サービス実施記録を紙から電子化するメリットと方法

訪問介護サービス実施記録～紙から電子化へ～

近年、訪問介護サービスの効率化と正確性向上を図るため、多くの施設や事業者が訪問介護サービス実施記録に於いて紙から電子化への移行を進められています。

本記事では、訪問介護サービス実施記録を電子化するメリットと方法について探っていきます。

訪問介護サービス実施記録の課題と現状

訪問介護サービスでは、利用者の状態やサービス内容を正確かつ迅速に記録することが求められます。

しかし、紙による記録では情報の入力や検索に時間がかかり、誤った情報の記載や紛失のリスクもありますよね。

月末に間違いを訂正したり、サービスの記録紙がない！などの作業は発生していませんか？

記録紙が事業所内に溜まって、場所をとってるなぁ。。と思ったことはありませんか？

紙で記録を残している事業所の課題は、毎日・毎月行う通常業務の中にあり、【常態化してしまっている】ことが多いのが現状です。

サービス記録を紙から電子化するメリット

2.1 記録の効率化とアクセスの容易さ

記録を紙媒体から電子化することにより、記録の入力や検索が迅速かつ効率的に行えるようになります。

段ボールに溜まった記録紙から、該当サービスの記録紙を探し出す・・・大変な手間ですよね。

データ化された情報は検索やフィルタリングが容易で、必要な情報へのアクセスが簡単になります。

2.2 データの正確性とセキュリティの向上

訪問介護サービス実施記録の電子化により、記録の正確性を向上させることができます。

デジタルでの記録は、テンプレートや自動入力機能を利用して必要な情報を簡単に入力できるのも大きなメリットです。

入力項目チェック忘れやサービス時間の書き間違い等、情報の漏れやエラーを減らすことができます。

また、デジタルデータはバックアップやセキュリティ対策を施しやすく、紛失や漏洩のリスクを低減できます。

2.3 情報共有と連携の促進

電子化により、複数のスタッフや関係者間での情報共有と連携がスムーズに行えます。

情報を共有することで、チーム全体での連携や連携先とのデータのやり取りが容易になります。

これにより、連携の不備や情報の抜け漏れを防ぎ、利用者により一層の質の高いサービスを提供することが可能となります。

訪問介護サービス記録電子化の方法

3.1 専用ソフトウェアの導入

訪問介護サービスの電子化には、専用のソフトウェアやアプリケーションを活用することが一般的です。

これらのソフトウェアは、訪問介護業務に特化した機能を提供し、記録の効率化やデータ管理を支援してくれます。

ただ、専用ソフトといっても、沢山ありすぎてどれを選んだらいいか分からない・・・何を基準にしたらいいのかな・・・と思われる事業所がほとんどかと思います。

そこで重要なポイントとなるのは、導入前に、【自社の業務ニーズに合ったソフトを選ぶ】ことです。

例えば、下記のような業務ニーズが考えられます。

・請求ソフトを既に導入しているが記録部分が紙のままなので誰もが使いやすい記録ソフトを導入したい
・電子化はこれからだが、まず初めにサービスの記録紙をデータ化したい
・まずはヘルパーさんが使いやすいソフトを検討したい

このように、自社の業務の中で必要なことを挙げていき、それらを正確に把握することが記録電子化へ向けてのファーストアプローチになります。

その上で、自社にあった専用ソフトを検討していくと導入までのステップをうまく踏めるかもしれません。

3.2 モバイルデバイスやタブレットの活用

訪問介護の現場では、モバイルデバイスやタブレットを活用することで、現場でのデータ入力や閲覧が容易になります。

専用のアプリケーションをインストールし、モバイルデバイスを介して記録を行うことで、リアルタイムでデータの更新や確認が可能となります。

3.3 データのバックアップと保管

電子化したデータは、定期的なバックアップと適切な保管が重要です。

データベースやクラウドストレージを使用してデータをバックアップし、災害やデータの消失に備えることが必要です。

また、データの保管にはセキュリティを考慮し、アクセス制限や暗号化などの対策を施すことが重要で、導入しようとしているソフトがそれらに対応しているかどうかの確認をとることが必要になります。

記録デジタル化への移行の課題と対策

4.1 ヘルパーさんへの教育

デジタル化への移行は、ヘルパーさんへの教育と管理が必要です。

ヘルパーさんにデジタル化移行における適切な教育を提供し、新しいシステムの操作方法や利点を理解してもらうことで、デジタル化への円滑な移行が可能になります。

・システム化することでこれだけ時間の効率化ができる！

・記録紙を事業所に持ってくる手間が省ける！

など、ヘルパーさんにとっての直接的なメリットを伝えてあげましょう。

また、デジタル化移行への抵抗感や不安を可能な限り取り除けるよう、管理者やサービス提供責任者からの積極的なコミュニケーションやサポート体制を整備することも必要になってきます。

