「シフトの変更のたびにスタッフに共有するのが大変」
「シフトの確認ミスが多発している」
「シフトの管理の負担が大きい」
介護のシフト管理や共有方法に悩んでいませんか？
介護サービスにおいてシフトは要となる大切なものです。しかし、シフトを作成し共有する作業は時間と手間がかかります。
そこで今回は、介護のシフトをLINEで管理・共有できるテレッサモバイルというシステムをご紹介します。
LINEを活用することで、リアルタイムでシフト共有でき、スタッフの負担も軽減されますので、ぜひ業務の効率UPの参考にしてみてください。
訪問介護のシフトはLINEアプリで共有できる時代へ
従来はほとんどの介護事業所が紙でシフトを共有していました。
しかし、シフト変更の多い訪問介護の現場では、シフト共有だけでも一苦労。変更後のシフトは直接連絡を取ったり、再度変更の紙を渡したりしなくてはいけません。
今ではLINEなどのツールを使って、シフトを共有する事業所も増えています。
LINEアプリでシフトを共有する方法
LINEでシフトを共有するには、シフトを書いた紙やホワイトボードなどをカメラで撮影して、写真をLINEで共有するという方法もあります。
新たに介護ソフトなどを導入しなくても手軽な方法ではありますよね。
しかし、何度も変更になる、入れ替えが発生するなど、ぐちゃぐちゃのシフトになりがちです。
そこで便利なのが介護ソフトの導入です。
最近は、介護業界も電子化が進み、請求だけでなくシフトや介護記録なども介護ソフトで管理するケースが増えています。
介護ソフト内で作成したシフトをデータ出力できるシステムであれば、そのままLINEで共有できたり、シフトに特化したアプリもあります。
それだけでも紙で配布したりするよりは時短になり、業務効率も上がりますが、新たに介護ソフトなどを導入するとなるとスタッフの教育などの労力もかかりますよね。
訪問介護の現場では、シフト・介護記録・請求まで、一貫管理する必要があり、シフトの共有がスムーズに行えないと大きな時間のロスとなってしまったり、サービスの抜けなどの重大なリスクにつながります。
そこで、LINEでシフトが共有できることに加え、介護記録なども一見管理できる、さらに高齢ヘルパーでも操作ラクラクのテレッサモバイルについてご紹介します。
LINEでシフトが共有できるテレッサモバイル
テレッサモバイルとは、LINEでシフト共有や介護記録の入力ができる訪問介護事業所のためのシステムです。
LINEの「お友達登録」ですぐにシフト確認や介護記録の作成・報告が可能になるため、スタッフに新たにアプリをダウンロードしてもらう手間もなく、普段LINEを使っているのと同じ感覚で使用できるため、高齢ヘルパーさんもすぐに慣れていただけます。
LINEでシフトを共有・確認する方法
テレッサモバイルには、介護記録に特化した「ストレージ版」と、シフト機能が使える「ベーシック版」のふたつのプランがあります。
シフト機能のついた「ベーシック版」は、サービス責任者のパソコンからの指示がスタッフのLINEにリアルタイムでつながっており、パソコン上でシフトの登録や変更がされると、スタッフはLINEのメッセージ画面にある「シフト確認」ボタンから最新のシフト情報をチェックできます。
シフトをスタッフひとりひとりに共有したり、変更内容を逐一連絡する手間が減り、サ責・ヘルパー双方の負担の軽減につながりますよね。
また、このシフト部分のボタンをクリックすれば、そのまま介護記録の入力画面に切り替わり、スムーズにサービス実施の報告を完了させることができます。急なサービスが入った場合も記録用紙を持ち運ぶ必要も、記録用紙の提出のために事業所に立ち寄る必要もなくなり、大きな負担軽減となります。
テレッサモバイルのプラン
テレッサモバイルのプランについて詳しくみていきましょう。
- ストレージ版
- ベーシック版
ストレージ版は、介護記録のみ電子化したい方向けのシンプルなプラン、ベーシック版は、介護記録やシフト作成、ケアプランなどを一括で管理ができる総合的な業務サポートプランとなっており、シフトだけでなく、介護記録の部分もまとめで電子化したい、特定事業所加算の取得や継続に役立てたいという事業所様におすすめのプランです。
