サービス実施記録を電子化して特定事業所加算算定をかなえよう！

近年、訪問介護事業所の業務効率や生産性を上げるため、サービス実施記録の電子化を行う事業所が増えてきています。

しかし、日々忙しい介護事業所にとって、効率化だと言われている電子化を取り入れる過程が「非効率」と感じていることもあるかもしれません。

今まで紙で問題なくできているのにわざわざ操作を覚えたり、スタッフに教える時間のほうが無駄！操作方法がわからない、めんどくさいと感じるスタッフが絶対にいるはずだからイヤ！紙の費用だけでまかなえているのに、システムの費用がかかるのは負担が大きすぎる！

今もサービス実施記録を紙で残している事業所の多くは、こうした考えによるものが多いのではないでしょうか。

確かにこれまで長年問題なく行ってきた流れを変えるということは時間も労力もかかり、「このままでいいかな」と思いがちです。

一方、サービス実施記録の電子化は特定事業所加算の算定要件をクリアすることが可能になり、安定的な事業所運営にプラスに働きます。

事業所に合った適切なシステムを導入することで、慣れる期間は1～3ヶ月程度、その後は事業所やスタッフにとってメリットを感じやすくなりますので、今一度、検討の余地はあるかもしれません。

この記事では、サービス実施記録の電子化のメリットと、特定事業所加算取得との関わりについて紐解いていきます。

サービス実施記録を電子化するメリット

まずはサービス実施記録を電子化するメリットについて３つの観点からみていきましょう。

サービス実施の記録と保管の効率化

紙での記録に慣れていると、スマートフォンやタブレットを使った記録方法よりも早くてラクだと感じる人も多いでしょう。しかし、スマートフォンやタブレットも、使い始めると「意外とラクかも」と感じる場面もあります。

今ではほとんどの人がメッセージや電話、検索に、スマートフォンを利用していますよね。スマートフォンの操作自体は幅広い年齢層で問題なさそうです。

サービス実施記録の電子化の際は、スマートフォンやタブレット上でアプリを操作して行います。サービス実施の際に記録用紙とペンを持ち運ぶ必要がなくなり、折れる・破れる心配もなく、どこでも記録することができます。申し送りなどは音声入力ができれば、漢字に迷う時間も短縮され、スムーズに記録が進みます。

何よりも、記録が終わったらすぐに報告をあげることができるので、ヘルパーさんは直行直帰ができるようになり、サ責さんはリアルタイムで報告の確認、チェックを行えるようになり、負担感はぐっと減りますよね。

また、報告があがってきた記録は、データとしてパソコン上もしくはクラウド上（インターネット上）に保管することができます。大量の紙を保管する手間と場所が不要となり、必要なときに必要なデータをすぐに取り出せるようになるのです。

サービス実施記録の電子化は、「書く時間」そのものよりも、それに付随する提出の時間、チェックの時間、保管や整理の時間を大幅に削減できます。

記録の正確性とセキュリティの向上

サービス実施記録の電子化は、記録の正確性を向上させることができます。

前述のとおり、音声入力ができたり、漢字変換機能があるスマートフォンやタブレットは、漢字などの記入ミスを防止できます。また、テンプレートや自動入力機能が利用できるシステムであれば、事業所の方針に沿って、記入する内容をテンプレート化し、スタッフの記録方法に統一感を持たせることもできます。

サービス実施記録の、特に申し送りの部分については、スタッフそれぞれの感覚や慣れに依るところが大きく、書いておいて欲しい内容が抜けているということも多々あります。

教育はもちろんですが、システム的にある程度フォーマット化しておくことで、記入漏れを防ぐこともできます。

また、誤字脱字や読みにくさなども手書きの記録にはよくある課題です。読みにくい文章はそれだけで時間を取られますので、データで記録が読めるというのはサ責の方にとっても助かりますよね。

セキュリティ面を考えてみましょう。

紙ベースのものは、持ち運ぶ際に鍵をつけておくというわけにはなかなかいきません。スタッフがどこかに置き忘れてしまった、という話もたびたび聞きます。スマートフォンやタブレットも、置き忘れなどは心配ですが、画面ロック機能があるためセキュリティ上安心です。

