訪問介護のペーパーレス化に法律は関係する？電子記録の法的根拠と実務のポイント

近年、訪問介護の業界でもICTを使ったペーパーレス化を推進して、業務効率を向上している事業所が増えています。

一方で、記録業務をペーパーレス化したいけれど法律的に問題ないのか不安といった声も多く聞かれます。

この記事では、電子記録の法的根拠や実務上の注意点、ICT活用による業務改善の可能性までをわかりやすく解説します。

訪問介護の記録はなぜ必要？法令上の位置づけ

まず、訪問介護における記録業務の法的な位置づけを確認しておきましょう。

主な根拠法令

介護保険法施行規則第38条：サービス提供記録の作成義務
指定居宅サービス等の人員、設備及び運営に関する基準第21条：記録の保存義務（2年間）
介護報酬請求に関する実務通知：記録が請求の根拠となる

つまり、記録は「サービスの証明」であり、「報酬請求の根拠」であり、「事業所運営の法的義務」でもあります。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、IT技術を活かしたコミュニケーションである「ICT」などを利用して、紙を使ったやり取りを減らしていく取り組みです。

これまで紙で提出することが一般的だった介護実施記録などをペーパーレス化することで、介護職員の負担を減らしていくことなどを目指しています。

ペーパーレス化は法律的に認められているのか？

結論から言えば、訪問介護の記録を電子化することは法律上認められています。ただし、いくつかの条件を満たす必要があります。

電子記録が認められる条件

記録内容が改ざんされないこと
必要なときにすぐに閲覧・印刷できること
保存期間を満たしていること（原則2年間）
本人確認ができること

これらを満たしていれば、紙の記録と同様に法的な証拠として認められます。

実務上の注意点｜ペーパーレス化にあたって確認すべきこと

ペーパーレス化を進める際には、以下のような実務上のポイントを押さえておくと安心です。

① サービス提供責任者の確認体制

電子記録でも「サ責の確認・承認」が必要
LINEやアプリで報告された記録を、サ責がリアルタイムで確認できる仕組みが理想

② 記録の保存とバックアップ

クラウド保存だけでなく、定期的なバックアップを推奨
サーバー障害やデータ消失に備えて、PDF出力やCSV保存も検討

③ 利用者情報の保護

個人情報保護法に基づき、記録データの取り扱いには十分な配慮が必要
パスワード管理・アクセス制限・暗号化などのセキュリティ対策を講じる

🛠️ ペーパーレス化のメリット｜業務効率と働き方改革

記録業務をペーパーレス化することで、現場の負担は大きく軽減されます。

業務の効率化

「訪問介護の実施記録と報告が一元化される」「提出されたデータを転記する手間がなくなる」など、電子化によってペーパーレスが実現されると業務効率が向上します。

介護担当者は現場からの直行直帰も可能となるため、これまで移動にかかっていた時間や経費の削減にもつながるでしょう。

保管場所がいらない

実施記録を電子化してペーパーレス化できれば、記録用紙を保管するための場所は必要なくなります。

また、記録用紙を管理しておく個人ファイルなどの備品もいらなくなり、決められた順番に並べる手間もありません。

ＰＣ上で個人ファイルのデータ管理ができれば、必要書類も画面に表示される一覧からスムーズに探しやすくなるでしょう。

情報共有がスムーズ

実施記録を電子化すると、報告などもリアルタイムで閲覧できるため、情報共有もスムーズです。

そのため、急なシフト変更やトラブル発生時にも状況把握がしやすくなるでしょう。

また、介護担当者から提出されたデータがそのまま請求処理などに活用できるため、事務作業にかかる時間も削減できます。

テレッサモバイルでペーパーレス化を実現する

ペーパーレス化を推進するためにはまずはサービス実施記録からスタートするのがおすすめです。

サービス実施記録は、最も負担の大きな書類といっても過言ではないでしょうか。サービス実施記録はサービス毎に必ず残す必要があり、大変な量になります。保管自体も大変ですが、この紙を1枚ずつチェックする作業も大変ですよね。

訪問介護のサービス実施記録に特化したテレッサモバイルは、幅広い年齢層で使われているLINEを活用して、スマホから実施記録の報告が行えるシステムです。

使い慣れたスマホやLINEをそのまま使えるため、ITが苦手な人にも受け入れられやすく、導入時に新たなアプリをインスト―するするなどの手間がないのが特徴です。

記録がリアルタイムで報告できるようになれば、スタッフは直行直帰ができるようになり、働きやすさにも大きなメリットとなるでしょう。

テレッサモバイルの主な特徴

LINEで記録を入力・送信
サ責がリアルタイムで確認・指示
申し送りはテンプレートでミスや漏れを防止し効率UP
紙の記録と併用できる設計で安心（１年間は専用記録用紙の無料プレゼントもあり）
サポートも直接LINEですぐにつながる安心感
慣れてきたらシフトなどの機能がついたバージョンに切り替え可能
IT導入補助金対象ツール

サービス実施記録のペーパーレス化は、特定事業所加算算定要件のクリアにも役立ちます。

なかなかペーパーレス化に踏み切れないという事業所様も、まずはサービス実施記録からスタートしてみませんか？

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投稿者プロフィール

りんご: 5年にわたり祖母の介護を経験。その経験を元に、介護の世界へ。
現在はライターとして介護の記事を中心に執筆中。