訪問介護の業務日誌は必要？近年の日誌事情を深堀りします！

訪問介護事業所において「業務日誌」は必要なのかという点は疑問に感じる人も多いでしょう。

そもそも、「業務日誌」と呼ばれている物の定義からみていくと、業務日誌は、ヘルパーの1日の活動を記録するものがそれにあたります。

結論から言えば、訪問介護では法令上「業務日誌」という名称の書類の記録や保管、提出については定められていません。

しかし、給与計算等のために作成している事業所も多いのではないでしょうか。

細かい業務内容までは必要なくとも、ヘルパーごとに、どれぐらいの時間、何の業務をしたかなどは事業所的には記録しておく必要がありますが、最近はサービス実施記録やシステムで管理している事業所も多くなっています。

キャプスの業務日誌は、ヘルパーごとに1ヵ月分の記録が残せます。
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業務日誌は法令上必要ないとされる一方、利用者へのサービス提供の記録となる「サービス実施記録」は、請求の根拠として記録・保管する必要があります。
ここからは、サービス実施記録の必要性と事務作業効率を上げるためのツールについて紹介していきます。

サービス実施記録について課題を感じている事業所様はぜひ最後までお読みください。

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サービス実施記録が必要な理由

サービス実施記録は、以下の理由から記録・保管の必要があります。

請求の根拠として

まず一番に、介護保険法でサービス提供の記録と保管が義務付けられており、サービス実施記録は介護報酬請求の根拠として使用されます。
請求時にサービス実施記録を提出するということはありませんが、実績として請求をあげているにも関わらず記録がない、もしくは不備があるといった場合は返戻（請求書類の差し戻し）となり、支払いが遅れたり、場合によっては支払われないなど、事業所としてはもちろん、職員の給与の支払いにも直結するリスクとなりえます。

事業所の運営のため、法律的にもサービス実施記録は重要であるということを理解しておきましょう。

情報共有し安定したサービスを提供するため

介護サービスには複数の介護者が関わります。その際、きちんと利用者の情報が共有され、介護者によってサービスの質に差が出ないようにする必要があります。安定したサービスを提供するためにサービス実施記録が欠かせないものになります。

ケアプラン作成のため

介護者が提供するサービスは、ケアプランに基づいて行われます。ケアプランを作成するケアマネジャーは毎日利用者と顔を合わせるわけではありません。ケアマネジャーが利用者の様子を知るために、サービス実施記録が大きな役割を果たすのです。利用者ひとりひとりの状況に沿ったケアプランを作成するためには、サービス実施記録が欠かせません。

申し送りの実例

サービス実施記録で利用者の状況を共有するためには申し送りの内容が大切です。実施したサービス種類の記録はチェック項目になっている場合がほとんどですが、備考欄、特記事項の部分で記述式になっている場合、何も書いていないと後で見返した時に記入漏れかなと勘違いする場合も出てきます。「特変なし」と書く人も多いですが、いつもと同じでどうなのか、具体的に書いておくといいですね。

また、下記のような場合は記述しておくといいでしょう。

いつもと様子が違うとき

熱もなく話しかけてもぼんやりしている、顔色が悪いなどがある場合は「話しかけても返事が遅れがち」「顔色が悪く言葉が出にくい様子」など事実を具体的に書くようにしましょう。本人が話した内容についても様子を表す内容の場合は具体的に書いておくことが大切です。

サービスができなかった場合

入浴介助や食事の介助のはずが、利用者が拒否するなどサービスが提供できない場合もあります。そんなときには

入浴を促すが「今日は入らない」と言うので理由を聞くと、「入りたくない」の一点ばりでした。「体を拭くことを提案するとそれが良いと言うので、お風呂は辞めて体を拭きました」
どのような反応があり、それに対してどのような対応をしたのかを詳しく書くと良いでしょう。他の介護者の参考にもなります。

ケガやアザがあったり、転倒したりした場合

身体介護をしているときに、ケガやアザを見つけたときには場所や状態を細かく書きましょう。

✖️「足にあざがありました」

○「お風呂介助をしているときに左太もも膝の上あたりに3㎝ほどの青いあざを見つけました」本人に聞くと「覚えていない。痛くない」と話していました。

と事実を詳細に書きましょう。

会話の内容

会話した内容を書いておくのもいいですね。利用者様が何に興味を持っているか、気になっているか書いておくと新しい介護者もコミュニケーションを取りやすいです。会話全てを書かなくても、気になった言葉だけメモ程度に書くといいですよ。

部屋の様子が気になったとき

「部屋が散らかっており、床に色々なものが散乱していた」「タオルがいつもの場所になく、全然違う場所にあった」など今までできていたことができないようになると、認知症など病気の進行に関係している場合もあります。小さな変化も気になった場合は特記事項に書きましょう。症状が進まないか。複数の介護者の目で見守る必要があります。

近年の業務に関わる日誌事情

2020年頃までは紙の日誌がまだまだ主流でしたが、2020年以降、国のICT化推進の動きから補助金なども多く、介護業界も急激にシステム化が進んできました。

そもそもサービス実施の記録と保管の義務はあっても、「紙」であるべき、や、「押印すべき」といった定めはありません（一部自治体を除く）。
そうした認識が徐々に広まり、現在は紙の日誌であっても押印は廃止していたり、紙を廃止しスマートフォンやタブレットで記録、データとしてクラウド上に保管する介護事業所が多くなってきています。

また、特定事業所加算の取得も背景にあります。介護事業所では特定事業所加算の取得が売上確保のカギともいえる状況です。しかし、特定事業所加算取得の要件にはサービス毎の「事前指示」と「適宜報告」があり、紙の日誌での運用ではほぼ不可能ともいえます。

こうした背景もあり、介護業界の日誌などの書類は今後ますますICT化が進んでいくでしょう。

訪問介護のサービス実施記録をラクにするツール

介護事業所として必要なサービス実施記録ですが、ヘルパーにとってもサ責にとっても負担となっていませんか？

最後に、記録業務をぐっとラクにし、業務効率アップを叶えるツールを３つご紹介します。

訪問介護の利益率改善に直結する「テレッサモバイル」

「テレッサモバイル」は、LINEを活用したアプリで、スマートフォンさえあればいつでもどこでも実施記録を入力・報告できます。難しいシステムやアプリの導入に苦手意識がある方もLINEなら使いこなせるでしょう。

介護記録に特化しているため、請求システムは既存のものを使いたい、介護記録の部分だけ効率化できていない、機能の多いシステムは使いこなせるか心配、まずは介護記録のみシステム化したい、という事業所様におすすめです。導入時のハードルを低くし、スムーズに記録の電子化、事務作業の効率化を図ります。

サービス実施記録をどこでもリアルタイムでLINEから報告（直行直帰が可能に）
音声入力、申し送りのテンプレート活用ができ記録時間が大幅削減
サ責さんの業務効率アップ（残業代の削減にも）
適宜報告が可能になり特定事業所加算取得要件をクリア
シフトやケアプランの管理もテレッサモバイルで

よく使う申し送りの例文はテンプレートとして登録することで繰り返し利用することができ便利です。
サービス実施記録の電子化で最も課題となる費用は、月額1,980円～とリーズナブル。また、サポートは電話、オンラインに加え、LINEで問い合わせできるので、ヘルパーさんが出先でお困りの場合も直接連絡ができ安心です。

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