介護施設の電子化のメリット｜今から始めるならテレッサモバイル

介護施設で電子化を進めたいけれどなかなか導入に踏み切れない…とお悩みではないでしょうか。ここ数年、介護業界のICT化が急速に進んでいますが、様々な事情から、なかなか進められない施設もあるでしょう。

ご周知のとおり、少子高齢化により介護人材が不足する中で、介護施設でも記録を電子化し効率化を図ることが求められています。

今回の記事では、介護施設の電子化のメリットや、導入するうえでのポイントをまとめ、これから始める施設におすすめのテレッサモバイルについて紹介しています。今後、介護業界のICT化は必須なものとなります。ぜひ、導入を検討してみてください。

介護施設における電子化の重要性

少子高齢化により、厚生労働省では介護現場におけるICT化が進められてます。

介護労働安定センターの「令和4年度『介護労働実態調査』結果の概要について」によると、ICT機器の活用状況の調査では、74.7%の入所系施設で、ご利用者情報をパソコンで共有しているという結果でした。令和3年度は71.1％だったことから、ややその割合は増えています。また、訪問系の事業所が54.0％という結果から、入所系施設の方がICT機器を活用した情報共有が進んでいることが分かります。

タブレットなどでご利用者の介護記録などを共有している入所系施設は43.1％です。これも、前年度が35％だったため、導入を進めている施設が徐々に増えていることが分かります。

参考：介護労働安定センター 令和4年度『介護労働実態調査』結果の概要について
介護労働安定センター 令和3年度『介護労働実態調査』結果の概要について

介護施設が電子化で効率化できること

介護施設で、電子化が進むと効率化が期待できるのは以下のような記録物です。

• 利用者情報
• アセスメント
• 介護記録
• 勤怠管理
• 契約書
• ケアプランと介護計画の連携
• 事故報告書・ヒヤリハットなど
• 連絡事項の伝達

ご利用者情報・日々の介護記録・報告書のほかにも契約書の電子化も進んでおり、令和3年度介護報酬改定により電子契約も利用できるようになりました。最近では、契約書や重要事項説明書も印鑑レスです。

契約書を印刷して製本のうえ、記名押印が必要でしたが電子署名が可能となっています。Eメールでの送付や電子契約も利用できるようになったので大幅に業務の手間が省けます。

介護施設における電子化のメリット

介護施設における、電子化のメリットを具体的に確認していきましょう。

記録にかかる時間が短縮できる

介護施設における電子化のメリットはなんといっても、記録にかかる時間が短縮できることです。

パソコンやスマートフォンの操作が苦手な方は、慣れるまで時間がかかってしまうのではないかと心配される方もいるかもしれません。

しかし、介護ソフトは入力が簡単にできるように工夫されているものが多く、選択肢から文章を選んで入力したり、音声入力したりすることも可能です。

食事量など、たくさんの情報を入力する際には一括入力で記録の効率化ができます。

記録をする際にも、わざわざファイルのあるスタッフルームまで行く必要がなくどこでもすぐに入力できます。待機中などの隙間時間を活用して記録することも可能です。すぐに書き留めることができれば記録漏れも防げるでしょう。

記録の時間が短縮することで、介護にかける時間を増やすことができるためサービスの向上にもつながります。

情報共有がしやすい

スタッフ間で情報共有がしやすくなるのも大きなメリットです。

記録を電子化することで、入力したらリアルタイムに情報共有ができます。体調不良や事故などの大切な情報をすぐにほかのスタッフに伝えられます。

また、ご利用者やご家族、医療機関などに何か質問された場合などでもすぐに検索して返答することが可能です。食事量・排泄・バイタルなど、過去の記録を時系列に並べて経過を分かりやすく説明できます。

手書きで記録している場合、個人の介護記録・報告書・連絡ノートなど同じような内容の記録を何度も記載しなくてはならないこともあるのではないでしょうか？介護ソフトを導入すれば、一度記載したものは他の書式にも転用できるので、わざわざ複数の記録を1から記載する必要がなくなります。

