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介護記録の保管場所にお困りの事業所様へ朗報、介護記録は電子化へ

訪問介護事業において必須となる介護記録ですが、膨大な量になり、保管場所に困っている方も多いのではないでしょうか。

そんな事業所様に朗報です。

令和3年の介護報酬の改定により、介護記録の電子化がより明確に認められました。

この記事では、介護記録の保管問題をはじめ、介護記録の電子化の方法やメリット、よくある疑問点などについて解説していきます。

介護記録の保管場所に困っていませんか?

介護記録の保管場所に困っている事業所様は意外と多いのが現状です。まずは、介護記録の保管の実情についてみていきましょう。

介護記録の保管の悩みは多い

高齢化と同時に、介護認定者の増加傾向にある昨今、介護記録の保管に悩んでいる介護事業所様は多くいらっしゃいます。

令和3年現在では、厚生労働省によって介護記録の保管は最低2年と定められており、紙の介護記録を利用している事業所では、事務所に収まりきれずに倉庫を契約して管理しているケースもあるほどです。

また、自治体によっては、介護報酬の受給書類の保管期間と合わせて、介護記録の保管期間を5年間と定めているところもあります。

これから、さらに高齢者が増加し、介護サービスの利用者情報も増える中、介護記録の保管問題は早急の課題といえるでしょう。

介護報酬の改定で介護記録の保管は電子でもOKに!

では、そもそも介護記録は紙の用紙で記録し、保管しなければならないのでしょうか?

従来は、介護記録の保管方法や場所について厚生労働省から明確な指示が出ていませんでしたが、令和3年度の介護報酬の改定で以下のように示されました。

令和3年度介護報酬改定の主な事項について

(3)文書負担軽減や手続きの効率化による介護現場の業務負担軽減の推進

・利用者等への説明・同意について、電磁的な対応を原則認める。署名・押印を求めないことが可能であることや代替手段を明示する

・諸記録の保存・交付等について、電磁的な対応を原則認める。

・運営規定等の重要事項の提示について、事業所の掲示だけでなく、閲覧可能な形でファイル等で備え置くこと等を可能とする。

上記の文書では、「介護記録の保管や交付においても、電磁的な対応を原則認める」と示されており、パソコン・スマホ・タブレットなどを利用して利用者情報や介護記録のデータの保管が認められています。

また、厚生労働省からも介護記録の電子化が推奨され、電子化のための補助金などの給付も行われていることから、多くの事業所が介護記録を電子化に移行し始めています。

介護記録の電子化とは?

では、実際に介護記録を電子化するとはどういうことなのでしょうか? 電子化の方法や利用のメリット、よくある疑問点について解説していきます。

介護記録ソフトの導入

介護記録を電子化する際には、介護記録ソフトを契約して、パソコンやスマホなどの電子機器でデータを記録・管理します。

例えば、訪問介護の現場で、介護スタッフがスマホで実施記録を入力すると、そのデータはソフト内に記録され、事務所でもすぐに確認することができます。

さらに、利用者情報を出したい場合には、名前を入力して検索をするだけでOK。

紙の用紙の保管場所の確保や、介護記録を書く時間、利用者情報を探す手間などが削減されるだけでも業務の効率はかなりアップできるでしょう。

介護記録の電子化でラクになる業務

介護記録を電子化することで以下のような業務がラクになります。

・介護記録用紙の保管

・利用者情報の管理

・提供した介護サービスの記録

・サービス責任者の押印

・申し送りの際の転記

介護記録の電子化のよくある疑問・心配な点

介護記録の電子化に興味があるけれど、費用や行政との兼ね合いなどが心配で電子化に踏み出せない方もいることでしょう。

以下では、そのような介護記録の電子化のよくある疑問や心配点などについて解説しています。

費用はどれくらいかかるのか?

介護記録ソフトは、大きく分けて「介護記録に特化したもの」と、「介護記録に加えて請求機能が付帯しているもの」があります。

費用は、ソフト会社によって差がありますが、介護記録に特化したものの方が安い傾向にあります。

支払い方法は、一括または月払いであることが多く、料金においては利用するスタッフ数や利用者数によって決まるなど、ソフト会社によってカウントする項目が異なるので、事業所の状況と照らし合わせて費用をチェックするようにしましょう。

押印しなくても良いのか?

介護記録の電子化で一番多い疑問が「押印の必要性」です。

従来は、介護記録には「利用者印」と「サービス責任者印」が必要と思われていることが多く、ほとんどの事業所で印鑑の押印をしていました。

しかし、実際には、法律では介護記録には押印は義務づけられていません。

また、訪問介護における実施記録の大きな役割は、報酬請求の根拠を残すことであり、その他にも、介護スタッフ内でサービス内容を共有したり、利用者の家族にどうような介護サービスを提供しているのかを開示したり、という場面で役に立ちます。

このような介護記録の役割を踏まえると、介護記録がしっかりと残されており、個人情報が守られていれば、印鑑の押印の必要はないのです。

スタッフが使いこなせるのか?

介護記録の電子化をしたいけれど、介護スタッフが使いこなせるか心配な方もいることでしょう。高齢のスタッフが在職している場合はなおさら気になる点です。

ソフトの仕様は会社によって異なりますが、多くの場合は、介護項目があり、それをタップしてチェックを入れるだけで記録ができるため、普段スマホや携帯を使っている方であれば使いこなせることがほとんどです。

また、どうしても電子記録が慣れずに使えないスタッフがいる場合には、紙の用紙と併用しながら徐々に完全電子化に向かっていくのも一つの方法でしょう。

監査や実地指導のときにはどのようにしたらよいのか?

介護記録を電子化した場合は、パソコンのクラウドにすべてのデータが保存されます。そのため、監査や実地指導の際には、基本的にはパソコンでデータを確認してもらいます。

しかし、指導員によってはチェックがしやすいように紙での提示を求めてくることがあります。

そのような場合には、まずはデータでの提示が可能かどうかを確認しましょう。

聞くのに勇気がいるケースもありますが、紙の印刷には経費がかかりますし、国でも介護事業におけるペーパーレスを推奨しているため、データで提示しても全く問題がないので、その点は安心して聞いてみてください。

もしも、トラブルになりそうな場合は、必要なデータを帳票出力して提示しましょう。

使い慣れたLINEならすぐに導入がしやすい

ここまで介護記録の電子化について解説してきましたが、今まで紙媒体で記録していたものを急に電子化するのには勇気がいることでしょう。特に高齢のスタッフが在職している場合はなおさら変化に慎重にならざるをえません。

そのような事業所様には、どの年代の方でも使い慣れているLINEで実施報告ができるテレッサモバイルがおすすめです。

テレッサモバイルは、介護記録に特化したソフトで、月額1,980円~利用が可能。

帳票出力も可能であるので、万が一紙の用紙での提示が必要になっても、すぐに印刷ができるので安心です。

また、シフト管理ができるプランもあるので、事業所の状況に合わせて電子化する範囲を選べます。

今なら最大2か月間無料で試せるので、まずは無料お試しで使い心地を確認してみてください。