訪問介護の業務内容にあった介護ツールを使おう｜必要な機能とは

訪問介護の業務内容は多岐に渡ります。国をあげて介護現場のICT化が推進されている中、介護ツールの導入を検討している事業所も多いのではないでしょうか。

少子高齢化により介護人材が不足する中、介護現場では急速にデジタル化が進み、業務の効率化に成功している事業所も数多くあります。

少しでも早く導入したほうが良いものの、どんな介護ソフトを選択すれば良いのか選ぶ段階でつまづいてしまう方も少なくないでしょう。

介護ソフトは多くのメーカーが販売しておりその機能は多種多様です。介護事業所は訪問介護だけでなく、訪問看護やデイサービス、ショートステイなどサービスの種類は多岐にわたり、さらに居宅サービスだけでなく施設サービスもあるためソフトに必要な機能は異なります。

そのため、どの介護ソフトを選んでも同じという訳にはいきません。必要な機能が搭載されていることはもちろん、効率化が成功するためのソフトであることが大切です。

今回の記事では、訪問介護事業所の業務内容に対して必要な機能や、介護ツールに選び方のポイントについて解説します。

介護ツールの導入や変更を検討されている方はぜひ参考にしてください。

訪問介護事業所の業務内容と介護ツールに必要な機能

訪問介護事業所の業務内容に合わせ、介護ツールで最低限必要な機能を確認しておきましょう。

訪問介護計画書関連

訪問介護サービスを提供する上で欠かせない「訪問介護計画書」。ケアマネジャーが作成した居宅サービス計画書に基づき作成することが義務づけられています。計画書の内容をご利用者やご家族に説明し、同意を得ることでサービス提供が開始できるものであり、重要な書類であることは言うまでもありません。

訪問介護計画書は作成するだけでなく、その後にはモニタリングや実績の管理なども必要になります。計画書にまつわる介護ソフトの便利な機能には以下のようなものがあります。

• 基本情報が全ての帳票に反映する
• アセスメントと計画書が連携する
• モニタリングに対応している
• 計画書の期限をアラートしてくれる
• 介護保険証の期限をアラートしてくれる
• サービスの予定と実績を管理する

訪問介護計画書のサービス内容を軸に、ご利用者のサービスが展開されることになるため、介護ソフトで作成して他の機能と連動できれば便利です。入力ミスを防ぎ、何度も同じことを記載しなければならないといった二度手間も防げます。進捗管理もしやすくなるので、計画書にかかる時間は大幅に削減できるでしょう。

介護記録関連

日々の業務を圧迫する介護記録業務。介護ツールを導入することで、ヘルパーの記録にかかる時間と手間だけでなく、それをチェックするサ責の事務作業が大幅に削減できます。

訪問介護事業所で介護記録に関するツールを導入した場合は、ご利用者宅でスマホやタブレットを使用して実施記録を記入・報告することになります。そのため、わざわざ筆記用具や用紙を準備することなく、その場での記録が可能です。ご利用者を待っている間や訪問と訪問の間など、ちょっとした隙間時間が有効活用できます。記載間違いした際の書き直しの手間が省け、過去の記録の参照やコピー&ペーストで時間短縮が可能になります。
チェックするサ責側も、リアルタイムで報告があがってくることで随時確認作業ができ、ミスや抜けなどにも早めに気づくことができます。事務作業の大きな負担軽減となるでしょう。

介護記録ツールにあると便利な機能は以下のようなものです。

• 定型文の設定
• 音声入力
• 手書き入力
• 選択式
• 写真を撮影して添付
• 医療機器と連動
• ナースコール、見守りセンサーなどと連動
• 介護ソフトからそのままFAX送信
• アラート表示（排泄のマイナス日数・未入浴・バイタル異常など）
• 過去の記録検索のしやすさ
• 他の文書との連動
• 情報共有のしやすさ
• 予定と実績のチェック機能

ヘルパーさんの使いやすさも考えながら、必要な機能を見極めましましょう。

国保連請求関連

事業所を運営していくうえで重要かつ毎月のようにサ責の業務を大変にする請求業務は、介護ソフトで実施記録と請求データが連動していれば格段に楽になります。

国保連請求関連ツールの機能のチェックポイントは以下の通りです。

• 介護記録と請求データの連携
• 実績確認のしやすさ
• 介護保険証有効期間のアラート
• エラーチェック
• 国保連伝送
• 法改正への対応

請求をミスしてしまうと返戻により報酬が先延ばしになるだけでなく、過誤申請の手続きや返金などの手間が生じてしまうこともあります。

迅速かつ正確な請求業務で、できるだけ業務負担が軽減できるような機能であるか確認が必要です。

ご利用者請求関連

国保連請求とセットで必要なのが、ご利用者への請求関連の機能です。ご利用者請求はお金に関わることなので、ミスをしてしまうと信用を落としてしまうことになりかねません。

ツールを使うのであれば、必要な機能が搭載されているかをしっかり確認しましょう。

• 請求書作成
• 領収書作成
• 銀行の口座振替データが作成できる
• 振り込み用紙が作成できる
• 宛名シールが作成できる
• 入金管理ができる
• 未入金確認がしやすい
• 売上確認ができる

