訪問介護事業において必須となる介護記録ですが、膨大な量になり、保管場所に困っている方も多いのではないでしょうか。
令和3年の介護報酬改定により、介護記録の電子化がより明確に認められました。しかし、電子化にはシステムの活用や過去の記録用紙の保管について課題が残ります。
この記事では、介護記録の保管問題をはじめ、介護記録の保管に関する課題解決方法を解説していきます。
介護記録の保管場所に困っていませんか？
介護記録について、どのような課題を感じていますか？
保管場所や管理方法、電子化に関する悩みもあるでしょう。まずは、介護記録の実情についてみていきましょう。
介護記録の保管義務
介護記録の保管期間は、自治体によって多少の差はありますが、多くの自治体でサービス終了してから5年間は保管することと定められています。
利用者が多ければ多いほど、保管場所の問題が大きくなります。もしも既にシステムを導入し、現在は電子化できている場合でも、過去5年間の記録用紙に関してはそのまま大きなキャビネットで管理しているということもあるでしょう。事務所に収まりきれずに倉庫を契約して管理しているケースもあるほどです。
これから、さらに高齢者が増加し、介護サービスの利用者情報も増える中、介護記録の保管問題は早急の課題といえるでしょう。
介護報酬の改定で介護記録の保管は電子でもOKに！
従来は、介護記録の保管方法や場所について厚生労働省から明確な指示が出ていませんでしたが、令和3年度の介護報酬の改定で以下のように示されました。
令和3年度介護報酬改定の主な事項について
(3)文書負担軽減や手続きの効率化による介護現場の業務負担軽減の推進
・利用者等への説明・同意について、電磁的な対応を原則認める。署名・押印を求めないことが可能であることや代替手段を明示する
・諸記録の保存・交付等について、電磁的な対応を原則認める。
・運営規定等の重要事項の提示について、事業所の掲示だけでなく、閲覧可能な形でファイル等で備え置くこと等を可能とする。
上記の文書では、「介護記録の保管や交付においても、電磁的な対応を原則認める」と示されており、パソコン・スマホ・タブレットなどを利用して利用者情報や介護記録のデータの保管が認められています。
また、厚生労働省からも介護記録の電子化が推奨され、電子化のための補助金などの給付も行われていることから、多くの事業所が介護記録を電子化に移行し始めています。
介護記録を電子化する方法
では、介護記録を電子化する方法をみていきましょう。
①システムを導入する方法
②現在保管している記録用紙を電子データに変換する方法
のふたつをご紹介します。
①介護記録システムの導入
これから介護記録を電子化するには、介護記録システムの活用が必須です。スマートフォンやタブレットで介護記録を入力し、パソコン内やクラウド上で電子機器でデータを保管・管理します。
介護記録システムには、介護記録に特化したもの、請求やシフトなども包括的に管理でき、介護記録の機能もついたもののふたつがあります。
既に請求ソフトは使用していて、記録の部分だけをシステム化したいのか、請求機能ごとひとつのシステムでまかないたいのか、また、事業所規模や使い勝手、予算や導入ハードルなどを加味し、それぞれのメリット・デメリットを慎重に検討しましょう。
■低い導入ハードルで介護記録を電子化｜テレッサモバイル
介護記録システムのひとつ、テレッサモバイルは、現場のヘルパーさんが使い慣れたLINEアプリを使ってサービス実施記録を報告できるシステムです。
介護記録に特化しているため、請求システムは既存のものを使いたい、介護記録の部分だけ効率化できていない、機能の多いシステムは使いこなせるか心配、まずは介護記録のみシステム化したい、という事業所様におすすめです。導入時のハードルを低くし、スムーズに記録の電子化、事務作業の効率化を図ります。
- ヘルパーさんはLINEで実施記録を報告するだけというシンプルな仕組み
- 介護保険・障害者総合支援の介護記録に対応
- 月額1,980円～と低コスト
- 専用記録用紙の無料提供サービスもあるので、システムの操作が困難なスタッフにも安心
また、操作に慣れたらシフトやケアプランなどの機能のあるバージョンにアップグレードすることもできるので、小さく始めて少しずつ全体をシステム化していきたいという事業所様にもおすすめです。
■請求まで一気通貫｜カイポケ
