訪問介護にICTを導入するには？現場でうまくいくためのステップと成功のコツ

介護業界では人材不足や業務負担の増加が深刻化する中、ICT（情報通信技術）の活用が注目されています。特に訪問介護では、記録や報告、連絡業務が煩雑になりがちで、「ICT化で効率化したい」「でも何から始めればいいのか分からない」と悩む事業所も多いのが現状です。

この記事では、「訪問介護　ICT」をキーワードに、ICT導入のメリットと課題、現場でうまくいくためのポイント、そして導入事例までをわかりやすく解説します。

訪問介護事業所におけるICT化の現状

ICTとは「Information and Communication Technology」（インフォメーション・アンド・コミュニケーション・テクノロジー）の頭文字をとった略語で、情報通信技術のことを指し、IT技術を有効に活用して情報を伝達することに重点がおかれた考え方です。

訪問介護の現場では、介護ロボットや、実施記録の電子化などのICT機器の導入が増えており、こうした機器の導入により、生産性や業務効率アップにつながるのはもちろん、介護スタッフの負担軽減や、サービスの質の向上など、さまざまな効果が期待できるでしょう。

コロナ禍以降、IT導入補助金などの補助金や助成金を活用して導入する事業所も急激に増え、令和６年度の厚生労働省の調査によると、調査対象事業所のうち67.5%の施設で何らかの介護ソフトが導入されています。以下はその一例です。

●利用者に関する記録（基本情報、要介護認定情報、家族情報等）の作成・保管
● アセスメント表の作成・保管
● 居宅・施設サービス計画書の作成・保管
● サービス提供記録の作成・変更・閲覧・保管
● サービス提供票（実績）の作成・変更・保管
● 事業所内の情報共有
● 介護給付費明細書・請求書の作成・変更・印刷

特定事業所加算の算定要件にもICT導入が必須ともいえる項目もあり、注目がさらに高まっています。

ICT化が進まない訪問介護事業所の「ハードル」

一方で、ICT化を進められない、難しいと感じている事業所も一定数あります。では、ICT化を進められない「ハードル」はどこにあるのでしょうか。見ていきましょう。

導入・運用コストが高い

一番に感じるのは、コストの高さ。

業務効率が上がり、費用対効果はあるということが理解はできていても、数値として表しにくい効果面に対し、数値として見えるコスト。
特に、導入時の機器購入やシステムなどの初期費用が負担に感じる事業所が多いのではないでしょうか。

訪問介護事業所の業務は多岐にわたり、複合的な機能を備えたICT機器であればそれなりに導入コストや運用コストが高くなってしまう傾向にあります。

導入にかける時間がない

日常業務にICT機器を導入するということはそれなりの労力が必要です。

計画・機器の比較・試算・スタッフへの教育など…

忙しい訪問介護事業所の皆さんにとって、こうした時間や労力はとても負担に感じてしまいますよね。

ICT機器の種類も多く、各社を比較して問い合わせをしたり資料請求をしたり、お試しをしてみたり…それだけでも「今は無理」となってしまいそうです。

スタッフが反対している・対応できるか不安

ICT導入に踏み切れない事業所からは、スタッフが反対している、高齢のスタッフが対応できるか不安だという声もよく聞かれます。

人材不足に悩む介護業界、ひとりひとりのスタッフの意見を大切に、離職はなんとしても防ぎたいものです。反対の声があるなかで強引にICT機器の導入を進めてしまえば、関係性が悪化してしまったり、離職につながることもあるため慎重さが大切です。

ICT導入のステップ｜うまくいくための流れ

ICT機器の必要性やメリットを感じていても、なかなかうまく進まないという事業所様のために、うまくいくための導入ステップをご紹介します。

訪問介護でICT化をスムーズに進めるには、段階的な導入がポイントです。

ステップ①：現場の課題を洗い出す

各業務にどれだけ時間がかかっているか
無駄だと感じている時間にどんなものがあるか
その他、スタッフや管理者が感じている課題を集める

現場の声を集め、ICT化の目的を明確にすることが第一歩です。また、時間や費用など、数値で表せるものがあれば、できるだけ数値化するほうが、課題や導入後のメリットが理解しやすくなります。
ICT機器に反対する声が上がった際にも、きちんと説明ができ、納得感を得て進めることができるでしょう。

ステップ②：使いやすいツールを選ぶ

スタッフの年齢層なども鑑み、できる限り操作がラクであるもの、覚える手順が少なく済むものを選ぶと良い
現在使っているシステムがあれば、システムごとの「住み分け」ができるか、もしくは既存システムの機能を周到したものであるかを確認する
後々どこまでをICT化したいかを明確にしておき、「最終的に欲しい機能」が含まれているツールを選ぶ
初期費用やランニングコスト、解約手数料などを精査し、負担のないものを選ぶ

これからICT導入を考えるのであれば、「誰でも使える」「負担を抑える」ことが、導入成功の鍵です。

ステップ③：小さく始めて、徐々に広げる

まずは記録業務だけ、まずはシフトだけ、など、負担の小さいところからICT化を進める
慣れてきたらその他の業務にも広げていく
操作研修やマニュアル整備も並行して行う