ご利用者請求の方法は事業所により異なるため、集金方法や請求書の送付方法などを踏まえた上で、介護ソフトが対応するかの確認が必要です。

ヘルパー管理関連

ヘルパーのスケジュール調整も大変な業務のひとつです。度々シフトが変更になる訪問介護の現場では、使いやすいスケジュール調整ツールは必須です。

一覧を見るだけでヘルパーの休みや空き情報が把握しやすくなっていると、急なスケジュール変更にも素早く対応できます。

ヘルパーがサービスに入ると実施記録を入力しますが、その稼働実績と連動していれば給与計算も簡単です。あらかじめ登録しておいたサービス単価と実績の数で自動計算してくれるので給与計算の手間が省けます。

中には、スケジュール作成を補助してくれる機能が搭載され、自動的にシフト作成をしてくれるものもあります。

スケジュール調整や給与計算のしやすさも、介護ソフトを選ぶ上では重要なポイントです。

事業所管理関連

訪問介護事業所の運営をするにあたっては、毎月の売上推移や顧客単価などのデータ分析をするのも大切な仕事です。会社の会議で統計データの準備が必要なところもあるでしょう。

介護ソフトは入力されている数値を元に多岐にわたるデータの出力ができます。介護ソフトにさまざまな情報が集約されているので必要なデータにまとめてくれます。いちいちエクセルなどへ手入力する必要がなくなれば、入力や計算ミスも軽減するでしょう。

毎月のデータ分析に時間がかかっている場合には、必要な集計データが出力できるものを選ぶと業務が効率化されます。

介護ツール選び方のポイント

これまでご説明してきたように、多岐に渡る訪問介護の業務内容に対し、それぞれ介護ツールを上手に利用することが大切です。導入を検討する際には、事業所に必要な機能が備わっているのかの確認は必須です。毎日・毎週・毎月の業務を頭に思い浮かべながら細かくチェックするようにしましょう。

これを踏まえた上で、介護ツールを導入する際、さらに確認しておくべきポイントをお伝えします。

スマホやタブレットに対応しているか

訪問介護は事務所で記録をする訳ではなく、ヘルパーさんが訪問先で入力するのでスマホやタブレットに対応していることは必須条件です。

条件を満たす介護ツールが大半ですが、スマホやタブレットでも問題なく使いやすいかの確認もしておくべきです。スマホではちょっと入力しにくいような介護ツールであればヘルパーさんの業務効率が下がってしまいます。

操作がしやすく業務が効率化するか

訪問介護事業所で働くヘルパーさんの中には、スマホやタブレットになじみがなく操作が苦手な方もいます。ITに苦手意識がある方でも操作がしやすいかの確認も必要です。

介護ツールの機能が充実していているのは魅力的ですが、使いこなせなければ意味がありません。なかなか慣れず、うまく使いこなせなけばヘルパーさんから拒否反応が起きてしまう可能性もあります。

介護ソフトが機能することで業務負担を軽減させ、ご利用者へのサービスが向上するというメリットをヘルパーさんにしっかりと伝え、導入を進めることが大切です。

サポートが充実しているか

介護ツールを選択するにあたっては、サポート体制が充実しているかも確認しておきましょう。わからないことにいつでも丁寧に説明してもらえるかは重要です。

導入時のサポートはもちろん、導入開始後も使い方がわからない時やトラブルが発生した時などには素早い対応が必要になります。問い合わせの方法や、対応してくれる時間帯などを確認しておきましょう。

遠隔操作でパソコン画面を共有しながら、説明してもらえると理解しやすくて安心です。

セキュリティ対策は万全か

​​介護事業所で使用する書類のほとんどに個人情報が含まれています。そのため、介護ソフトではセキュリティー面にも注意が必要です。

とくに、訪問先で使用するケースが多いため個人情報の取り扱いについては細心の注意を払わなければなりません。

パスワード設定や、不正アクセス時の機能、スマホやタブレットの紛失時などの機能がどのようなものかを確認しておきましょう。

価格が見合っているか

事業所により介護ソフトにかけられる予算は違うので、価格が見合っているかの確認も大切です。価格はサービス形態や事業所の規模、クラウド型かパッケージ型かによっても異なります。

価格を検討するときは費用対効果の視点も大切です。少し費用は高くてもそれにより業務が効率化し、介護サービスにかけられる時間が増え、スタッフの残業が削減すれば事業所の利益は上がります。

価格で選んだがために、便利な機能やサポートが不十分であれば業務は効率化しません。反対にサービスが充実していても使いこなせなければ、かけた費用は無駄になってしまいます。

それぞれの事業所の実情に合わせて総合的に判断することが大切です。

必要な機能が揃った介護ツール選びを

今回の記事では、訪問介護サービス業務内容に沿って、介護ツールの機能について解説しました。

訪問介護事業所により、必要な介護ツールの機能はさまざまですが、シンプルな介護ツールを導入したい事業所にはテレッサモバイルがおすすめです。テレッサモバイルは、介護記録に特化したシステムで、訪問介護記録の入力・送信がLINEで行えます。

また、事業所やスタッフの状況に合わせて「ストレージ版」と「ベーシック版」をご用意。

訪問介護業務を一貫して管理したい場合は「ベーシック版」がおすすめですが、システムの導入が初めての場合は介護記録の機能のみのストレージ版からスタートし、慣れてきたらベーシック版に移行も可能。

LINEアプリを使用したシステムなので、スマホ操作が苦手な方でも操作しやすいのが特徴です。

最大2ヵ月お試しができますので、事業所の業務に合っているかを実際に触って、検討してみてはいかがでしょうか。

請求代行サービス・特定事業所加算サポート・研修動画配信サービスなども幅広く対応しています。

• 事業所の業務内容に合ったシステムを探している
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このなかにひとつでも該当するものがあれば、ぜひお問い合わせください！

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