介護のシフト管理も介護記録も｜無料ではじめられるテレッサモバイル

介護現場でのシフト管理は、早番や遅番、夜勤などさまざまな勤務形態があり複雑なため、作成に時間がかかってしまう方は多いのではないでしょうか？シフト作成後も急なトラブルや欠勤などにより、勤務変更を余儀なくされる場合もあるでしょう。

本記事では介護現場のシフト管理を簡単にしてくれて、介護記録も電子化できる、無料ではじめられるアプリを紹介します。また、介護現場のシフト管理アプリの必要性やシフト管理の注意点、シフト管理アプリの選び方なども解説します。

シフト管理で苦労している事業所の担当者は、ぜひご覧ください。

介護現場のシフト管理アプリの必要性

冒頭でもお伝えしたとおり、介護現場のシフト管理は複雑な勤務形態や急なトラブル等により、作成や管理が現場の大きな負担となっています。一般企業の平日勤務で土日祝休みというわけではありませんし、労働基準法や人員基準の配置要件といったことも気にする必要があります。

特に介護現場では人手不足の事業所が多く、時間外労働や休日出勤が必要な状況も出てきます。そのため36協定を締結、届出し従業員に周知しなければいけません。
参考：厚生労働省「介護労働者の労働条件の 確保・改善のポイント」

介護現場は通常のシフト管理だけでなく、介護ならではのルールや複雑さに対応することが大事です。事業所によっては現場で介護業務をしながらシフト管理を行なっている担当者も少なくないでしょう。そういった方々の負担を減らすことはもちろん、より介護現場での業務を効率化させるためにも、介護現場に特化したシフト管理アプリは必要不可欠ともいえるでしょう。

介護現場のシフト管理の注意点3選

介護現場でシフト管理をする際は、以下3つの点に注意しましょう。

• 勤務形態を把握する
• 出勤の並びをバランス良くする
• シフト作成時のルールを設ける

特にルールを決めないと、シフトのバランスが崩れるだけでなく、職員によってバラツキが出て不平等になり不満が生じる可能性もあります。

シフトのバランスが悪いと「あの人は早番ばかり」「あの人の方が夜勤が多い」「なんで遅番の後に早番なのか？」など、職員のストレスにもつながり現場の業務に支障が出ることも考えられます。

勤務形態を把握する

まずは自分が働いている職場の勤務形態を把握しましょう。

介護現場の多くは日勤と夜勤で人が入れ替わる「2交代制」です。出勤人数が少なくても対応できるメリットがある反面、長時間労働への対策や休日の確保などデメリットもあります。

そのほか「3交代制」を導入したり「4交代制」といったイレギュラーな勤務形態を取り入れている事業所も存在します。シフト作成は難しくなりますが、現場スタッフのことを考えると、臨機応変に勤務形態を変えれる仕組みが必要です。

あらためて今の職場の勤務形態を把握し整理しておくことをおすすめします。

出勤の並びをバランス良くする

出勤の並びをバランスよくすることは、介護現場のシフト管理において非常に重要です。なぜなら、何も考えないままシフト作成すると夜勤の後に早番を組んだり、日勤ばかりの週や夜勤ばかりの週が生じるなど、生活リズムに支障をきたすシフトが完成するでしょう。

筆者も現場でシフト作成をしていますが、以下のような点に注意しています。

• 遅番の後に早番を入れない
• 夜勤明けの翌日は原則休日にする
• 日勤と夜勤のバランスを気にする

といったことを気にするだけでも、シフト作成時には参考になります。

また他のスタッフとの比較もして、全員が可能な限り平等に日勤や夜勤をできるよう配慮しています。それでもスタッフから不満が出ることもありますが、よりスタッフの負担を減らす取り組みはより必要になってくるでしょう

シフト作成時のルールを設ける

介護現場のシフト作成をスムーズにしたい場合は、ある程度のルールを決めておきましょう。ルールを決めることで希望休や有休を活用しやすくなりますし、スタッフ間で不満がぶつかる可能性も軽減できます。

