介護記録ソフトはとことん無料で使って選ぼう

訪問介護記録ソフトも選択肢が多くなり、無料お試し期間を活用してどのソフトにするかを検討しようと考えている事業所様も多いのではないでしょうか。

介護記録ソフトやケア記録アプリには事業所規模や使い勝手に合わせ、さまざまな機能のものがあります。日々の業務に使うものだからこそ各社のソフトをじっくり試して失敗なく導入したいもの。

しかし、忙しい日々のなかで、いくつものソフトをお試しするとなると疲弊してしまいます。

この記事では介護記録を電子化できるソフトのメリットや、無料お試し期間が設けられている介護記録ソフト、効率的に選ぶコツについてお伝えします。

訪問介護記録を電子化できるソフトを活用しよう

まずは、介護記録を電子化したときの特徴とメリットについて見ていきましょう。

デジタルタイプの介護記録の特徴

介護記録の電子化には、以下のような特徴があります。

書類のファイリング・保管に多大なスペースを割く必要がない
情報はクラウド/もしくはパソコン上で管理
ペーパーレス化に一役買ってくれる存在
複数の書類の紐づけが可能なソフトもある
パソコンで使うソフトのほか、スマホで利用できるアプリタイプもある

介護記録を紙ベースで行っている事業所は多いですよね。

紙の介護記録は自治体のルールに準じてファイリング・保管しておかなければなりませんが、電子化することで紙の使用量が減り、ペーパーレス化にも役立ちます。

また、電子化された介護記録にはパソコンにソフトを入れて使うもののほか、スタッフが使うスマホで利用できるアプリタイプもあり、使い勝手に合わせて選ぶことができます。
パソコンにソフトをインストールして使うタイプであれば、一般的にはデータはパソコン内に保管され、クラウドシステムやアプリなどはクラウド（インターネット上）にデータが保管されます。

クラウド上にデータがあると聞くと、少し不安になるかもしれませんが、セキュリティがしっかりしていれば、それほど怖がる必要はありません。むしろ、パソコン内に保管されている場合、そのパソコンが壊れてしまったらすべてのデータを失ってしまうというリスクもあります。クラウド上で保管していれば、インターネットがつながるところであれば、どこでも、どのパソコンでも同じ情報を見られるという面ではひとつの大きな特徴ともいえるでしょう。

訪問介護記録を電子化するメリットとは？

介護記録を電子化することで得られるメリットは、次のような点です。

手書きやコピーの必要がないため、業務を効率化できる
リアルタイムでデータ共有ができるため、タイムラグが少なく業務がスムーズに行える
紙の経費削減につながる
直行直帰やテレワークが可能になる
紙の保管場所が不要になる
情報の管理が簡単になる
特定事業所加算の要件（適宜報告）が可能になる

介護記録の電子化の最大のメリットは、業務の効率化です。

紙の介護記録の場合、手書きで記入するため時間がかかるうえに、読みやすさはその人の書く文字に依ります。そのため、記録のチェックに時間がかかってしまうことも。

また、まとめて提出されがちな介護記録ですが、データであればリアルタイムでの共有が可能となり、業務の平均化が可能です。データを取り出したり共有したりといったことも、紙より断然時短になります。

今後、訪問介護事業所で算定が必須とも言われる特定事業所加算の算定要件のひとつに「適宜報告」がありますが、これはそもそも紙の介護記録ではほぼ不可能です。介護記録を電子化することで、特定事業所加算の要件クリアにつながるというのも大きなメリットです。

無料お試しができる訪問介護記録ソフトやアプリを選ぼう

介護記録を電子化するメリットについてはおわかりいただけたでしょうか。

とはいえ、費用負担は最も気になるところ。また、導入したはいいが、結局使えなかった。なんてことは避けたいですよね。

新たにソフトやアプリを導入する際は、無料お試し期間があるものがおすすめです。管理者の方だけでなく、実際に使うスタッフたちも納得して導入したいものです。多くのシステムやアプリが無料期間を設けていますので、期間いっぱいしっかりと使ってみることをおすすめします。

しかし、お試しとはいえ、ある程度使い勝手や機能を確かめようとすると、データを入れこんだり、操作説明が必要など、負担感はあります。何社も何社もお試しをすると、それだけでスタッフも疲弊してしまい、面倒に感じてしまうかもしれません。

訪問介護ソフトを効率的に選ぶコツ

せっかくソフト導入に前向きになったのにも関わらず、ソフト選びに疲弊してしまうのを避けるためには、無料お試しの段階で2社程度まで絞るのがおすすめです。

気になるソフトのホームページから資料を請求する

まずは、インターネット検索などで、いろいろなソフトを調べるところからスタートすると思いますが、ホームページで何社ものソフトの詳細を見て比較していくというのは意外と時間もかかり、非効率です。

アナログな方法ではありますが、詳細まで目を通しすぎず、気になったものは気軽に資料請求をしてみましょう。

詳細の確認や比較にはパンフレットなどで見る方が意外と時短になりますし、資料請求時にサポートの体制やお得なキャンペーンなどの情報がわかることもあります。

事業所の規模や環境に合わせて選ぶ

最も気になるポイントが費用かもしれませんが、安いから「今はこれでいいや」、高いから「将来的に事業を大きくしたいから」と選ぶのは危険です。

家電でもそうですが、「便利機能」として備わっているものが、実際に使ってみるとまったく要らないものだったということもよくあります。しかし、その機能があるがために費用が高かったり、後々のメンテナンスでお金がかかってしまうということも。機能が少なすぎて、後々別のソフトに乗り換えなければならなくなった場合、手間もお金も結果的に増えてしまうかもしれません。

事業所の求める機能をしっかりと考慮したうえで、何がどこまで必要なのか、スタッフが使いこなせるかなど、総合的に判断するようにしましょう。