介護記録のテンプレートはテレッサにお任せください

介護記録をテンプレート化して効率を上げたいと考える方は多いですよね。
介護業務の中で、介護記録の作成は重要な仕事のひとつですが、介護記録の作成には予想以上に時間がとられてしまいます。

この記事では、介護記録のテンプレート化の問題点と、おすすめの方法を説明しています。

• 介護記録をテンプレート化して業務効率を上げたい
• スタッフ間の介護記録の内容を統一させたい
• 記録アプリなども検討している
  

このような方はぜひ最後までお読みください。

介護記録にテンプレート化が必要な理由

介護記録は、介護保険法により作成・保存が義務付けられています。
介護サービスを行った場合には、事業所の形態に関わらず介護記録の作成が必要で、これがない場合、介護報酬を受け取ることができなかったり、内容に不備が見つかれば返戻になることもあり、とても大切な業務のひとつです。

しかし、介護記録は「ただ記録・作成しておけばよい」ものではありません。介護記録にテンプレート化が必要、テンプレート化をしたい、と考えられる一番の理由は、スタッフによって書くポイントや書き方に差があるというところでしょう。

書く内容やポイントがスタッフの「感覚」によって左右されてしまうため、誤解を生じたり、読みにくさを感じたり、場合によっては利用者の状況に気づけずヒヤリハットにつながるケースもあります。

また、介護記録をチェックするのはサ責の方ですが、テンプレート化されていない介護記録をひとつひとつ読み取っていくのはとても時間がかかり、効率の悪い作業となってしまいます。

介護記録をテンプレート化していないことで起こる問題点

介護記録をテンプレート化するには、まず、スタッフひとりひとりが介護記録を書く目的や方法をしっかりと理解しておく必要があります。

「気づいたことを書いてね」では、人によって気づき方が異なりますし、「どのように」書いたらいいのかが不明瞭です。

例えば、以下に2人のスタッフが同じ利用者の状況を報告する際の申し送りについてみてみましょう。

スタッフAさんは、事実や気づいたことを書かれていますが具体性に欠けており、どれくらい食事を残されたのか、熱っぽいとは言え実際に熱があったのかがわかりません。
一方スタッフBさんは数字などで文字で表現されているため、文章でも様子が伝わりやすいですよね。

介護記録は利用者の状況をきちんと伝えることが目的のひとつですし、事故やトラブルなどがあった場合、介護記録が大事な証拠になります。こうした、スタッフ間での「差」があると、利用者の状況が正しく共有されず、場合によっては利用者の命に関わる重大なポイントを見落としてしまう可能性もあるので注意が必要です。

介護記録をテンプレート化するメリット

介護記録をテンプレート化するメリットとして、次のようなメリットが考えられます。

• 何を書くか迷わない
• 効率よく書けるので、時短につながる
• 情報が統一化できる、情報共有がしやすい

あらかじめ、介護記録に書く内容をテンプレート化しておくことで「何を書こう」と迷わなくて済みますし、介護サービス提供時に注意する・見るべきポイントも分かります。

介護記録を効率的に書くことで、今まで介護記録作成にかかっていた時間の短縮にもつながりますので、その分他の業務や利用者さんとの時間に充てることができますよね。

介護記録作成時にみんなが同じテンプレートを使用することで、情報共有がしやすくなったり申し送り時に要点のポイントを整理しやすくなったりすることでしょう。

介護サービス提供時に毎回同じスタッフが担当するとは限りません。情報共有や申し送り内容が正確に伝わることで、介護サービスの質の向上につなげていきましょう。

介護記録をテンプレート化する方法

それでは具体的に介護記録をテンプレート化する方法についてみていきましょう。

①介護記録をオリジナルで作成する

テンプレート化とひとくちに言ってもいろいろと方法があります。

まずは、記録媒体自体をテンプレート化する方法でしょう。

介護記録の用紙はA5サイズのチェック方式・複写式のものが一般化されています。多くの事業所がこの複写式の記録用紙を使ったことがあると思いますが、スタッフが記録しやすいよう、事業所独自のオリジナル記録用紙を作成するのもひとつです。