シフトはシフトで作成すると、ケアプランや介護記録は別で管理しなくてはならなかったり、二重三重の管理が原因で漏れやミスが起こる可能性もあります。
ケアプランをもとにシフトが作成でき、それがそのまま介護記録の報告まで一気通貫するというのはとてもラクですよね。
テレッサモバイルで解決できるシフトの問題
訪問介護事業所の多くは、シフトにまつわるさまざまな悩みを抱えています。
訪問介護事業所のシフトに関する問題
■度々シフトが変更になり、シフト業務の負担が大きい
■サービスの漏れのリスクがある
利用者やスタッフの体調など、キャンセルや変更は日常茶飯事の訪問介護。
そのたびにシフトを変更し、共有する手間がかかります。
何より、シフトを変更したつもりが担当者を充てるのを忘れていて「抜け・漏れ」が発生したとなると、大変なリスクです。
テレッサモバイルを活用することで、シフトの変更やキャンセルがスムーズに行え、共有作業が不要になりますし、「抜け・漏れ」にも気づきやすくなります。
介護のシフトをLINEアプリで共有するメリット・デメリット
実際に、LINEでシフトを共有するようになった場合、どのような変化があるのでしょうか。この章ではLINEを活用することのメリットとデメリットを解説します。
事業所にとってメリットとデメリットのどちらが多いのか、ぜひチェックしてみてください。
メリット
- 導入のハードルが低い
- シフトの作成や共有がラクになる
- 紙の経費削減になる
- 事業所に立ち寄る負担が減る
LINEは今や老若男女問わず、多くの方が私生活のコミュニケーションツールとして利用しています。そのため、LINEでのシフト共有に切り替えても、使い慣れるのが早い傾向にあります。
シフトを紙で配布していた事業所にとっては、その都度プリントアプトする手間や経費が削減できますし、何よりもシフトの確認作業のために事業所に立ち寄っていたスタッフの手間、事業所で確認や作成を行っていたサ責の負担も軽減されます。
デメリット
- 充電が切れたら確認ができない
- LINEが使える端末が必要
- ランニングコストが必要
介護シフトの共有をLINEにすることでのデメリットは、スマホの充電が切れたら確認ができなくなってしまうことです。
日ごろから気をつけていれば問題はありませんが、充電の管理の周知は必要となるでしょう。
また、スタッフによっては「ガラケー」など、LINEに対応していない携帯電話を使っているケースがあります。そのような場合は、会社が貸し出すか、本人にLINEができる端末に変えてもらわなければなりません。
導入費や月額等のランニングコストについても考えておく必要があります。
こうしたデメリットを考えつつ、シフトをLINEで共有した場合のメリットと比較検討してみましょう。
訪問介護のシフトはLINEで共有しよう
訪問介護のシフトは、サービスの要となる大事な要素です。
ひとつの共有ミスが利用者様の信頼に影響してしまうこともあります。場合によっては命に関わることも…。
シフト共有の方法を変えることで、スタッフなど多少のハードルを感じることはありますが、テレッサモバイルはLINEを活用していることに加え、LINEでスタッフが直接質問できるなど、サポート体制も充実しています。
多くの導入事業所で「業務効率があがった」「高齢ヘルパーでも使いこなせている」といった声が上がっています。
他にもテレッサモバイルは、特定事業所加算の取得や継続に関するサポート、個別研修に関わる動画サービスも提供しており、総合的に頼ることができます。
最大で2ヶ月のお試し利用もでき、しっかりと使用感を確認してから導入することができるテレッサモバイル、今後も高齢者の増加と共に、介護サービスの需要が高まることが予想される中、介護サービスの維持・向上のために導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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