印鑑はもういらない？ペーパーレスの介護業界

ペーパーレス化によって印鑑の必要性も薄れてきています。この流れは介護業界においても同様です。これまで使用してきた紙の書類を削減し、印鑑による確認作業もなくすことで、業務の効率化を図っています。しかし、いまだに印鑑や紙の書類による、非効率な作業を続けている介護事業所があるのも現状です。

本記事では、介護業界における印鑑不要論とペーパーレス化の現状ついて解説します。さまざまな介護施設で紙の書類や印鑑の使用に疑問を呈し、状況が改善する過程も見てきた現役介護士の視点を含んでいるので、ぜひ参考にしてみてください。

印鑑をなくすことがペーパーレス化の第一段階

ペーパーレス化が進まない原因に、印鑑がを押すという文化が根強く残っていることが挙げられます。とくに介護業界はサービス計画書やケース記録など、さまざまな記録を紙の書類で保管しており、閲覧確認として印鑑を使用しているケースが見受けられます。

では印鑑は必ず押さなければいけないのでしょうか。印鑑の法的効力や必要な場面について、それぞれ解説していきます。

印鑑に法的効力はない

印鑑は法的な契約を結ぶために必要なのでは？と思う方もいるでしょう。介護業界でも、ケアプランと言われる介護サービス計画書には、印鑑を押す欄があります。しかし実際には、印鑑ではなくサインでもOKとなっているため、印鑑は必須ではありません。

法務省のHPでも、印鑑の押印に関して公式文書を発表しており、以下のように明文化されています。

私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。

特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、 契約の効力に影響は生じない。

押印についてのQ&A｜法務省HP

介護現場でも、令和3年度の介護報酬改定で「文書負担軽減や手続きの効率化による介護現場の業務負担軽減の推進」が掲げられました。そこで「署名・押印の見直し」や「電磁的記録による保存等」が明記され、介護業界でも印鑑の削減とペーパーレス化を進めていこうと流れになっています。

参考：令和３年度介護報酬改定の主な事項｜厚生労働省

印鑑が必要な場面もある

印鑑は契約における絶対的な法的効力はありません。しかし、政府をはじめとした公的機関と契約を結ぶ際は、押印が必要とされています。

たとえば「税務署窓口における押印の取扱いについて」は、基本押印を不要としていますが、一部の書類のみ押印しなければいけないと明記されています。

そのため、ペーパーレス化のためにいきなりすべての押印業務をなくすのではなく、まずは削減できる部分から減らしていき、業務の効率化を図るといいでしょう。

参考：税務署窓口における押印の取扱いについて｜国税庁

介護業界での印鑑削減とペーパレス化の現状

介護業界での印鑑削減とペーパーレス化について、現役の介護士である筆者が、以下3つのことについて現状をお伝えします。

• 印鑑による書類の確認作業
• いまだにFAXを使用する介護事業所がある理由
• 新しい技術を取り入れられない価値観

それぞれの詳しい内容を見ていきましょう。

印鑑による書類の確認作業

介護現場では、会議の議事録や事故報告書などの書類を、印鑑による閲覧確認で各部署に情報共有していきます。一応PCで入力し印刷しているため、電子データはあるものの、わざわざ印刷しているのが現状です。なぜなら、昔の方法にとらわれすぎていることと、新しい技術に対して消極的な姿勢があるからでしょう。

私が経験した事業所では、PC上で確認のチェックをクリックするにもかかわらず、文書にも印鑑を押すよう指示されていました。業務の負担が増えるだけでなく、印刷のコストもかかってしまうため、デメリットのほうが大きいと言えるでしょう。

いまだにFAXを使用する介護事業所がある理由

介護業界でペーパーレス化が進まない要因として、FAXを使っている事業所が多いことが挙げられます。業務の効率化やICT化を目指す事業所でさえ、FAXを使わざるを得ない状況です。なぜなら、情報のやり取りをする必要がある多くの介護や医療の施設が、いまだにFAXでの連絡を要求してくる背景があるからです。

電子データで送れば印刷する手間やFAXを送信する手間がなくなりメリットしかありません。それでもいまだにFAXを使い続けるのは、介護業界全体で大規模な変化を必要とするからでしょう。

新しい技術を取り入れられない価値観

新しいことを始めることは非常に負担がかかります。しかし、印鑑の廃止やペーパーレス化を目指した便利な技術であれば、慣れることで間違いなく今よりも負担を減らすことが可能です。