事故やクレームの再発が防げる

記録の電子化は事故・ヒヤリハット・クレームなど、スタッフ全員に周知しやすくなるため、事故やクレームの再発防止につながります。

事故の状況を写真に残しておくことや「車椅子の位置」や「ナースコールの設置場所」など注意しなければならないことを写真で共有することも可能です。視覚での情報はリアルに伝わるため、スタッフ全員が理解しやすくなります。

また、過去の記録も簡単にさかのぼれるので、事故の分析などにも役立ちます。カンファレンスなどの場でも有効活用できるでしょう。

記録の保管場所を取らない

介護ソフトを使えば、介護記録のペーパーレス化が可能なものとなります。今まで、年度ごとにファイルにまとめ、段ボールで倉庫に納めていたものが必要なくなります。

過去の記録をさかのぼって調べなければならない時にも、倉庫から書類を探し出して一枚一枚めくらなくても、検索するだけで調べることが可能です。

倉庫の場所が狭くて保管に困っている施設も助かるのではないでしょうか。紙のコスト削減にもなります。

大規模災害時などにもデータが残る

記録を電子化することは、BCPの観点からもとても重要視されています。

大規模災害時には、ご利用者や職員の命を守ることが何よりも優先です。ご利用者の個人情報も大切な財産ですが、大規模災害時に施設にある個人情報を持ち出して災害から守るのは不可能です。

情報をクラウド上で管理することで、被害が最小限に抑えられ災害後もスムーズに復旧作業にかかることができるのです。

記録の電子化に伴う課題

一方、電子化が進んでいない介護施設においては、以下のような課題に直面しているのではないでしょうか。

導入にコストがかかる

様々な記録を電子化するには、導入時のコストがハードルになります。特に、小規模な施設の場合には予算の確保が困難です。

初期費用として、介護ソフトの費用のほかにも、スタッフが使用するスマホやタブレットの購入費がかかる場合もあります。ランニングコストも継続して必要となるので、なかなか踏み切れない施設も多いでしょう。

職員の教育とトレーニング

介護ソフトの導入の際には、職員全員の理解と協力が欠かせません。中には、IT機器を使用するのが苦手で拒否反応を示す職員がいる場合もあります。そのため、操作方法をレクチャーするだけでなく、利用するメリットをしっかり伝える必要があります。

介護ソフトを導入することで、スタッフの業務負担が軽減すること、ひいてはご利用者へのより良いケアにつながることを丁寧に説明することが大切です。

導入前に勉強会をするだけではなく、導入後も現場レベルでフォローしていく必要があります。また、しばらく経ってから運用を振り返ることも必要です。問題点を出し合い、課題を解決しながら改善していけるようにしていきましょう。

介護施設の電子化は今後必須に

今回の記事では介護施設が電子化を導入することにより得られるメリットについて解説しました。業務の電子化は、業務効率を上げ、ご利用者へのサービス向上や働いているスタッフの満足度につながります。

介護人材不足も叫ばれるなか、今後ますます必要性が高まってくることでしょう。検討してみることをおすすめします。

介護施設の電子化を始めるなら「テレッサmobile」がおススメ！

費用面や教育の負担などからまだ電子化が進んでいない介護施設には、LINEアプリで介護記録を管理できる「テレッサモバイル」がおすすめです。

テレッサモバイルは、月額1,980円～と費用負担が少なく、LINEアプリを活用しているためスタッフもすぐに操作に慣れていただけます。

しかし、どうしてもスマホやタブレットでの介護記録の記入が難しいスタッフもなかにはいるでしょう。テレッサモバイルをご契約いただいた事業所様には、専用の介護記録用紙を無料でお送りすることができます（冊数制限あり）。システムと併用しながら、強制的ではなく、段階的に電子化を進めていくことができます。

また、まずは介護記録のみを電子化し、操作に慣れてきたらケアプランやシフトなどの業務を追加することもできるので、電子化に伴う負担が最小限で済むでしょう。

介護記録をはじめとする書類の電子化は、介護施設のBCP対策としても大きなポイントとなります。

最大2ヶ月間のお試し期間もありますので、納得のいくまで操作感を試してみてください。

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