこでも記入が可能です。すぐに記入することで間違いや記入漏れが軽減されるでしょう。

利用者様とご家族の満足度が上がる

1人の利用者様には、何人ものヘルパーが関わることもありますね。書類を電子化し情報を共有することで利用者様の様子がヘルパー皆に伝わりやすくなります。データを遠方に住む家族にも転送するなど活用すれば、ご家族の様子を知ることができ利用者様・利用者様家族の満足度が上がります。

探す手間が省ける

紙の書類で一番大変なのは書類を整理したり探す時間ではないでしょうか？ファイリングをするのも大変ですし、ファイリングしていても過去の記録が必要なとき、書類を探すのに時間がかかってしまいますね。書類を電子化していれば検索をかけてすぐに必要な書類が出てきます。書類を探す時間が大幅に短縮され、仕事の効率も上がります。

サービス提供責任者の負担が減る

介護事業所で記録を電子化すると、記録を多く扱うサービス提供責任者の負担が減ります。サービス提供責任者は介護記録や介護保険など月末に集中する業務が多く、残業も増えて負担が大きいですよね。記録の電子化をするとリアルタイムに報告が上がってくるため、サービス漏れを防いだり、誰が介護記録を提出していないか分かりやすくなります。また記録の管理がしやすくなるため、サービス提供責任者の負担が減るでしょう。