訪問介護事業所でにデジタル化を進めていきたいけれど、何から始めたらいいのかイメージが湧きにくいことも多いでしょう。介護事業所はアナログな部分が多く、業界的にもデジタル化が遅れていると言われています。
しかし、国としてもデジタル化を推奨し、デジタル化をしていかなくては報酬が上がらないという状況にもなってきています。すべてをいきなりデジタル化していくということは難しいですが、まずは事務作業の負担の大きい介護記録からはじめてみてはいかがでしょうか。
この記事では訪問介護事業所でデジタル化を進めていくために必要なこと、導入のハードルとなっている原因をひとつずつ潰していき、あなたの事業所をデジタル化に向けていくヒントを。ぜひ最後までお読みください。
訪問介護でデジタル化が進まない理由
訪問介護事業所のデジタル化は、訪問看護や介護施設に比べて遅れている傾向にあります。まずは導入のハードルとなっているその理由についてみていきましょう。
業界的にデジタルに弱い
もともと、介護サービスは人に対してのサービスとなり、パソコンやシステムといったものとは少し遠い存在の業界です。
「請求ソフト」やコピー機などは身近ですが、営業活動や報酬の流れも一般企業とは異なり、ホームページを作っている事業所もかなり少ないですよね。
一般企業への就職や転職の際にはエクセルやワードなどの勉強をする人はいても、介護業界でまずエクセルやワードを学んでから就職しようという人はほぼいません。仕事の内容がそもそも違うのです。
しかし、時代の流れにより、否応なしにパソコンやタブレット、スマートフォンを活用しなくてはならなくなっている部分もあり、なかなかそこについていけないという人も多いというのが現状です。
年齢層の高いヘルパーが多い
他のサービスに比べ訪問介護は最もヘルパーの平均年齢が高く、2022年の介護労働実態調査によると、60歳以上のスタッフが37.6％、平均年齢は54.4歳となっていました。
若い頃から働いていたヘルパーが高齢化していることに加え、若年層は比較的給与のいい施設へ就職する傾向があることや、元気な高齢者の働きたい×人手不足の訪問介護事業所の需要と供給がマッチしているということもあります。
高齢者とはいえ、近年はほとんどの人がスマートフォンを使い、LINEなどを扱うようになりましたが、パソコンやアプリ、システムなどには抵抗感が強く、新しいものをなかなか受け入れられないということもあるでしょう。
年齢層の高いヘルパーは事業所としても当然貴重で大切な人材であり、デジタル化をヘルパーから拒絶されると強く押し通せないこともあります。実際に「デジタル機器を導入するなら辞める」と高齢ヘルパーから言われ、断念したという事業所もいくつか知っています。
導入費用が高い
訪問介護事業所は小規模の事業所も多く、導入費が負担となりデジタル化が進まない面もあります。デジタル化には、どうしてもある程度の導入費用がかかります。
パソコンやタブレットなど、機器の整備、システムやアプリなどの初期費用や月額がかかるものもあります。
小規模の事業所からすると「合わない」と感じるかもしれません。長い目で見てデジタル化がプラスに働くかをしっかりと見極める必要があります。
忙しすぎて考えられない
実際、多くの訪問介護事業所が「忙しさ」が理由でデジタル化を検討できないという状況にあります。人材不足から、サ責や管理者自身もサービスに出ることが多い、日々の業務が手いっぱいで、検討する暇もなければ、デジタル化を考えたところで導入に係る操作を覚える時間、スタッフを教育する時間も取れないということもあるでしょう。
デジタル化すれば業務効率があがるとわかっていても、どうにも時間や気持ちの余裕が持てないということはあります。
訪問介護のデジタル化｜５つのメリット
ここからは訪問介護事業所がデジタル化するメリットをみていきましょう。
事務作業の効率が上がる
介護事業所で書類をデジタル化すると、書類を書くために使っていた時間が軽減します。介護現場では利用者様へのサービスと移動に忙しく、勤務が終わってから介護記録などの事務作業を行うのが常態化している事業所もあります。書類をデジタル化すると隙間時間で入力やチェックができたり、データを使用して給与計算や稼働時間などの計算ができたりと、事務作業の効率が上がります。
直行直帰が可能になる
例えば介護記録の部分をデジタル化をすると、訪問型ヘルパーは直行直帰が可能になります。スマホやタブレットで簡単に報告ができるため、次の訪問先へ行くスキマ時間で入力ができます。介護記録を提出するためだけに事業所へ立ち寄る手間が省けるためヘルパーの負担も減りますね。
サービス提供責任者の負担が減る
介護記録のデジタル化は、サービス提供責任者の負担も大きく軽減させます。ヘルパーから介護記録の提出が遅れたり、提出が月末に集中するとサービス責任者の仕事も滞ってしまいます。介護記録のデジタル化によりリアルタイムで報告が上がってくれば、サービス提供責任者は都度、自分のタイミングでチェックや処理ができるようになり、業務の平均化ができるでしょう。