一気にすべてを変えるのではなく、現場のペースに合わせて進めることが重要です。

実際にICT導入において工夫したこと

厚生労働省のICT導入支援事業において、実際にICT導入をした事業所の「工夫」も参考になります。

ICT機器・ソフトウェア等の導入のために課題分析をした上で導入計画を作成した	83.2%
ICT機器・ソフトウェア等の導入や活用のために、委員会を開催した	60.0%
職場の環境整備を見直した（整理整頓等）	85.5%
業務の明確化と役割分担を見直した（業務全体の流れの再構築、テクノロジーの活用等）	82.0%
業務手順書・マニュアルを作成した（申し送り等の標準化等）	71.1%
記録・報告様式を見直した	84.9%
情報共有の方法を見直した	87.7%
ＯＪＴの仕組みづくりをした（研修の実施等）	58.4%
理念・行動指針の徹底	53.8%
他事業者・事業所の事例を参考にした。（ICT導入事業実施事業所等）	52.2%

厚生労働省ICT導入支援事業令和３年度導入効果報告取りまとめ

その他、自由記述では、

●「事務所で仕事をしなければならない」という考え方を無くす努力をした
●既存業務の見直しと効率化を図るよう検討・実践した
●LINE WORKS・ChatWork・SLACK等のチャットシステム導入・職員間の情報共有
●ICTへの拒否感の強い職員に拒否されずに聞いてもらうための工夫
●ICT機器の取扱いやLIFEについての研修会を繰り返し実施
●トップダウンにならないように、職員の納得、実感により少しずつ活用した
●トップ層が率先して導入を図り、デジタル弱者に対しても配慮を示す

このような意見が出ていました。やはり、スタッフに対しての配慮という面もしっかり感じますね。

これからICTを導入するならまずは介護記録から

訪問介護事業所でこれからICTツールを導入するなら、まずは介護記録の電子化からスタートしてみてはいかがでしょうか。

ここからは、「テレッサモバイル」と「カイポケ」のふたつをご紹介します。

請求システムは既に使っているならテレッサモバイル

テレッサモバイルは、LINEを活用し、介護記録に特化したシステムです。

介護記録に特化しているため、請求システムは既存のものを使いたい、介護記録の部分だけ効率化できていない、機能の多いシステムは使いこなせるか心配、まずは介護記録のみシステム化したい、という事業所様におすすめです。導入時のハードルを低くし、スムーズに記録の電子化、事務作業の効率化を図ります。

特に、年配のヘルパーさんでもスムーズに導入できるシンプルな操作性は、デジタル化への抵抗を減らし、事業所全体の生産性向上に貢献します

ヘルパーさんはLINEで実施記録を報告するだけというシンプルな仕組み
介護保険・障害者総合支援の介護記録に対応
ベーシック版の報告データは「サービス提供表」「サービス提供実績記録表」の形式で確認可能

ヘルパーさんがお持ちのスマートフォンで、新たにアプリを登録するなどの手間はなく、操作感も簡単なので、高齢スタッフもすぐに使えるようになる、と好評です。

IT導入補助金の対象にもなっており、月額1,980円～とスタートしやすい価格なのもおすすめのポイント。

ZOOMや動画での説明はもちろん、現場で困ったことがあった際もLINEで直接ヘルパーさんからサポートセンターに問い合わせができるなど、サポートも充実しています。

最大2ヶ月間しっかりとお試しできますので、操作感に納得して導入が可能です。

テレッサモバイルをもっと知る

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請求まで一気通貫でICTするならカイポケ

カイポケは、請求まで一気通貫でICT化できるツールです。請求システムも変更したい（新たに導入したい）、新たに請求までひとつのシステムで完結できるようにしたいという事業所様におすすめです。

カイポケは、訪問看護や通所介護など、提供サービスが充実しているため、複数サービスを運営している事業所や、今後サービスを追加する予定がある事業所はカイポケを選んでおくと安心です。

初期費用がかからないという点もポイントです。

カイポケをもっと知る

ICTツールの導入で業務効率UPを叶えよう！

令和３年の厚生労働省の調査によると、ICTツールを導入した事業所の効果について、以下の結果が出ています。

文書作成の時間が短くなった	81.9%
入力済みの情報を他の文書でも利用できるようになった	84.8%
写真等の情報を効果的に使えるようになった	68.6%
ファイリングの時間が減った	75.3%
情報共有がしやすくなった	90.3%
根拠に基づいて議論ができるようになった	60.9%
支援の質の向上に活かせるようになった	75.6%
過去の文書（データ）の検索性が向上した	72.4%
職場以外でも情報を確認することができるようになった	47.7%
全体の業務量が減った	68.5%
保存のために必要な場所が減少した	72.7%
事業所内の情報共有が円滑になった（話し合い時間の増等）	88.0%
事業所外との情報共有が円滑になった	56.3%