しかし人間は本来、変化を嫌う生き物です。そのため、たとえ便利な技術だとしても、新しいものを受け入れるのに抵抗が生じます。

おそらく印鑑を廃止しペーパーレス化を進めると、少なからず否定する人が現れるでしょう。「今のままでも問題ない」「新しい技術を覚えるのが大変」といった自分を正当化するような意見が出てきます。

それでも、新しい技術を取り入れることで将来的に自分達の負担が減らせられます。そのため一気に変化させるのではなく根気強く説明しながら、徐々に導入していくことが大切でしょう。

印鑑は無駄？ペーパーレス化のメリット・デメリット

介護業界におけるペーパーレス化のメリット・デメリットは、それぞれ以下のとおりです。

メリット	デメリット
・業務が効率化される ・コストが削減できる ・書類の保管場所が不要になる ・セキュリティが強化される	・ネットワークの状態に左右される ・導入するためにはコストがかかる ・IT教育が必要になる

ペーパーレス化を図ることで、業務の効率化や継続的なコスト削減などの効果が期待できます。

一方で一時的なコストがかかることや、新たな技術による教育の負担などが、デメリットとも言えるでしょう。

介護業界のおけるペーパーレス化に関する詳しい内容は、以下の記事でも解説しているのでご覧ください。

介護業界のペーパーレス化と便利なアプリを紹介～法律の観点から解説！

脱印鑑！ペーパーレス化に関するよくある質問と回答

脱印鑑とペーパーレス化に関するよくある質問は、以下の3つです。

• 印鑑や紙の書類を廃止した場合の代替方法はあるの？
• ペーパーレスできない書類はある？
• 介護現場でペーパーレス化するには何が必要？

それぞれの質問に回答していくので、ぜひ参考にしてみてください。

印鑑や紙の書類を廃止した場合の代替方法はあるの？

印鑑の代わりになるものには、以下のような電子署名ツールがあります。

• クラウドサイン
• 電子印鑑GMOサイン
• WAN-Sign

これらのツールは、データ上で実際と同じような押印が可能で、紙の書類も必要ないため業務の効率化にもなります。

個人情報が漏れてしまうのでは？と心配になる人もいるかもしれませんが、暗号を用いることでセキュリティを強化し情報漏洩を防げるため、安心して利用可能です。

ペーパーレス化できない書類はある？

法律の問題もあり、以下のような書類はペーパーレス化ができないとされています。

• 重要事項説明書
• 定期借地契約書
• 定期建物賃貸借契約書

介護業界でも、施設に入居する際は、重要事項証明書や定期建物賃貸借契約書などが必要になるでしょう。その際は、どうしても印鑑が必要です。今後、こういった重要書類の押印も廃止されることを期待したいところですが、いまだに印鑑の完全廃止までは話が進まないのが現状です。

介護現場でペーパーレス化するには何が必要？

介護現場でペーパーレス化や印鑑の削減を目指すには、介護業務に適したデータ管理ツールや新しい技術を導入するためのコスト、またスタッフへの教育体制が必要になってくるでしょう。

便利だからといって現場のスタッフの声を無視して導入しても、逆に非効率になってしまいます。そのため、導入前には事業所全体で情報を共有し、徐々に新しい取り組みをすることが大切です。

本記事でも最後に、介護現場（とくに訪問介護）でペーパーレス化を実現する便利なアプリを紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

介護現場で印鑑をなくしペーパーレス化に役立つアプリを紹介

今回は、介護現場における「印鑑不要論」と「ペーパーレス化」について解説しました。

いまだに印鑑による確認や、紙の書類にこだわりFAXをしようしている介護事業があるのが現状です。印鑑作業の削減やペーパーレス化が進んでいない介護事業所は、正直スタッフの負担を増やしているだけでメリットはないと言っても過言ではありません、スタッフの負担を軽減し、利用者に質の高い介護サービスを提供するためにも、無駄な作業の削減と業務の効率化は必須と言えるでしょう。

ここで最後に、介護現場における印鑑作業の削減とペーパーレス化を実現し、誰でも簡単に使えるアプリを紹介します。それが弊社で取り扱っている「テレッサモバイル」です。

テレッサモバイルでは、あらかじめ設定された項目ごとにチェックを入れながら介護記録を入力できるので、書く手間がなく誰でも簡単に適切な介護記録を残せます。また、スマホ一台で完結するので、ノートなどを用意する必要もありません。もちろん、面倒な印鑑捺印による確認作業もないので、業務が効率化されるでしょう。

使い方も非常に簡単で、手順に沿って入力するだけなので誰でもすぐに使いこなせます。

実際の使い方や、テレッサモバイルの活用事例は、弊社YouTubeチャンネル「介護・福祉の文具マーケットキャプス」でも紹介しているので、ぜひご覧になってみてください。