4.2 システムの選定と導入プロセス

デジタル化の成功には、適切なシステムの選定と導入に至るまでのの計画が必要で、業務ニーズに適したものを選ぶことが重要です。

もし自社の業務に合わないシステムを導入してしまうと、、

・せっかくシステム化をしたのに作業が増えてしまった・・・・

・システム導入はできたものの導入後に業務に必要な機能が付いていなかった・・・

など、大きな労力とお金が無駄になる可能性もあります。

そうならないために、システム導入前に、システムの設定等の十分な時間を確保すること、そして、そのシステムがテスト運用できるか否かを確認することが重要です。

4.3 プライバシーとセキュリティの確保

デジタル化に伴い、利用者の個人情報や機密情報の保護も大きなポイントです。

記録のデジタル化をしていく場合は、セキュリティ対策の徹底やアクセス権限の管理、データの暗号化などの対策を講じることで、情報漏洩や不正アクセスのリスクを軽減できます。

導入を検討しているシステムは、それらの対策が施されているのかを確認をしましょう。

訪問介護記録デジタル化への移行の課題と対策

これまで述べてきたように、訪問介護サービスの実施記録の紙から電子化への移行には、効率化や正確性の向上、情報共有の容易さ、紙での保管の必要がなくなる、ヘルパーさんの直行直帰が簡単になるなど、多くのメリットがあります。

紙で記録してきた時とは違い、書き間違いの修正や記録の管理も容易になり、時間を有効的に使うことで、サービスの向上に繋がるといっていいのかもしれません。

一方、適切なソフトウェアやモバイルデバイスの活用、データのバックアップと保管、ヘルパーさんへの教育、セキュリティの確保など、移行の課題もあります。

それらの課題に対しては事業所で確認・対策を講じた上で、実際にテスト運用してみて問題点はないかを探ることがデジタル化への一番近道でしょう。

将来的には、より高度な技術の導入やAIの活用により、訪問介護サービスのデジタル化はさらに進化する可能性があります。データの分析や予測、自動化されたタスクの実行など、より効率的で質の高いサービスの提供が期待されています。

訪問介護サービスにおける実施記録の電子化は、利用者のケアの向上と効率化を促進する重要な取り組みです。適切な準備と導入プロセスを経て、デジタル化のメリットを最大限に活かすことが求められます。

テレッサモバイルとは？

訪問介護のサービス実施記録をLINEで記録・報告できるようにしたのがこの「テレッサモバイル」です。

ＬＩＮＥのアプリが入っているスマートフォンであれば原則ご利用可能なので、新しく操作を一から覚える必要もなく、ＩＴが苦手なヘルパーさんにもご好評いただいております。

また、テレッサモバイルは訪問介護記録に特化しているソフトなので、難しい操作が少ないため、導入までの壁が低く導入しやすい記録ソフトです。

LINEが使える方であれば、導入後すぐに問題なく操作いただけるとても簡単な記録ソフトです。

介護記録はリアルタイムで送信され、事業所のパソコンですぐに内容を確認することができます。

もちろん、クラウド上にデータが保存されていますので、事業所だけでなく、インターネットがつながる場所であればどこでも確認することができます。

記録特化型介護ソフト「テレッサモバイル」について、もう少し詳しく聞いてみたいという場合は、LINEでも気軽にお問合せいただけます。

TEL　0120-10-2413

訪問介護記録ソフトテレッサモバイルは補助金を活用可能！

テレッサモバイルはＩＴ導入補助金の支援ツールなので、補助金を活用できます。

デジタル化を検討する時に、最も心配されるのはどれくらいの費用がかかるのか？ではないでしょうか？

テレッサモバイルは月額1,980円～（1事業所/ストレージ版）と低価格ではありますが、やっぱり紙の方が安いかな・・・と思い、そこで記録のシステム化をあきらめたり、躊躇される事業所も多いかと思います。

弊社キャプスはIT導入支援事業者であり、テレッサモバイルも対象ツールとなっていますのでこの機会に一度お試しされてはいかがでしょうか？

導入前にzoomを使ってのご説明や、最大2か月間の無料お試し期間もありますので、しっかりと試してから導入を検討することができます。

まずはお気軽にご相談ください。