訪問介護でサービス実施記録を電子化したら印鑑はどうするの？

訪問介護サービスを行ったら必ず書かなくてはいけないのが、サービス実施記録。
利用者への適切な介護サービス提供のための記録としてはもちろん、介護報酬を受け取るための介護サービス提供の根拠として、大切な業務のひとつです。

そんな介護記録も、近年は急激に電子化が進んでいます。しかし、紙の記録からシステムやアプリに移行した場合、利用者の印鑑はどうするのか、という疑問を持つ方も多いでしょう。
利用者の印鑑は介護サービス実施記録とセットのイメージ。突然なくなることの不安がありますよね。

この記事では訪問介護事業所が介護記録を電子化した際の印鑑についての疑問を解決し、電子化への不安を解消していきます。

訪問介護でサービス実施記録電子化｜印鑑は不要！

紙の記録からシステムやアプリに移行した場合、利用者の印鑑はどうするのか。ずばり、不要です。

これまで、紙の実施記録に利用者確認印欄があるのが一般的でした。
実際に、普段すべてのサービス記録に確認印が押してあるのに、1枚だけ押し忘れていたことで指摘された。という事業所もあるでしょう。
介護保険誕生以来、長きにわたり、サービス実施記録に印鑑を押してもらうということが当たり前とされていました。
そのため、押印が義務であるような感覚であったことと思います。

 実施記録について、「指定居宅サービス等の運営基準　第十九条　2項 」には以下の記載があります。

指定訪問介護事業者は、指定訪問介護を提供した際には、当該提供した具体的なサービスの内容等を記録するとともに、利用者からの申出があった場合には、文書の交付その他適切な方法により、その情報を利用者に対して提供しなければならない。

指定居宅サービス等の運営基準　第十九条　2項

 

このように、サービスの記録について、「実施記録への押印をしなければならない」と書かれている部分はありません。

実施記録はサービス内容が適切であったかを証明するために、必ず必要な書類です。記入内容に不備があると、適正なサービスかどうかを証明できないため、場合によっては介護報酬の返還を求められる可能性もあるでしょう。

しかし、事業者が行うべきことは、記録を残すことと利用者から記載内容について申し出があった場合に提示することであって、押印は義務づけられたものではありません。

実際に、紙で介護記録を残していた事業所の中でも、確認印をまったくもらわないということで統一していたところもありました。

介護記録をシステムやアプリなどによって電子化する場合、そもそも押印欄がなくなるため、押印という手順がなくなります。
一部、システムやアプリによってはボタンをタップすることで押印の代わりにするなどの機能をもっているものもありますが、義務ではないため、そうした機能をもったシステムやアプリの需要自体も減ってきています。

国もペーパーレス化、脱印鑑を推し進めており、訪問介護においても既に多くの事業所が介護記録の電子化を実施しています。

これまで紙で記録を残していた事業所は、利用者やご家族への説明は必要になりますが、電子化により業務効率アップや特定事業所加算取得がしやすくなるなどメリットも多くあります。

 

訪問介護サービス実施記録の電子化のメリット

サービス実施記録を電子化することでの印鑑について、疑問は解消されたでしょうか。

ではここからは、サービス実施記録を電子化した場合のメリットについて詳しくみていきましょう。

リアルタイムで報告ができる

サービス実施記録の電子化の一番のメリットは、リアルタイムで報告ができることではないでしょうか。

紙の場合、記入してから事業所へ提出されるまで、かなりのタイムラグがあります。ヘルパーさんもサービスの都度提出するということはできないため、ある程度ためてから持ってくる、場合によっては月末月初にまとめてという人もいますよね。

