介護のシフト作成や管理をラクにするツールで業務効率アップしよう

「シフト作成・管理に時間がかかる」「シフト作成に時間がとられて介護業務に集中できない」など、介護のシフト作成に困っていませんか？

そこで検討したいのが介護シフト管理ツールの導入です。

介護シフト管理ツールは、事前にスタッフ情報・休日・希望休などを登録するだけで自動的にシフトを作成してくれるため、業務の効率化やシフトの確認ミスの防止などに非常に役に立ちます。

シフト作成にお悩みの方やシフト管理ツールの利用を検討している方はぜひチェックしてみてください。

介護のシフト管理がラクになるツール

変更が多く、日常業務のなかでも時間の取られるシフト。少しでもラクに管理できればと考える方は多いのではないでしょうか。

なかでも、エクセルを使って管理している事業所では、シフトの変更後、ヘルパーへの連絡、給与計算等の変更など、複数の作業が必要となります。介護シフト管理ツールを活用すれば、今よりもずっと管理がラクになりますよ。

介護シフト管理ツールの特徴

エクセルに長けている人であれば、関数などを活用して、システムよりも便利にシフト管理ができるということもあるかもしれません。

しかし、変更したシフトをヘルパーに共有したり、請求に関わる資料を変更したりと、二度手間・三度手間ということもありますよね。

近年増えている介護シフト作成ツールは、事前にスタッフの基本情報・雇用形態・公休・希望休などを登録しておくことで、AIにより自動で公平なシフトが作成されるものもあります。スマホアプリなどと連動していれば、共有の手間もいりません。

また、介護記録や給与計算に連動し、さらに効率アップを叶えてくれるものもあります。

介護のシフト管理ツールを使うメリット・デメリット

介護のシフト管理ツールの活用は、業務効率アップが期待できるのはもちろんですが、デメリットもあります。

導入後に後悔することがないようにメリットと併せてデメリットとなる点も理解しておきましょう。

メリット

シフト作成の時間と手間を省ける
共有がラクになる
人為的ミスを防げる

介護シフト管理ツールを導入する最大のメリットは、なんといっても業務の効率化です。

シフト管理ツールは、ある程度の段階までシフトを自動で作ってくれたり、コピー機能や共有機能などによりシフト管理の手間を大きく削減してくれます。

シフト作成や管理・共有にかかっていた時間を他の時間に充てることができれば、全体的な業務負担の軽減にも役立ちます。

また、ツールによってはチェック機能などがあり、シフトの抜けや共有漏れなどの人為的ミスを防ぐこともできるようになります。

デメリット

慣れるのに多少の時間がかかる
導入費用がかかる

介護シフト管理ツールの機能は販売会社によってさまざまですが、どうしても慣れるまでに多少の時間がかかります。

また、一般的には、初期費用や月額、年額で費用がかかります。業務効率という面では費用対効果も大きいものですが、ランニングコストについてはあらかじめ考えておく必要があるでしょう。

介護シフト管理ツールを導入するならテレッサモバイル

シフト機能のみのものももちろん便利ですが、どうせなら介護記録などの機能もついているとさらに効率アップが期待できます。

たとえば、キャプスが販売している「テレッサモバイル」は、ケアプランを作成することでシフトに連携、シフトは介護記録と連携し、サ責さんの業務負担を大きく軽減させることができます。

テレッサモバイルは、LINEで介護記録が入力・報告できるというのが大きな特徴のツールですが、その前段階であるシフト作成も大変便利です。

ケアプランに対応したシフトが自動作成され、担当者を割り当てていくだけ。重複チェックもあるので人為的ミスを防止してくれます。
シフトが割り当てられたスタッフは、自身のスマートフォンでリアルタイムで確認ができ、そのままその利用者の介護記録入力へと進むことができ、報告もスムーズ。
報告が随時あがってくるため、介護記録のチェック時間も平均化することができます。

テレッサモバイルは、介護記録に特化した「ストレージ版」と、ケアプランからシフトまで総合的に使える「ベーシック版」のふたつのプランがあります。