介護業界のペーパーレス化で業務がここまで楽に！介護現場が紙をやめるべき7つの根拠

介護の現場では、毎日の記録、申し送り、計画書、シフト管理など、多くの業務が紙を中心に回っています。しかし、紙の運用は時間も手間もかかり、ミスや情報の行き違いも起こりやすくなります。

そこで注目されているのが「ペーパーレス化」。
紙をやめるだけで、介護現場の負担は驚くほど軽くなります。

ここでは、介護事業所がペーパーレス化すべき“7つの根拠”を、現場の課題とともに分かりやすく解説します。

介護業界で紙が多い理由

まず介護現場で紙の書類が多い理由としては、

・自治体、病院へ提出する書類が多い
・保管期間が定められている書類が多い
・介護者がパソコン業務に慣れていない

の3点があげられます。

自治体や病院への提出書類は、残念ながら事業所の努力だけで減らせるものではありません。

厚生労働省では行政書類のペーパーレス化を進めているため、徐々に提出書類がWEBでもOKのものが増えてきていますが、サービス提供に関する記録は5年間の保存が義務付けられており、サービス自体は過去のものでも、長い期間、場所を取って保管しておかなくてはいけないということもあります。

また、介護現場、特に訪問介護では、スタッフの年齢層が比較的高く、パソコンやタブレットなどの電子機器に苦手意識がある人が多いため、紙の書類を使わざるを得ないという面もあるでしょう。パソコンやタブレットの使い方を覚えるのにハードルが高い世代は、紙の書類の方が慣れていて書きやすいと感じてしまいます。スタッフから反対がありペーパーレス化が進みにくい事業所も多いのではないでしょうか。

介護事業所がペーパーレス化すべき“7つの根拠”

そんな課題も念頭におき、介護事業所がペーパーレス化すべき根拠についてみていきましょう。

1. 記録時間が大幅に短縮される

紙の記録は、書く・確認する・保管するという工程が多く、どうしても時間がかかります。
デジタル化すれば、音声入力や漢字変換機能などを活用し、1日あたり30分〜1時間の削減も不可能ではありません。

2. 情報共有のスピードが圧倒的に速くなる

紙の申し送りは、スタッフ間での受け渡しや読み忘れが発生しがちです。
ペーパーレス化すれば、情報共有もスムーズに。書類を提出するために事業所に立ち寄るという時間も不要になります。

3. ヒューマンエラーが減り、記録の質が安定する

紙の記録の場合、どうしても時間がかかってしまうため、まとめて記録するということも多々あります。
時間を置いてしまうと、記憶が曖昧になり、記録漏れなどのリスクがあります。
デジタル記録なら、短時間で記録できるため、隙間時間で入力が完了。
また、誤字脱字やスタッフそれぞれの文字のクセがなくなり、一定の品質を保てるようになります。

4. 保管スペースが不要になり、管理コストも削減

記録物には保管義務があるため、紙媒体の場合、どうしてもスペースを圧迫します。
ペーパーレス化すれば、データはクラウドに保存され、保管棚・ファイル・印刷コストが丸ごと不要に。管理コストが削減されます。

5.記録の取り出しがスムーズになる

紙媒体の場合、特定の記録物を取り出すのには時間がかかります。
デジタル保管であれば、フォルダやファイル名、日付等で、必要な情報をすぐに呼び出せるため、記録を探す手間や時間の削減にもなります。

6. スタッフの負担軽減につながり、離職防止にも効果的

紙の記録は「残業の原因」になりやすい業務のひとつ。
ペーパーレス化すると、スタッフが直行直帰できるようになったり、事務作業時間が短縮。
スタッフのストレスが減り、働きやすい職場づくりに直結します。

7. 特定事業所加算の要件クリアが可能に

特定事業所加算の要件のひとつに、サービス毎の指示伝達、報告があります。
これは介護記録を紙ベースで行っている場合はほぼ不可能と言える要件です。
介護記録をデジタル化することで、特定事業所加算の要件をクリアし、事業所の安定運営につながります。

介護事業所がペーパーレス化に取り組む手順

ペーパーレス化を成功させるには、システムを導入するだけでは不十分で、現場の業務フローやスタッフの習慣を踏まえた段階的な進め方が重要です。

ここからは、介護事業所が無理なくペーパーレス化を進めるための基本ステップを紹介します。

1. 現状の紙業務を洗い出す

まずは、どの業務で紙を使っているのかを整理します。
記録、申し送り、計画書、シフト、チェック表など、紙が関わる業務を一覧化することで、どこに時間や手間がかかっているかが明確になります。

2. 優先的にデジタル化すべき業務を決める

すべてを一度にデジタル化しようとすると現場が混乱しがちです。
負担の大きい記録業務や、読み間違いが起こりやすい申し送りなど、効果が出やすい部分から着手するとスムーズに進みます。

3. スタッフ全員が使いやすい運用ルールを整える

システムを導入しただけでは定着しません。
入力ルールや確認方法を統一し、誰が使っても同じ品質で記録できる環境を整えることが大切です。

4. 導入後も定期的に改善を行う

ペーパーレス化は一度で完成するものではありません。
現場の声を聞きながら、入力項目の見直しや運用ルールの調整を行うことで、より使いやすく、効果の高い仕組みに育っていきます。

ペーパーレス化の第一歩に使いたいツール・サービス

最後に、介護事業所のペーパーレス化を叶えるツール・サービスを紹介します。

介護記録をペーパーレス化｜テレッサモバイル

介護現場でペーパーレス化をしたいけれど、一気に変えてしまうとスタッフが混乱したり、逆に業務に支障が出るのではと心配もあるでしょう。

テレッサモバイルは訪問介護の介護記録に特化したアプリです。LINEを活用しているため、導入のハードルが低いのがポイント。操作も簡単で、すぐにペーパーレス＆直行直帰が叶います。介護記録を送信したら「お疲れ様でした」というかわいいスタンプが自動で送られてくるのも楽しいですよ。

ヘルパーさんはLINEで実施記録を報告するだけというシンプルな仕組み
介護保険・障害者総合支援の介護記録に対応
ケアプランやシフト機能付きプランにいつでも変更可能
紙の記録用紙と併用可能（専用記録用紙のプレゼントもあり）

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請求まで一気通貫｜カイポケ

カイポケは、請求まで一気通貫でシステム化できるツールです。介護記録のペーパーレス化はもちろん、請求システムも変更したい（新たに導入したい）、シフトや介護記録から請求までひとつのシステムで完結できるようにしたいという事業所様におすすめです。

また、カイポケは、提供サービスが充実しているため、複数サービスを運営している/今後サービスを追加する予定がある場合はカイポケを選んでおくと安心です。カイポケの提供するサービスは以下の通りです。
・居宅介護支援
・通所介護
・訪問介護（介護・障害福祉）
・訪問看護
・放課後等デイサービス/児童発達支援
・通所リハ/デイケア
・福祉用具貸与・販売
・居宅療養管理指導
・認知症対応型通所介護
・訪問入浴
・訪問リハビリテーション
・夜間対応型訪問介護
・サ高住・有料老人ホーム

複数サービスを同一システムに統一することで、情報共有や教育の無駄を大幅に削減することができます。

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