以下は実際に介護現場で取り入れている、シフト作成時のルールです。

• 希望休は3日まで取れる
• 希望休が他の人と重なった場合はお互いで話して決める
• 夜勤明けの翌日は公休にする
• 有休は事前に申請して取得する
• 原則5連勤までとする

などがありました。

シフト作成におけるルールはスタッフ間で共有することで、シフト作成をしていないスタッフにも負担を理解してもらうことが大切となってきます。働いている職場のシフトに関するルールを知らない人は、上司や同僚に聞いておきましょう。

介護現場のシフト管理アプリの選び方

200介護現場のシフト管理アプリの選び方は、以下3つの点を意識しましょう。

• 初心者でも簡単に使えるか
• まずは無料で利用できるか
• シフト管理以外の機能はあるか

介護現場でシフト管理アプリを導入すれば、今よりも負担は減らせるのでシフト管理に時間を取られている方は、選び方を参考にしながらぜひ検討してみてください。

初心者でも使いやすい

シフト管理のアプリを導入するにしても、使い方が複雑であったり初心者には難しい操作内容であれば負担が増えます。すると業務の効率化をするはずが、逆に非効率化を招く恐れがあるでしょう。

使いやすいアプリの特徴としては、以下の点に注目しましょう。

• 管理画面が見やすい
• 文字がたくさん並んでいない
• 難しい言葉が表示されていない
• すでに使っているアプリと似ている
• 選択項目が多すぎない

逆に初見で「この画面は見にくい」「選択項目が多すぎる」と感じるアプリは、業務負担が増える可能性があるので導入前にはしっかり検討することが大切です。

無料でお試しができる

いきなり月額料金を払って使わないといけない場合は注意が必要です。例えば、一度契約すると解約するのに面倒な手続きがあったり、解約画面にたどり着くのが大変だったりするとより負担が増えます。

介護のシフト管理アプリに限らず、サブスクリプションサービスにはよくある悪い事例なので注意が必要です。

そのため、事前に無料でアプリのお試しができるかを確認しましょう。実際に使ってみて良ければ導入すればいいので、不安なく契約ができます。

そのほか、良いアプリだけど事業所に合わない場合も考えられます。介護のシフト管理アプリはさまざまなものがあるので、まずは使ってみて決めることをおすすめします。

他の機能と連携している

介護のシフト管理アプリでは、シフト管理以外の機能も付いているか確認しましょう。ひとつのアプリでシフトだけでなく介護記録やケアプラン、モニタリングや業務スケジュールなども管理できれば、シフトと連携しながら効率よく使えます。

例えば訪問介護の場合にシフトで本日出勤者を確認して、同じアプリ内で提供したサービス内容や介護記録を見れれば、わざわざ事業所に寄って報告する必要もなくるでしょう。そうすれば、自宅から直行直帰も可能ですし、管理者も全体を把握しやすくなります。

介護のシフト管理アプリを検討する際は、他の機能との連携にも注目しましょう。

介護現場のシフト管理におすすめのアプリを紹介

介護のシフト管理は複雑で、通常のシフト管理アプリでは対応できない場合があります。そこでおすすめなのが「テレッサモバイル」というアプリです。

テレッサモバイルは介護現場に特化したアプリで、ケアプラン、シフト管理、介護記録までを一貫してシステム化したい事業所様にぴったりです。

事業所側のパソコンでケアプランを作ると、シフトが自動で作成されるため、ヘルパーさんを割り当てるだけ。シフトに割り当てられたヘルパーさんは、自分のスマートフォンでシフトや事前指示が確認でき、サービス実施後は介護記録をそのまま入力、リアルタイムで送信できます。

シフト作成の手間が削減できるだけではなく、シフトの周知や介護記録の提出・チェックにかかる時間も大幅に削減し、サービスの漏れ防止にも役立つと好評です。

事前指示・適宜報告が可能になるため、特定事業所加算の取得がきっかけで導入をする事業所も多いアプリですよ。

介護記録に特化した「ストレージ版」と、ケアプラン・シフトも作成できる「ベーシック版」があります。

最大2ヶ月間の無料お試し期間があるので、無料でスタートしてしっかりと使用感をチェックしてみてくださいね。

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