訪問介護の業務内容にあったソフトを選ぼう｜必要な機能とは

訪問介護の業務内容は多岐に渡ります。国をあげて介護現場のICT化が推進されている中、介護ソフトの導入を検討している事業所も多いのではないでしょうか。

介護ソフトは多くのメーカーが販売しており、それぞれ特徴がありますが、どの介護ソフトが自事業所に合っているのか悩むことも多いと聞きます。

今回の記事では、訪問介護事業所の業務内容に対して必要な機能や、介護ソフト選びのポイントについて解説します。

介護ソフトの導入や変更を検討されている方はぜひ参考にしてください。

訪問介護事業所の業務内容と介護ソフトに必要な機能

訪問介護事業所の業務内容に合わせ、介護ソフトで最低限必要な機能を確認しておきましょう。

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訪問介護計画書関連

訪問介護サービスを提供する上で欠かせない「訪問介護計画書」。ケアマネジャーが作成した居宅サービス計画書に基づき作成することが義務づけられています。計画書の内容をご利用者やご家族に説明し、同意を得ることでサービス提供が開始できるものであり、重要な書類であることは言うまでもありません。

訪問介護計画書は作成するだけでなく、その後にはモニタリングや実績の管理なども必要になります。計画書にまつわる介護ソフトの便利な機能には以下のようなものがあります。

基本情報が全ての帳票に反映する
アセスメントと計画書が連携する
モニタリングに対応している
計画書の期限をアラートしてくれる
介護保険証の期限をアラートしてくれる
サービスの予定と実績を管理する

訪問介護計画書のサービス内容を軸に、ご利用者のサービスが展開されることになるため、介護ソフトで作成して他の機能と連動できれば便利です。入力ミスを防ぎ、何度も同じことを記載しなければならないといった二度手間も防げます。進捗管理もしやすくなるので、計画書にかかる時間は大幅に削減できるでしょう。

介護記録関連

日々の業務を圧迫する介護記録業務。介護ソフトを導入することで、ヘルパーの記録にかかる時間と手間だけでなく、それをチェックするサ責の事務作業が大幅に削減できます。

訪問介護事業所で介護記録に関するソフトを導入した場合は、ご利用者宅でスマホやタブレットを使用して実施記録を記入・報告できるものもあります。

介護記録がスマホやタブレットで記入・報告できるようになると、筆記用具や記録用紙が不要になり、リアルタイムでの記録、直行直帰が可能に。記入間違いなどの書き直しの手間が省けたり、音声入力ができたりと、介護記録作成業務の時間短縮が叶います。
介護記録をチェックするサ責側も、リアルタイムで報告があがってくることで随時確認作業ができ、ミスや抜けなどにも早めに気づくことができます。事務作業の大きな負担軽減となるでしょう。

介護記録関連でソフトにあると便利な機能は以下のようなものです。

定型文の設定
音声入力
手書き入力
選択式
写真を撮影して添付
医療機器と連動
ナースコール、見守りセンサーなどと連動
介護ソフトからそのままFAX送信
アラート表示（排泄のマイナス日数・未入浴・バイタル異常など）
過去の記録検索のしやすさ
他の文書との連動
情報共有のしやすさ
予定と実績のチェック機能

ヘルパーさんの使いやすさも考えながら、必要な機能を見極めましましょう。

国保連請求関連

事業所を運営していくうえで重要かつ毎月のようにサ責の業務を大変にする請求業務は、介護ソフトで実施記録と請求データが連動していれば格段に楽になります。

国保連請求関連ツールの機能のチェックポイントは以下の通りです。

介護記録と請求データの連携
実績確認のしやすさ
介護保険証有効期間のアラート
エラーチェック
国保連伝送
法改正への対応

請求をミスしてしまうと返戻により報酬が先延ばしになるだけでなく、過誤申請の手続きや返金などの手間が生じてしまうこともあります。

迅速かつ正確な請求業務で、できるだけ業務負担が軽減できるような機能であるか確認が必要です。

ご利用者請求関連

国保連請求とセットで必要なのが、ご利用者への請求関連の機能です。ご利用者請求はお金に関わることなので、ミスをしてしまうと信用を落としてしまうことになりかねません。

ソフトを使うのであれば、必要な機能が搭載されているかをしっかり確認しましょう。

請求書作成
領収書作成
銀行の口座振替データが作成できる
振り込み用紙が作成できる
宛名シールが作成できる
入金管理ができる
未入金確認がしやすい
売上確認ができる

