訪問介護の業務日誌は必要？近年の日誌事情を深堀りします！

訪問介護事業所では業務日誌は必要です。
しかし、1日に何件も回るヘルパーさんにとって、業務日誌を書くという事務作業は負担を感じやすい部分でもあります。
業務日誌が必要な理由をきちんと理解し、書くポイントを知ることで負担感を軽減しましょう。
また、この記事では、近年の業務日誌事情についてもまとめています。ぜひ最後までお読みくださいね。

業務日誌が必要な理由

まずは、訪問介護で業務日誌が必要な理由をきちんと理解し、スタッフの皆さんに周知しておきましょう。
「言われたから」「書く規則だから」と思いながら書いていると億劫に感じるのはもちろん、適当に記入してしまうことも。業務日誌が必要な理由を把握しましょう。

請求の根拠として

まず一番に、業務日誌は介護報酬請求の根拠として使用されます。介護保険法でサービス提供の記録と保管が義務付けられています。請求時にいつも業務日誌を提出するということはありませんが、実績として請求をあげているにも関わらず業務日誌がない、もしくは不備があるといった場合は返戻（請求書類の差し戻し）となり、支払いが遅れたり、場合によっては支払われないなど、事業所としてはもちろん、職員の給与の支払いにも直結するリスクとなりえます。

事業所の運営のため、法律的にも業務日誌は重要であるということを理解しておきましょう。

安定したサービスを提供するため

介護サービスには複数の介護者が関わります。その際、介護者によってサービスの質の差が出ないようにする必要があります。安定したサービスを提供するために業務日誌が欠かせないものになります。

スタッフ間で会って話す機会はあまりないでしょう。そこで報告連絡がうまくいくよう、業務日誌が役立ちます。業務日誌を見れば、前回の介護者はどんなサービスを提供したのか利用者様の様子は、以前と比べてどうなのかというのがひと目でわかります。

情報共有のため

介護は目に見えないサービスを提供する仕事です。どんなサービスを提供したのか形に残らないため、業務日誌を書いて見える化しておくことが大切です。日々どんなサービスを提供したか書くことで、情報共有に役立ちます。

また、利用者の家族がどんなサービスを受けているのか知りたいときに、業務日誌があればサービス内容がすぐにわかります。紙のものであれば複写の原紙もしくは控えをお渡しすることが多いと思いますが、業務日誌はスタッフ間、家族との情報を共有するのにも欠かせないものなのです。

ケアプラン作成のため

介護者が提供するサービスは、ケアプランに基づいて行われます。ケアプランを作成するケアマネジャーは毎日利用者様と顔を合わせるわけではありません。ケアマネジャーが利用者様がどんな様子か知るのに、業務日誌が大きな役割を果たすのです。利用者さまひとりひとりにあったケアプランを作成するためには、業務日誌が欠かせない書類となっています。

業務日誌をキャプスショップで見る

申し送りの実例

業務日誌で利用者の状況を共有するためには申し送りの内容が大切です。実施したサービス種類の記録はチェック項目になっている場合がほとんどですが、備考欄、特記事項の部分で記述式になっている場合、何も書いていないと後で見返した時に記入漏れかなと勘違いする場合も出てきます。「特変なし」と書く人も多いですが、いつもと同じでどうなのか、具体的に書いておくといいですね。

また、下記のような場合は記述しておくといいでしょう。

いつもと様子が違うとき

熱もなく話しかけてもぼんやりしている、顔色が悪いなどがある場合は「話しかけても返事が遅れがち」「顔色が悪く言葉が出にくい様子」など事実を具体的に書くようにしましょう。本人が話した内容についても様子を表す内容の場合は具体的に書いておくことが大切です。

サービスができなかった場合

入浴介助や食事の介助のはずが、利用者が拒否するなどサービスが提供できない場合もありますね。そんなときには

入浴を促すが「今日は入らない」と言うので理由を聞くと、「入りたくない」の一点ばりでした。「体を拭くことを提案するとそれが良いと言うので、お風呂は辞めて体を拭きました」嫌がられたときにどんな対応をし、どんなサービスをしたのか書くと良いでしょう。他の介護者の参考にもなりますね。

ケガやアザがあったり、転倒したりした場合

身体介護をしているときに、ケガやアザを見つけたときには場所や状態を細かく書きましょう。

✖️「足にあざがありました」

○「お風呂介助をしているときに左太もも膝の上あたりに3㎝ほどの青いあざを見つけました」本人に聞くと「覚えていない。痛くない」と話していました。

と事実を詳細に書きましょう。

会話の内容

会話した内容を書いておくのもいいですね。利用者様が何に興味を持っているか、気になっているか書いておくと新しい介護者もコミュニケーションを取りやすいです。会話全てを書かなくても、気になった言葉だけメモ程度に書くといいですよ。

部屋の様子が気になったとき

「部屋が散らかっており、床に色々なものが散乱していた」「タオルがいつもの場所になく、全然違う場所にあった」など今までできていたことができないようになると、認知症など病気の進行に関係している場合もあります。小さな変化も気になった場合は特記事項に書きましょう。症状が進まないか。複数の介護者の目で見守る必要があります。

近年の業務日誌事情

2020年頃までは紙の日誌がまだまだ主流でしたが、2020年以降、国のICT化推進の動きから補助金なども多く、介護業界も急激にシステム化が進んできました。

そもそもサービス実施の記録と保管の義務はあっても、「紙」であるべき、や、「押印すべき」といった定めはありません（一部自治体を除く）。
そうした認識が徐々に広まり、現在は紙の日誌であっても押印は廃止していたり、紙を廃止しスマートフォンやタブレットで記録、データとしてクラウド上に保管する介護事業所が多くなってきています。

また、特定事業所加算の取得も背景にあります。介護事業所では特定事業所加算の取得が売上確保のカギともいえる状況です。しかし、特定事業所加算取得の要件にはサービス毎の「事前指示」と「適宜報告」があり、紙の日誌での運用ではほぼ不可能ともいえます。

こうした背景もあり、業務日誌は今後もますますICT化が進んでいくでしょう。