「シフトの変更のたびにスタッフに共有するのが大変」
「シフトの確認ミスが多発している」
「シフトの管理の負担が大きい」
介護のシフト管理や共有方法に悩んでいませんか？
介護サービスにおいてシフトは要となる大切なものです。
しかし、シフトを作成し共有する作業は時間と手間がかかります。
そこで今回は、介護のシフトをLINEで管理・共有できる方法や介護ソフトをご紹介します。
LINEを活用することで、リアルタイムでシフト共有でき、スタッフの負担も軽減されますので、ぜひ業務の効率UPの参考にしてみてください。
介護のシフトはLINEアプリで共有できる時代へ
従来はほとんどの事業所様が紙の用紙でシフトを共有していました。
しかし、シフト変更の多い訪問介護の現場では、シフト共有だけでも一苦労。
このような多くのサービス管理者様が頭を悩ませているシフト管理も、今やLINEアプリで共有できるようになっています。
ここでは、LINEでシフトを共有する方法やLINEの活用で解決できる介護シフトの問題について解説します。
LINEアプリでシフトを共有する方法
LINEでシフトを共有するには、介護ソフトの導入が必要です。
最近は、介護業界の電子化が進み、請求だけでなくシフトや介護記録なども介護ソフトで管理するケースが増えています。
介護ソフトは、民間の会社が提供する電子ソフトで、パソコンやスマホ、タブレットなどで利用者情報やサービス情報、シフトなどを一括管理できます。
また、各会社では、スタッフがスマホやタブレットで情報共有できるツールを用意しています。
その中の一つがLINEです。
訪問介護の現場では、訪問先で介護サービスを提供した後に事業所に戻る時間は大きなロスとなってしまいます。
しかし、LINEなどのツールを使ってすぐにその場で情報共有ができるようになると、時間も労力も大きく削減できるようになります。
LINEアプリの活用で解決できる介護シフトの問題
訪問介護の現場でLINEを活用することで、以下のような問題が解決します。
- シフト共有の手間と時間がかかる
- 確認ミスが起きる
- サービス責任者のシフト業務の負担が大きい
従来はシフトに変更点が出ると、ホワイトボードなどで共有されることがほとんどでした。
しかし、それではスタッフが都度確認しに来なければならず、手間と時間がかかります。
LINEを活用することで、変更が生じたらすぐに共有でき、スタッフはいつでもどこでもスマホでチェックできるようになります。
さらに、サービス責任者は、パソコンで変更点を登録するだけで全スタッフに共有されるので業務が非常にラクになります。
介護のシフトをLINEアプリで共有するメリット・デメリット
今まで紙の用紙でシフトを管理していたのをLINEに切り替えるのは勇気がいります。
また、導入費用もかかるため、慎重に検討したいところです。
この章ではLINEを活用することのメリットとデメリットを解説します。
実際に使ったときに事業所で活用しやすいのか、ぜひチェックしてみてください。
メリット
- LINEは使い慣れるのが早い
- シフトの作成や共有がラクになる
- 紙の経費削減になる
LINEは今や老若男女問わず、多くの方が私生活のコミュニケーションツールとして利用しています。
そのため、LINEでのシフト共有に切り替えても、使い慣れるのが早い傾向にあります。
また、介護ソフトを導入すると、シフト共有だけでなく介護記録もLINEで入力・報告できるようになります。
シフトも介護記録も紙の用紙で管理をすると、その分経費がかかり保管場所も必要です。
LINEを活用すれば、パソコンやスマホで完結できるため経費削減にもつながるでしょう。
なお、紙でデータを出したい場合は、出力機能があるので臨機応変に対応が可能です。
デメリット
- 充電が切れたら確認ができない
- LINEが使える端末が必要
介護シフトの共有をLINEにすることでのデメリットは、万が一現場でスマホの充電が切れたら確認ができなくなってしまうことです。
日ごろから気をつけていれば問題はありませんが、充電の管理の周知は必要となるでしょう。
また、スタッフによってはガラケーや電話とメールのみのスマホを使っているケースがあります。
そのような場合は、会社が貸し出すか、本人にLINEができる端末に変えてもらわなければなりません。
介護シフトをLINEアプリで管理・共有できるテレッサモバイル
介護シフトをLINEで管理・共有できる介護ソフトの一つが「テレッサモバイル」です。
現在は、多くの介護ソフトが出ていますが、LINEでシフトや介護記録を管理できるものは多くはありません。
では、テレッサモバイルとはどのような介護ソフトなのか、特徴や機能、プランなどをご紹介します。
テレッサモバイルとは
テレッサモバイルとは、LINEでシフト共有や介護記録の入力ができる介護ソフトです。
従来は、ほとんどの事業所様がシフトも介護記録も紙の用紙で配布し共有していました。
しかし、訪問介護の現場では、シフト変更は頻繁にあり、その都度ホワイトボードなどで共有をすることになります。
スタッフは、その度に事業所へ出向きシフトの確認をしなければなりません。
それでは時間と手間がかかるだけでなく、シフトの確認ミスも起こりやすくなるでしょう。
テレッサモバイルは常にLINEj上で最新のシフトの確認ができるため、いつでもどこでもチェックできます。
また、変更があった際には「臨時報告」機能から変更を知らせることが可能です。
このように、テレッサモバイルはサービス責任者にもスタッフにもやさしい介護ソフトとなっています。
LINEアプリでシフトを共有・確認する方法
テレッサモバイルは、サービス責任者のパソコンからの指示がスタッフのLINEにリアルタイムでつながっています。
サービス責任者がパソコン上でシフトを登録すると、スタッフはLINEの「シフト確認」からその時点の12時間前後のシフトをチェックできます。
シフト変更があった場合には「臨時報告」からリアルタイムで確認可能。
いつでもどこでもシフトや指示を見ることができるので、シフトの確認ミスも起こりにくく、スタッフの負担も軽減されます。
プランは2種類
テレッサモバイルはプランが2種類あります。
- ストレージ版
- ベーシック版
ストレージ版は、介護記録のみ電子化したい方向けのシンプルなプランです。
ベーシック版は、介護記録やシフト作成、ケアプランなどを一括で管理ができる総合的な業務サポートプランとなっています。
シフトの管理や共有ができるのは、ベーシック版です。
ベーシック版は、介護記録をはじめ、シフト管理や臨時報告、サービス責任者の指示だしも全てLINEでやり取りができるため、特定事業所加算を取得したい事業所様にとてもおすすめです。
また、データの管理や使い方などは、テレッサモバイルがサポートしてくれるので、機械操作が苦手な方も安心してお使いいただけます。
今なら最大2カ月間の無料体験を実施していますので、ぜひ一度使い勝手を味わってみてください。
介護のシフトは、サービスの要となる大事な要素です。
一つの共有ミスが利用者様の信頼に影響してしまうこともあります。
従来は紙やホワイトボードなどで共有している事業所様がほとんどでしたが、サービス責任者の負担は大きなものでありました。
少しでもスタッフの負担を減らし、業務を効率化させるのに介護ソフトは非常に役に立ちます。
しかし、機械操作に苦手意識を持っているスタッフの方も少なくはないでしょう。
そのような方には、LINEでシフト共有できるテレッサモバイルがおすすめです。
使い慣れたLINEであれば、操作の負担が少なく、簡単・確実に情報を共有できるようになります。
今後も高齢者の増加と共に、介護サービスの需要が高まることが予想される中、介護サービスの維持・向上のために介護ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。