ご利用者請求の方法は事業所により異なるため、集金方法や請求書の送付方法などを踏まえた上で、介護ソフトが対応するかの確認が必要です。

ヘルパー管理関連

ヘルパーのスケジュール調整も大変な業務のひとつです。度々シフトが変更になる訪問介護の現場では、使いやすいスケジュール調整機能は必須です。

一覧を見るだけでヘルパーの休みや空き情報が把握しやすくなっていると、急なスケジュール変更にも素早く対応できます。

ヘルパーの介護記録が稼働実績と連動していれば給与計算も簡単です。あらかじめ登録しておいたサービス単価と実績の数で自動計算してくれるので給与計算の手間が省けます。

中には、スケジュール作成を補助してくれる機能が搭載され、自動的にシフト作成をしてくれるものもあります。

スケジュール調整や給与計算のしやすさも、介護ソフトを選ぶ上では重要なポイントです。

事業所管理関連

訪問介護事業所の運営をするにあたっては、毎月の売上推移や顧客単価などのデータ分析をするのも大切な仕事です。会社の会議で統計データの準備が必要なところもあるでしょう。

介護ソフトは入力されている数値を元に多岐にわたるデータの出力ができます。介護ソフトにさまざまな情報が集約されているので必要なデータにまとめてくれます。いちいちエクセルなどへ手入力する必要がなくなれば、入力や計算ミスも軽減するでしょう。

毎月のデータ分析に時間がかかっている場合には、必要な集計データが出力できるものを選ぶと業務が効率化されます。

介護ソフト選びのポイント

これまでご説明してきたように、多岐に渡る訪問介護の業務内容に対し、それぞれ介護ツールを上手に利用することが大切です。導入を検討する際には、事業所に必要な機能が備わっている、毎日・毎週・毎月の業務を頭に思い浮かべながら細かくチェックするようにしましょう。

これを踏まえた上で、介護ツールを導入する際、さらに確認しておくべきポイントをお伝えします。

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スマホやタブレットに対応しているか

訪問介護のメインの業務はヘルパーさんが利用者宅で行う介護サービスです。訪問先でヘルパーさんが介護記録を入力したり、指示伝達がしやすいよう、スマホやタブレットに対応していると大変便利です。

最近の介護ソフトの大半はスマホやタブレットに対応していますが、操作性についての確認もしておくべきです。実際に使うヘルパーさんに使用感を確認するようにしましょう。

操作がしやすく業務が効率化するか

訪問介護事業所で働くヘルパーさんの中には、スマホやタブレットの操作が苦手な方もいます。ITに苦手意識がある方でも操作がしやすいかの確認も必要です。

機能が充実しているのは魅力的ですが、その機能を使いこなせなければ意味がありません。なかなか慣れず、うまく使いこなせなけばヘルパーさんから拒否反応が起きてしまう可能性もあります。

また当然、事業所のパソコン側の操作感もしっかりと確認しましょう。機能が多いということはそれだけ覚えることも手順も多く、実際に使ってみると逆に効率が悪く感じるということもあります。

介護ソフトの機能が事業所全体の業務負担を軽減させなければ意味がありませんよね。

サポートが充実しているか

介護ソフトを選択するにあたっては、サポート体制が充実しているかも確認しておきましょう。ITツールはトラブルも比較的多いため、すぐに対応してもらえるかは重要なポイントです。

問い合わせの方法や、対応してくれる時間帯などを確認しておきましょう。遠隔操作によるサポートがあると理解しやすく安心です。

価格が見合っているか

事業所により介護ソフトにかけられる予算は違うので、価格が見合っているかの確認も大切です。価格はサービス形態や事業所の規模、クラウド型かパッケージ型かによっても異なります。一般的に、機能が多い・複数のサービスに対応しているものは価格が高い傾向にあります。

しかし、単純に費用面だけで検討するのも注意が必要です。少し費用は高くてもそれにより業務が効率化し、介護サービスにかけられる時間が増え、スタッフの残業が削減するなど、費用対効果が高ければ事業所の利益は上がります。

それぞれの事業所の実情に合わせて総合的に判断することが大切です。

必要な機能が揃った介護ソフト選びを

今回の記事では、訪問介護サービス業務内容に沿って、介護ソフトの機能について解説しました。

これから介護ソフトを導入しようと考えている事業所様にはテレッサモバイルがおすすめです。テレッサモバイルは、介護記録に特化したシステムで、訪問介護記録の入力・送信がLINEで行えます。

介護記録に特化したシンプルな機能のストレージ版と、ケアプランやシフトなど多機能に使えるベーシック版があるので、まずは小さくスタートし、慣れてきたらベーシック版に移行。少しずつ業務効率アップを図ることができます。

LINEアプリを使用したシステムなので、スマホ操作が苦手な方でも操作しやすいのが特徴です。サポートもヘルパーさんが直接LINEで問い合わせすることもできるので安心。その他、請求代行サービス・特定事業所加算サポート・研修動画配信サービスなども幅広く対応しています。

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投稿者プロフィール

tomo: 特別養護老人ホーム、有料老人ホーム、居宅介護支援事業所での勤務経験。
介護福祉士、介護支援専門員の資格を活かし、高齢者やその家族、介護現場で働く方々のお役に立てる情報をウェブメディアなどで執筆中。