サービス実施記録はサービス実施の根拠、介護報酬請求の根拠となるため、当然、記入漏れがないか、適切なサービスが提供できているかをチェックする必要があります。

そのためサービス提供責任者は、チェック作業だけでかなりの時間を費やす必要があり、月末月初に集中してしまうと、その他の業務も相まって大変な作業です。

電子データとして介護記録が送られてくれば、その都度チェックすることができ、チェック業務の時間の平均化がかなうだけでなく、人によって異なる文字の読みやすさや誤字などの影響も少なくなるため、業務効率も上がりますし、介護記録のチェックや実績登録の機能があるものであれば、さらに事務作業の負担が軽減します。

介護記録を電子化することで、幅広い事務作業負担の軽減が叶うでしょう。

直行直帰ができ働き方改革を実現

事業所への立ち寄りはコミュニケーションにも役立ちますが、事業所が遠い場合や、1日に何件も訪問する場合など、記録用紙の提出に負担を感じているヘルパーさんもいるでしょう。

スマートフォンやタブレットなどで介護記録が報告できるようになれば、提出のための行き来の時間は不要になり、直行直帰が可能になります。多少の時間であってもヘルパーさんの大切な時間です。

直行直帰ができるということはヘルパーさんにとってメリットとなり、満足度もアップすることでしょう。

また、記録に関しても、記録用紙を持ち運ぶ必要がなくなること、音声入力が可能になり、漢字で迷わない、記録のスピードが上がるなどの効果もあります。

記録用紙の保管スペースや管理の手間の削減ができる

記録用紙の場合、ファイリングをする作業や保管するスペースが必要ですが、電子化によりファイリングの作業も、管理スペースも不要になります。

介護記録は保管義務があり、大量の紙を保管するためだけに倉庫を作っている事業所もありますよね。電子データでの保管によりスペースを有効活用できるようになりますし、大量の紙の中から必要なものだけを探し出すといったような手間も不要になります。

電子データの保管はきちんとルールを決めておけば、とても便利で快適です。関連事業者や利用者家族へのデータ共有なども簡単になり、サービスの質の向上にもつながります。

特定事業所加算取得に有効

介護記録の電子化は、特定事業所加算取得にも役立ちます。

特定事業所加算の要件のひとつである「適宜報告」は、要件の中でも最もハードルの高いものといわれ、紙の場合はほぼ不可能ともいえます。
記録の電子化によりリアルタイムで指示や報告ができるようになれば、適宜報告が可能になり、特定事業所加算の取得にも有効です。

訪問介護で特定事業所加算を算定するには伝達ツールがポイント！

脱印鑑！電子化するならテレッサモバイルが安心

押印の必要をなくし、実施記録を電子化するには、「テレッサmobile」がおすすめです。

テレッサモバイルはLINEを活用した介護記録に特化したアプリで、紙の記録に慣れているヘルパーさんたちも、すぐに操作に慣れていただけます。必要事項を入力して報告ボタンを押せば提出が完了。
事業所では送られてきた実施記録をリアルタイムで閲覧できるため、利用者の状況把握や報告内容のチェックが素早く行え、業務負担軽減に役立ちます。

テレッサモバイルの開発・販売は、サービス実施記録「テレッサ」でお馴染みのキャプス。全国のユーザーの声を反映しつつ、法改正にもいち早く対応しますので、安心してご利用いただけます。

さらに、テレッサモバイルならではのサービスとして、ご希望の事業所様へは1年間、専用サービス実施記録を無料でプレゼント。（1年間/冊数制限あり）
サービス記録の控えがどうしても必要な利用者様や、スマートフォンやタブレットでの入力が困難なヘルパーさんがいらっしゃる場合も紙と併用しながら電子化を徐々に進めていくということが可能です。

 

まとめ

訪問介護のサービス実施記録に印鑑の押印は必須でないことがわかりましたね。

電子化することで、押印の必要がないのはもちろん、実施記録の作成や管理がより簡単に行えるようになるでしょう。

スマホアプリ「テレッサmobile」であれば、手書きの記録用紙と併用しながら徐々に慣れていくことができます。

電子化を進めたいけれど印鑑に対して不安を感じていたという事業所の方は、ぜひ導入を検討してみませんか。