事業所独自で必ず記入して欲しい内容があれば、その内容をあらかじめ印刷しておくことで、スタッフ間の記入内容のばらつきを最小限にすることができるのです。

キャプスでは法改正時の記録の変更内容などもしっかりサポートしてくれます。数種類ある既製品の中からベースとなるテンプレートを選び、作成することができます。事業所名の記入の手間も省けますし、紙の記録用紙でテンプレート化したいといった場合にはおすすめです。

②介護記録の書き方をスタッフで共有する

介護記録をテンプレート化するふたつめの方法は、スタッフへの教育・周知です。

冒頭で紹介したように、同じ「気づいたことを書く」ということでもスタッフによって書き方がバラバラであったり、正確性・具体性に欠けることが多々起こります。

定期的に「介護記録」についての勉強会を行うなど、申し送りの記入のポイントや注意点などを全員で共有しておきましょう。なかなか全員が集まるということが難しい場合は、介護記録の記入のポイントなどをまとめ、配布するのもいいですね。

ここで、介護記録を書くポイントとしていくつか挙げておきます。

■なるべく略語や専門用語は使わず、分かりやすい言葉で書く
■決まりはないが、文体は「常態（である調）」を用いるのが一般的です。
■5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識する
■時間や回数などの具体的な数字を書く

他にも、介護記録を書くポイントがまとめられている本も多く出版されています。こういった場合にはこう書く、といった事例も載っているため、迷わず記録が書けるようになります。このような本を用いて研修を行ったり、スタッフの皆さんで回し読みして、テンプレート化していくことが有効です。

③テンプレートを作成できるテレッサモバイルを使用する

介護記録をテンプレート化して効率アップをしたいと考えている方は、テレッサモバイルを活用することもおすすめです。

テレッサモバイルは、介護記録に特化した、LINEの画面で介護記録の作成・報告ができるシステムです。

介護記録用紙「テレッサ」を販売しているキャプスのサービスなので、記録内容は介護保険に準じており、安心して使用することができます。

そして何よりも嬉しいポイントが、最もテンプレート化したい申し送りの「テンプレート集」が作れることです。
よく使う申し送りの文言を、「テンプレート」としてあらかじめ登録しておくことで、報告時にすぐに利用でます。
例えば、体調が良く、「特変なし」といった申し送りをする場合はよくありますよね。そんなときは、以下のテンプレートを作っておくことで、スタッフは報告時にこのタイトルのテンプレートを選択するだけ。
内容がそのまま入力されるので、文字をうつ手間も省くことができます。

また、食事量の入力もシステムにするとちょっと大変そう…と感じるかもしれません。テンプレートを作っておけば簡単に入力が可能です。

このように登録しておくと、不要な文字は削除すればいいだけなので効率よく入力が可能です。

テレッサモバイルの介護記録昨日を利用することで、テンプレート化が可能となり、スタッフ間での入力内容のばらつきを軽減することができるのです。

テレッサモバイルを活用して業務効率ＵＰを！

介護記録を「テンプレート化」できるテレッサモバイルは、LINEの画面から介護記録の作成や報告ができます。
介護現場ではパソコンなどの電子機器を使用して介護記録を作成することに対してハードルが高いと感じる職員も多くいますが、LINEを活用した、シンプルな操作性のテレッサモバイルは、高齢ヘルパーでもすぐに使いこなせるようになると好評です。
直感的に操作ができますし、機械が苦手な方でも導入しやすいですよ。

介護記録だけでなく、シフトや日々のサービスの予定をコピーして、「テンプレート化」することも可能です。

省略できる部分は省略することで、より細やかなサービスに時間をかけられたり、小さなことにも気づけるようになることも。

介護記録のテンプレート化は、さらなるサービスの向上にもつながるでしょう。

無料のお試し期間が最大2ヶ月！テンプレートの部分だけでも使用感を試したい！という方は、ぜひ資料請求してみてくださいね。

投稿者プロフィール

山田あきこ

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