介護のシフトの悩みをLINEで解決！テレッサモバイルで脱アナログ

介護のシフト管理が悩みだという事業所は本当に多いです。利用者の体調によってサービスが中止や変更になったり、スタッフの急な予定の変更で何度もシフト変更をしなくてはいけないというのは特に訪問介護ではあるあるですよね。

ご利用者の生活や質の高いサービスを守るためにも、シフト管理に頭を悩ませているサービス提供責任者の方は多いことでしょう。シフト変更の度にスタッフに共有するのもかなりの負担感がある業務です。

そこで助けとなるのが「介護のシフト作成アプリ」です。

この記事では、介護システムの機能や導入効果、LINEを使ったシフト管理について解説しています。

介護システムを上手に活用すれば、サービス提供責任者のシフト作成の手間の削減、ストレスの少ないシフト共有を実現できるでしょう。

介護システムの導入でシフト作成の悩みが軽減する？

多くの登録ヘルパーを抱える訪問介護の現場では、迅速なシフトの作成や共有が難しく、シフト作成だけでも何日もかかってしまうこともあります。しかし、作った端から変更が生じ、毎日シフトとにらめっこなんてことも。シフトは悩みの種ですよね。

今、シフトをエクセルや紙などで管理している方は、システムの導入でぐっと業務効率が上がる可能性があります。

ここからは介護システムについて深堀していきましょう。

介護システムとは？

介護システムとは、パソコン上で、利用者やスタッフの情報・介護記録・シフト管理などが行える機能をもったもので、「介護ソフト」「介護アプリ」などと呼ばれることもあります。

一般的に「介護ソフト」とは、パソコンにソフトをインストールして使用するタイプでデータをパソコン内（ソフト内）に保存、「介護システム」はインターネット上で操作するタイプで、データはクラウド上（インターネット上）に保存されるものを指しますが、あまり区別なくデジタル的なものを「ソフト」や「システム」と呼ぶこともありますよね。「介護アプリ」はスマートフォンなどにインストールして使うタイプのものです。

ソフトとシステムではどちらがいいかという点においては、事業所の考え方や機能にももちろんよりますが、パソコンにインストールするタイプの「ソフト」だと、使用するパソコンの台数分インストールが必要であったり、もしもパソコンが壊れてしまった場合にデータが消えてしまうというリスクがあります。

一方でインターネットを使用するタイプの「システム」は、通常、ログイン用のURLがあり、IDとパスワードを使用して操作します。そのため、パソコンを選ばず、インターネットがつながっているパソコンであれば、いつでもどこでも同じ操作ができるという特徴があります。データもクラウド上での保存になるため、パソコン自体が壊れたとしても別のパソコンでログインすればそのまま使用できるというところはメリットでしょう。

パソコン上で使用する「介護システム」の情報を、スマートフォンの「アプリ」で操作し、データの共有を行うものも多いです。

シフトに限ってみると、システムでシフトを作成できても、紙で出力するタイプであればあまり効率としては変わりません。システムで作成したシフトがそのままスタッフのアプリで確認できたり、シフトのデータを簡単に共有できる機能があると便利ですよね。

介護システムでできること

では、介護システムにはどのような機能があるのでしょうか。

介護システムでよくある機能を紹介します。

利用者情報・スタッフ情報の管理
シフト作成・管理
介護記録の管理
スタッフへの指示・情報共有
ケアプラン作成
請求処理
各種データ出力

一方、システムと連動して使われるアプリでよくある機能は以下の通りです。

介護記録の入力・報告
シフト確認
指示の確認
情報伝達

現在、事業所で紙やアナログな方法で管理している場合、システム化することで業務効率が上がる可能性があります。
特にシフトはケアプランや介護記録と連動する部分があるため、この部分をシステム化することで悩みの種が解消するかもしれません。

介護システムの導入効果

介護システムを導入する上で気になるのが、導入後の効果ではないでしょうか？

システムの導入には少なからず費用がかかり、スタッフへの教育が必要だったり、慣れるまでの間は一時的に負担感が増すのではと考えることもあるでしょう。
大変な思いをしてそれほど効果がないと感じるのなら、今のままがいいと思ってしまいますよね。

令和2年度以降、国の介護業界への電子化推進の動きにより、多くの事業所で介護システムを導入しており、効果を実感しているようです。
厚生労働省の調査から多くの事業所で効果が高いと感じている5つの項目を紹介します。

間接業務の時間が削減された
業務管理が効率化された
業務上の単純ミスが減った
支援の質が上がった
直接ケアにあたる時間が増加した

参考：厚生労働省「令和2年度ICT導入支援事業導入効果報告まとめ」上記の導入効果のように、業務が効率化されれば、その分の労力をスタッフの教育やサービスに当てられます。

やはり、システムなどICTの導入は効率アップやそれに伴う支援の質の向上効果が出ていると言えます。

悩みの種の介護のシフトはテレッサモバイルで簡単＆安全に

介護のシフト管理に悩みがあるけれど、これまでのやり方を大きく変えること、システムやアプリの導入に不安感を感じている方は、できるだけシンプルな機能のものを選んだり、部分的にシステム化することからスタートしてみてはいかがでしょうか。

少しずつシステム化するならテレッサモバイルがおすすめ

「テレッサモバイル」は、誰でも使いやすいLINEを活用した介護システムです。

サービス提供責任者は、パソコン上で管理・操作でき、スタッフはスマートフォン上のLINEからその情報を閲覧したり操作をすることができます。

スタッフのスマートフォンを使用することで新たな機器の購入費が抑えられ、LINEアプリを活用するため新たなアプリの導入も必要なく、老若男女問わずすぐに操作が可能です。

また、ケアの現場で操作が分からなくなった場合も、スタッフ自らLINEでサポートセンターに問い合わせが可能なので、はじめて介護アプリを利用する事業所様も安心してお使いいただけます。

テレッサモバイルのプラン

テレッサモバイルは、介護記録に特化した「ストレージ版」と、シフトやケアプランの管理・事前指示・介護報告などを一括管理できる「ベーシック版」の2種類のプランがあります。

	ストレージ版	ベーシック版
月額	スタッフの登録件数 300件の場合 / 1,980円(税抜)	20,000円(税抜)
機能	介護記録・確認	介護記録・確認・シフト管理・臨時報告
利用者管理	〇	〇
スタッフ管理	〇	〇
シフト管理	×	〇
ケアプラン管理	×	〇
介護項目設定機能	×	〇
指示設定機能	×	〇
報告・承認機能	〇	〇
実施記録出力(PDF・CSV)	〇	〇

介護のシフトに悩みがある事業所様は、シフト管理機能がある「ベーシック版」がおすすめです。

パソコン上でケアプランを作成するとシフトに連動するため、そのままスタッフの割り当てをするだけ。コピー機能もあるため、翌月のシフト作成もラクラクです。
作成したシフトはリアルタイムでスタッフのLINE上で確認ができ、確認後は介護記録の入力画面に進み、報告が可能です。

インターネットのつながったパソコンがあればいつでもどこでもシフトの調整ができ、共有の手間もかかりません。

一気にいろいろな業務をシステム化するのは不安だという場合は「ストレージ版」からスタートも可能です。
介護記録に特化したプランで、スタッフからの介護記録報告がデータでリアルタイムに上がってくるため、チェック作業がスムーズになります。
慣れてきたら介護記録はそのまま、ベーシック版に移行できるので、スタッフの皆さんの負担感や抵抗感も少なく済むでしょう。