また、データは主にクラウド上（インターネット上）で保管するため、タブレットやパソコンが壊れたということがあったとしても、データは守られます。近年、BCPの観点からも、データの保管は重要なポイントとなっています。火災や水害などの災害で、データが紛失・消滅してしまうリスクから、クラウドであれば守ることができます。

セキュリティ対策とは、漏洩や攻撃などのリスクだけでなく、大切なデータを紛失しないという面でも意識することが大切です。

情報共有の円滑化

サービス実施記録の電子化は、スタッフや関係者間での情報共有と連携が円滑に行えるようになります。

データを家族に送付したり、実施記録の内容からスタッフへの引継ぎ事項を送れるということだけでなく、その情報共有のスピードもポイントです。

記録用紙の場合、スタッフが事業所に提出するまでに時間がかかります。場合によっては月末や翌月まで提出されないということもあるかもしれません。

もちろん、重要な事項については電話などで連絡があるかもしれませんが、細かい情報については提出されるまでわからないということもあります。それではスタッフや関係者、利用者家族との情報共有にも、タイムラグが生じてしまいます。

サービス実施記録の報告がリアルタイムであがるようになれば、情報共有が円滑に行われ、サービスの質向上、利用者や利用者家族の満足度アップにもつながります。

特定事業所加算取得で安定運営

特定事業所加算の算定要件には「適宜報告」。具体的には「サービス提供ごとの指示・報告」が必要となります。

これは特定事業所加算の要件のなかで最もハードルが高いと言われており、紙ベースではそもそも不可能に近いでしょう。特定事業所加算算定のためにサービス実施記録の電子化をスタートする事業所も多くあります。

特定事業所加算は加算率が高く、加算金額に関しては使途制限なく活用できるため、事業所の安定運営、サービスの質やスタッフの満足度アップにと、取得には多くのメリットがあります。

サービス実施記録の電子化のファーストステップ

訪問介護サービスの電子化には、専用のシステムやアプリを活用することが一般的です。

2020年頃からサービス実施記録機能付きシステムやアプリのニーズが高まり、現在は約半数以上の介護事業所が電子化をしているというデータもあります。

しかし、機能も金額も様々なシステムやアプリから、事業所に合ったものを見つけるのは意外と大変です。

導入を検討する際は、事業所としてどのような点に重点を置くかを、以下のように考えてみると良いでしょう。

・請求ソフトは導入しているがサービス実施記録は紙なので、サービス実施記録の部分だけを電子化するシステムにしたい
・シフトやケアプランも総合的にシステム化したい
・とにかく導入がラクで低価格なものを探したい

このように、事業所の規模や業務の課題から探していくことで、システム探しの時間と労力を削減することができますよ。

サービス実施記録の電子化にはテレッサモバイル

低価格・高齢ヘルパーさんでもすぐに使える・サービス実施記録の電子化に特化したシステムが「テレッサモバイル」です。

テレッサモバイルはLINEアプリを活用してサービス実施記録を記録・報告できるので、操作方法も簡単。月額1980円～と、低価格なのもポイントです。

これまでどのシステムもうまくいかなかった、スタッフから反対があったなど、なかなか実施記録の電子化が叶わなかった事業所も、テレッサモバイルならスムーズに導入いただけるかもしれません。

サービス実施記録の記録と報告に特化した「ストレージ版」、特定事業所加算取得と、さらなる業務効率UPを目指し、ケアプランやシフト、指示伝達機能もついた「ベーシック版」の２つのプランがあり、どちらの場合も、ご希望の事業所様には専用のサービス実施記録が無料でプレゼント。すぐに全員がスマートフォンやタブレットで記録ができなくても併用して使えるので安心です。（※冊数制限あり）

サービス実施記録がリアルタイムで報告できるので、スタッフは直行直帰が可能になり、サ責さんはすぐに確認ができるので、業務効率がぐっと上がります。

LINEからも気軽に質問していただけます。ヘルパーさんが現場で操作方法で困ったときも、すぐにサポートセンターへLINEで問い合わせできるのは助かりますよね。

ぜひ、まずは無料お試しで操作感をお試しくださいね。