訪問介護で必須のサービス実施記録の種類｜最新版はLINEアプリ

訪問介護などの現場で必須となる「サービス実施記録」などの書類作成ですが、多くの職員がこの作業に時間をとられています。

今回は、サービス実施記録の概要と、サービス実施記録の種類、最新の電子化にも対応したツールをご紹介。

介護サービスの質を保つためにもぜひ効率化したいサービス実施記録の作成について、詳しく見ていきましょう。

訪問介護・通所介護の実施記録とは？

訪問介護や通所介護など、介護に携わる職員が作成する「実施記録」とは、いつ、誰に、どのような介護サービスを実施したのかを詳細に記録する書類のことです。

この書類は、「サービス実施記録票」や「介護記録」「ヘルパー日誌」「介護伝票」などといった名称で呼ばれることもありますね。

介護のサービス実施記録を作成する目的は、主に以下の2つです。なんとなく義務的に書いていると面倒に感じてしまうもの。改めて目的を理解しておきましょう。

事業所内外での情報共有のため

介護を提供している事業所では、利用者の健康状態やどんな介護サービスを提供したのかを記録するためのツールとして実施記録を作成しています。

利用者の状態を把握し、日々のサービス提供を安全で満足度の高いものにするための材料でもあり、関連事業者との情報共有のツールとしても不可欠です。

日々の記録が残されていないと、利用者の変化に気づくことができなかったり、場合によっては命に関わるケースも生じます。

そのため、ちょっとした変化や利用者の言動に注意し、気づいたことは必ず記録に残しておくことが大切です。

介護給付費を請求するため

介護サービスにかかる費用は、介護保険でまかなわれています。

事業所では、サービスの提供にかかる費用の多くを、国民健康保険団体連合会に請求しなければなりません。

このときに、介護給付金の請求の根拠となるのが、サービス実施記録です。

給付金の請求が適正になされているか調査が行われる際には、この記録がないと、給付金を返還しなければならなくなる場合もあります。

国が定める基準にのっとって、適正に給付金が活用されるよう、正確で、漏れのないよう残しておくことが必要な書類です。

しかし、介護の現場では、こういった書類作成などの事務作業が大きな負担となっています。

公益社団法人全国老人福祉施設協議会が行った調査によると、介護職員が行う業務のうち、トイレ介助や食事介助がそれぞれ約17％を占めているのに対し、書類作成や記録作成が約13％を占めていることがわかりました。

ちなみに、サービス実施記録を書く時間は、サービス提供時間内に実施すべき項目として位置づけられています。しかしながら、実際の介助などのサービス提供のほうに時間がかかってしまい、記録はサービス時間外に行う人もかなり多いのではないでしょうか。

人手不足が深刻化する介護業界において、事務作業の効率化は急務です。

ここからは、サービス実施記録の種類について説明していきますが、効率化を本気で考えている方は、ぜひ最後の「サービス実施記録のLINEアプリ化」について読んでみてくださいね。

訪問介護サービスの実施記録は電子化がおすすめ！印鑑も不要

実施記録用紙はこれがおすすめ！

サービス実施記録にはたくさんの種類があります。なかでもキャプスが販売している「テレッサ」は、全国で初めて製造・販売され、6,000を超える事業所が利用しています。

キャプスのサービス実施記録は、介護保険のみ、介護保険＆障害者総合支援、加算対応、A5サイズ、A4サイズ、2枚複写、3枚複写など、使い勝手や実施しているサービス内容などによって選択することができます。

これまでは、サービス実施のあとに確認としてサインや印鑑をもらうというのが一般的でしたが、法律上の定めもなく、効率化という観点から、確認印欄のない実施記録が増えてきています。

キャプスのロングセラー商品「テレッサ」

キャプスのサービス実施記録ラインナップ

• テレッサ１（A5サイズ/3枚複写/介護保険＆障害者総合支援）
• テレッサ２（A5サイズ/3枚複写/介護保険）
• テレッサ3（A5サイズ/2枚複写/介護保険＆障害者総合支援）
• テレッサ4（A5サイズ/2枚複写/介護保険＆障害者総合支援）…簡易製本のため低価格
• テレッサ5（A5サイズ/2枚複写/介護保険/加算対応）
• テレッサ6（A5サイズ/2枚複写/障害者総合支援）
• テレッサ7（A4サイズ/2枚複写/介護保険＆障害者総合支援/1回記録）
• テレッサ8（A4サイズ/2枚複写/介護保険＆障害者総合支援/2回記録）
• テレッサ9（A4サイズ/2枚複写/介護保険＆障害者総合支援/3回記録）
• テレッサ10（A4サイズ/2枚複写/介護保険＆障害者総合支援/4回記録）

よく使われる項目は網羅されており、ミシン目のちぎりやすさ、書きやすさなども定評です。

完全オリジナルで作成できる！「事業所名入りオリジナル実施記録」

既成の記録用紙ではうまく記録を残せない場合や、もっと書類作成にかかる手間を省きたい場合、オリジナルでサービス実施記録の様式を作成することを検討してみましょう。キャプスでは、事業所名入りオリジナル実施記録の作成を依頼できます。

例えば、先ほどご紹介したテレッサをベースとして、事業所名を追記すれば、毎回事業所を記入する手間が省くことが可能です。項目を追加したり削除したりすることもできます。表紙や背表紙のカラーが選べるので、部署や用途によってカラーを変えておけば、管理も簡単。複写の有無や用紙の大きさも選択可能です。

印刷冊数によって価格は異なりますが、1度に印刷する冊数が増えるほど1冊あたりの単価が安くなります。事業を継続する限り必要となる様式なので、数量をとりまとめて印刷すればコストパフォーマンスもよくなるでしょう。

電子化するならテレッサ

訪問介護事業所では必ず記録・保管されているサービス実施記録ですが、近年では電子化がかなり進んできています。

紙の記録用紙と比べ、記録や保管の手間が削減できることに加え、直行直帰が可能になる、リアルタイムの報告ができ、特定事業所加算の算定にも役立つなど、メリットが大きいですよね。

サービス実施記録「テレッサ」を製造・販売してきたキャプスでも、テレッサの電子版、LINEを活用した訪問介護向けサービス「テレッサmobile」を販売しており、テレッサからテレッサmobileに移行する事業所数は年々増えてきています。

幅広い年齢層で使われているLINEを活用したアプリのため、年配の職員でも簡単に使いこなせるでしょう。テレッサの会社ならではの、記録に特化したシンプルな機能と使い勝手の良さが魅力です。

また、これまでの記録用紙の購入にかかっていた費用とほぼ同等の価格になるよう設定されているのもテレッサmobileの特徴です。

サービス実施記録に係る事務作業の効率化を考えている、特定事業所加算を取得したいと思っている方は、ぜひテレッサmobileの導入をご検討ください。

訪問介護で特定事業所加算を算定するには伝達ツールがポイント！

便利なツールで事務作業を効率化しよう

サービス実施記録は、様式が定まっておらず、手書きが当たり前という介護現場もまだ多くあります。オンラインで簡単に作成できるツールを導入すれば、記録作成に費やしていた時間を、もっと有効に活用できるでしょう。

テレッサmobileの公式サイトでは、動画で詳細な画面イメージを見ることができます。よりよい介護サービスの提供のためにも、ぜひ導入を検討してみてくださいね。