カイポケは、請求まで一気通貫でシステム化できるツールです。請求システムも変更したい（新たに導入したい）、シフトや介護記録から請求までひとつのシステムで完結できるようにしたいという事業所様におすすめです。
カイポケは、提供サービスが充実しているため、複数サービスを運営している/今後サービスを追加する予定がある場合はカイポケを選んでおくと良いでしょう。
②保管している記録用紙を電子データに変換する方法
既に記録が終わり、紙媒体で保管しているものを電子データに変換することで、保管スペースが不要になり、記録の検索も容易になります。ひとつは、時間のあるときに、スキャンをして、データ化していく方法ですが、大変な時間がかかってしまいます。
介護記録の多くは、複写用紙（カーボン）を使用しており、非常に薄いため、連続取り込みを行うと紙詰まりを起こしてしまいます。一度は挑戦してみたもののうまくいかなかったという方も多いのではないでしょうか。
費用はかかりますが、記録用紙を電子データに変換してくれるサービスもあります。
このサービスは、溜まった記録用紙をPDFもしくはJPG形式のデータに変換してくれるもので、記録用紙を送るだけ。
もちろん、介護記録だけではなく、その他の書類についても電子データに変換してくれるので、保管スペースがすっきりし、管理の効率も上がります。
介護記録の電子化のよくある疑問・心配な点
ここからは、介護記録の電子化に対する疑問や心配点などについて解説していきます。
押印しなくても良いの？
介護記録の電子化で一番多い疑問が「押印の必要性」です。
従来は、介護記録には「利用者印」と「サービス責任者印」が必要と思われていることが多く、ほとんどの事業所で印鑑の押印をしていました。
しかし、実際には、法律では介護記録には押印は義務づけられていません。
また、訪問介護における介護記録の大きな役割は、報酬請求の根拠を残すことであり、その他にも、介護スタッフ内でサービス内容を共有したり、利用者の家族にどうような介護サービスを提供しているのかを開示したり、という場面で役に立ちます。
このような介護記録の役割を踏まえると、介護記録がしっかりと残されており、個人情報が守られていれば、印鑑の押印の必要はないのです。
スタッフが使いこなせるの？
介護記録の電子化をしたいけれど、介護スタッフが使いこなせるか心配な方もいることでしょう。高齢のスタッフが在職している場合はなおさら気になる点です。
介護記録の機能にのみ着目すると、ソフトの仕様は会社によって異なりますが、多くの場合は、スマホやタブレットで項目をタップしてチェックを入れるだけ。
申し送り部分も漢字変換ができたり、音声入力が可能であったりと、慣れてしまえば紙に書くよりも簡単で時短になるケースがほとんどです。
最近は高齢ヘルパーさんもスマートフォンを使用していることが多いので、それほど心配することはないでしょう。
ただし、拒否反応を示すスタッフは一定数いるので、お試し期間などを活用してしっかりと納得してもらい、導入するようにしましょう。
監査や実地指導は問題ない？
介護記録を電子化した場合は、パソコンのクラウドにすべてのデータが保存されます。そのため、監査や実地指導の際には、基本的にはパソコンでデータを確認してもらいます。
しかし、指導員によってはチェックがしやすいように紙での提示を求めてくることがあります。
そのような場合には、まずはデータでの提示が可能かどうかを確認しましょう。
聞くのに勇気がいるケースもありますが、紙の印刷には経費がかかりますし、国でも介護事業におけるペーパーレスを推奨しているため、データで提示しても全く問題がないので、その点は安心して聞いてみてください。
電子データのほうが、指定されたデータの取り出しが簡単になるため、双方にとってもメリットです。
介護記録の電子化は事業所運営改善のポイント！
介護記録は保管場所の課題だけでなく、提出のための往復の時間、チェックの時間、保管管理の手間など、業務効率を悪くさせている原因のひとつでもあります。
介護記録を電子化することで、保管場所はすっきり、スタッフの直行直帰が可能になり、業務効率が大きく上がります。
さらに、介護記録の電子化は、特定事業所加算の要件の中でも特にハードルが高いといわれる「事前指示と伝達」をクリアできるため、特定事業所加算を取得したいと考えている事業所様には必須とも言えるでしょう。
この機会にぜひ前向きに検討されてみてはいかがでしょうか。
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