特定事業所加算の要件がクリアできる
訪問介護は今後、特定事業所加算の取得がカギともいわれています。しかし、特定事業所加算の取得にはハードルの高い要件がふたつあります。
ひとつは「事前指示」。サービス毎に、サ責からヘルパーへ、利用者に対する事前情報や注意事項などを指示・伝達し、記録として残しておく必要があります。
ふたつめは、「サービス提供後の適宜報告」。サービス提供が終わる毎にヘルパーからサ責へ、サービス提供の報告を行わなければなりません。
これらは、デジタル化なくしてクリアすることはほぼ不可能に近いでしょう。デジタル化することでこれらの要件がクリアでき、特定事業所加算取得が可能になります。
訪問介護のデジタル化｜導入ハードルを潰す方法
それではここからは、デジタル化をしたいと考えてはいるけれど、ハードルを感じている方へ向けて、導入ハードルを潰す方法を考えていきましょう。
できるところからスタートする
デジタル化しようとすると、あれもこれもと広がってきてしまいます。システムなどをいろいろと見てみても、多機能なものが多く、不安になってしまいますよね。
一気にすべてをデジタル化しようとするのではなく、まずはできるところからスタートするということでハードルを下げることができます。
例えば、介護記録の部分だけをスタートし、慣れてきたらシフトも追加する、という具合です。
業務の一部分であれば、サ責にもヘルパーにも負担が少なく済みます。
新たに機器を導入しない
デジタル化を進めるのに、必ずしも新たな機器が必要というわけではありません。パソコンは最低限、事業所に1台はあるでしょう。パソコン自体にインストールするタイプの「ソフト」型の場合、パソコンが重たくて動かなくなるといったことがあるかもしれませんが、インターネットを介して使う「クラウド」型であれば、それほどパソコンの容量を気にすることはありません。今あるパソコンで充分対応できる場合が多いです。
また、タブレットを使用することになると、人数分新たに購入する必要がありますが、それぞれのヘルパーさんが使うスマホが利用できれば、機器の購入費は必要ありません。
サポートが充実している会社を選ぶ
システムなどを導入する際、管理者やサ責・ヘルパーが操作方法を習得する必要があります。しかし、管理者やサ責自身がシステムに詳しくない、ヘルパーに教える時間がないということもありますよね。
そもそもできる限り操作が簡単なシステムを選ぶということは大前提ですが、導入サポート、導入後のサポートがしっかりしているかも大切です。
マニュアルを読めば理解できる、研修会を個別で開いてくれるなど、できるだけ忙しい管理者やサ責の方の負担にならず導入が進められる会社を選ぶのがおすすめです。
IT導入補助金を活用する
介護事業所のデジタル化にはIT導入補助金が活用できます。システムなどの導入には初期費用や月額費用がかかり、初期費用はデジタル化の大きなハードルとなります。
IT導入補助金は、IT導入支援事業者となっている企業のシステムでなくては利用できませんが、採択されることで最大450万円まで、1/2の費用が補助されます（通常枠の場合）。申請すれば採択されるというものではありませんが、申請する価値はありますよね。
デジタル化の1歩にテレッサモバイルがおすすめ
ここまで見てきた介護事業所がデジタル化するための導入ハードルを潰す方法がすべてクリアできるのは、「テレッサモバイル」です。
テレッサモバイルは介護記録に特化したシステムで、LINEで介護記録を報告することができます。
ゆくゆくはシフトなどもデジタル化したいけれど、まずは介護記録だけ、という事業所にぴったり。介護記録部分だけの利用は月額1,980円～で利用できるのも助かりますよね。また、LINEを活用したシステムなので、デジタルに弱い方もスムーズに操作でき、新しく機器を購入する必要もありませんし、導入後もサポートセンターに、それぞれのヘルパーさんがLINEで質問が可能です。
もちろん、IT導入補助金の対象ツールなので、IT導入補助金の申請にチャレンジすることもできますよ。特定事業所加算の取得サポートや研修動画サービスなどもあり、多角的に訪問介護事業所をサポートしてくれます。
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投稿者プロフィール
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5年にわたり祖母の介護を経験。その経験を元に、介護の世界へ。
現在はライターとして介護の記事を中心に執筆中。
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