訪問介護記録のペーパーレス化と法律｜電子記録の法的根拠と実務のポイント

近年、訪問介護の業界でもICTを使ったペーパーレス化を推進して、業務効率を向上している事業所が増えています。

一方で、記録業務をペーパーレス化したいけれど法律的に問題ないのか不安といった声も多く聞かれます。

この記事では、電子記録の法的根拠や実務上の注意点、ICT活用による業務改善の可能性までをわかりやすく解説します。

訪問介護でペーパーレスが可能な書類

まずは、訪問介護でペーパーレスが可能とされている書類について見ていきましょう。

書類	ペーパーレス可否	補足
サービス提供記録（サービス実施記録）	◎ 可能	法的に電子化が認められている
申し送り・業務日誌	◎ 可能	内部資料のため自由度が高い
シフト表	◎ 可能	電子化が一般的
バイタル・状態観察記録	◎ 可能	承認機能があれば問題なし
請求関連の内部資料	◎ 可能	電子請求が標準
契約書・同意書	△ 条件付き	電子署名が必要／高齢者対応が課題
提供票・別表	△ 条件付き	ケアマネ側の運用に依存
行政提出書類	× 難しい	多くが紙提出を求められる

なかでも、サービス提供記録は、枚数も多いことから、チェックの手間や保管場所など、多くの課題があります。

ここからは、サービス提供記録についてのペーパーレス化について見ていきましょう。

訪問介護のサービス提供記録はなぜ必要？法令上の位置づけ

まず、訪問介護におけるサービス提供記録の法的な位置づけを確認しておきましょう。

主な根拠法令

• 介護保険法施行規則 第38条：サービス提供記録の作成義務
• 指定居宅サービス等の人員、設備及び運営に関する基準 第21条：記録の保存義務（2年間）
• 介護報酬請求に関する実務通知：記録が請求の根拠となる

つまり、サービス提供記録は「サービスの証明」「報酬請求の根拠」であり、「事業所運営の法的義務」でもあります。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、IT技術を活かしたコミュニケーションである「ICT」などを利用して、紙を使ったやり取りを減らしていく取り組みです。

これまで紙で提出することが一般的だった介護実施記録などをペーパーレス化することで、介護職員の負担を減らしていくことなどを目指しています。

ペーパーレス化は法律的に認められているのか？

結論から言えば、訪問介護のサービス提供記録を電子化することは法律上認められています。紙の記録の場合、当然にされていた押印も、法律上「必要」とはされていません。
ただし、ペーパーレス化にはいくつかの条件を満たす必要があります。

電子記録が認められる条件

1. 記録内容が改ざんされないこと
2. 必要なときにすぐに閲覧・印刷できること
3. 保存期間を満たしていること（原則2年間）
4. 本人確認ができること

これらを満たしていれば、紙の記録と同様に法的な証拠として認められます。

実務上の注意点｜ペーパーレス化にあたって確認すべきこと

ペーパーレス化を進める際には、以下のような実務上のポイントを押さえておくと安心です。

① サービス提供責任者の確認体制

• 電子記録でも「サ責の確認・承認」が必要
• パソコンやスマホで作成された記録を、サ責がリアルタイムで確認できる仕組みが理想

② 記録の保存とバックアップ

• クラウド保存だけでなく、定期的なバックアップを推奨
• サーバー障害やデータ消失に備えて、PDF出力やCSV保存も検討

③ 利用者情報の保護

• 個人情報保護法に基づき、記録データの取り扱いには十分な配慮が必要
• パスワード管理・アクセス制限・暗号化などのセキュリティ対策を講じる

サービス提供記録のペーパーレス化のメリット

サービス提供記録をペーパーレス化することで、現場の負担は大きく軽減されます。

業務の効率化

「提出のために事業所に立ち寄る必要がない」「提出されたデータを転記する手間がなくなる」など、電子化によってペーパーレスが実現されると業務効率が向上します。

スタッフは直行直帰が可能となるため、これまで移動にかかっていた時間や経費の削減にもつながるでしょう。

保管場所がいらない

サービス提供記録を電子化してペーパーレス化できれば、記録用紙を保管するための場所は必要なくなります。

また、記録用紙を管理しておく個人ファイルなどの備品もいらなくなり、決められた順番に並べる手間もありません。

パソコン上でデータ管理ができれば、検索もスムーズに行えるようになるでしょう。

情報共有がスムーズ

サービス提供記録を電子化すると、報告内容がリアルタイムで閲覧できるため、情報共有もスムーズです。利用者の状況をすぐに把握でき、スタッフへの伝達もスピーディに行うことができます。

急なシフト変更やトラブル発生時にも状況把握がしやすくなるでしょう。

ペーパーレス化を実現するITツール

訪問介護事業所でペーパーレスを実現することで、業務効率が上がり、多くのメリットがあることがおわかりいただけたと思います。

ここからは、そんなペーパーレス化を実現するITツールをご紹介します。

サービス提供記録に特化｜テレッサモバイル

訪問介護のサービス提供記録に特化したテレッサモバイルは、LINEアプリを活用した、スマホからケア記録の報告が行えるシステムです。

使い慣れたスマホやLINEをそのまま使えるため、ITが苦手な人にも受け入れられやすく、導入時に新たなアプリをインストールするなどの手間がいらないのが特徴です。

記録がリアルタイムで報告できるようになれば、スタッフは直行直帰ができるようになり、働きやすさにも大きなメリットとなるでしょう。

テレッサモバイルの主な特徴

• LINEで記録を入力・送信
• サ責がリアルタイムで確認・指示
• 申し送りはテンプレートから入力でき、効率アップ
• 紙の記録と併用できる設計で安心（１年間は専用記録用紙の無料プレゼントもあり）
• サポートも直接LINEですぐにつながる安心感
• 慣れてきたらシフトなどの機能がついたバージョンに切り替え可能

サービス提供記録のペーパーレス化は、特定事業所加算算定要件のクリアにも役立ちます。

なかなかペーパーレス化に踏み切れないという事業所様も、ぜひ使ってみてください。

請求まで一気通貫｜カイポケ

カイポケは、請求まで一気通貫でシステム化できるツールです。請求システムも変更したい（新たに導入したい）、シフトや介護記録から請求までひとつのシステムで完結できるようにしたいという事業所様におすすめです。

また、カイポケは、提供サービスが充実しているため、複数サービスを運営している/今後サービスを追加する予定がある場合はカイポケを選んでおくと安心です。

シフトから請求までペーパーレス化を進め、業務効率をぐぐっとアップしたいなら、カイポケをご検討ください！

ペーパーレス化の第一歩｜スキャニングサービス

システム化はまだ難しいけれど、日々の書類に困っているという事業所様は、まずは書類の電子保管からスタートしてみてはいかがでしょうか。

スキャニングサービスは、溜まった書類をPDFもしくはJPG形式のデータに変換してくれるサービスです。

書類を保管していたファイルも保管庫も不要に！すっきり快適になること間違いありません。スキャニングサービスを利用して、小さなところから効率を上げていきましょう。

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投稿者プロフィール

りんご

5年にわたり祖母の介護を経験。その経験を元に、介護の世界へ。
現在はライターとして介護の記事を中心に執筆中。

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