介護記録の電子保存を検討されている事業所も多いことでしょう。大量の記録用紙の保管場所に困っているという声をよく聞きます。
電子保存ができれば、保管場所のスペースの確保などのお困りごとは解決しますよね。
しかし、介護事業の運営に重要な介護記録だからこそ、適切に保管したい、電子保存は不安と思う方もいるのではないでしょうか？
そこで、この記事では、「介護記録の保管場所を確保するときに気を付けたいポイント」や「電子保存の方法」などを解説していきます。
適切に介護記録が保管できるような方法を一緒に考えていきましょう。
介護記録の電子保存がしたい！その理由
介護記録用紙の電子保存を検討する理由として一番多いのは、介護記録の量が多すぎて、場所の確保が困難になった、ということではないでしょうか。
介護記録には、一定期間の保管義務があり、記録の保管義務期間は、地域によって違いがありますが、その期間は2～5年といわれています。
利用者数が多いと、その分保管すべき介護記録の量も多くなります。
保管庫に収まりきらず、大部屋や倉庫を記録用紙の保管のためだけに利用しているというケースも多くあります。
介護事業所の運営のためにも、介護記録を保管しておくことが必要ですが、利用者数×年数となると、介護記録の保管場所はかなり負担となるでしょう。
また、保管だけでなく、業務効率の面でも介護記録の入力自体も電子化する事業所が増えています。
介護記録の電子保存方法
それでは具体的に、電子保存の方法をみていきましょう。
PDFなどに変換して保存する
少し手間のかかる作業ですが、お金をかけず、「電子保存」という点のみを考えた方法です。
紙で提出された介護記録をコピー機などでスキャンし、PDF等に変換してパソコン上に保存します。
介護記録はA5サイズで、複写用紙のため薄い紙が使われていることがほとんどです。そのため、通常のコピー機では紙詰まりを起こしてしまい、自動紙送りでスキャンをするのは困難です。
１枚１枚手置きしてスキャンしていく必要があるので、大量の介護記録を電子化していくにはかなりの労力がかかります。
過去の記録用紙はそのまま紙で保管しておき、今後のために少しずつ、直近の記録が提出される都度PDF化していく、という程度であれば不可能ではないかもしれません。
介護ソフトの導入を検討する
介護記録を電子保存する方法として最もおすすめなのは、介護ソフトの導入です。
介護ソフトをパソコンに取り込むことで、介護記録や個人情報などをオンライン上で一括管理することが可能になります。過去の記録については取り込むことは困難なため、一定期間は紙の保管場所も必要になりますが、１年経過するごとに整理が可能になります。
介護ソフト上であれば、パソコン上で保存するよりもセキュリティ面では高く、安心して利用できるでしょう。
ただし、価格が高価であることが多いため、費用を抑えたいという方は以下の2つの方法がおすすめです。
無料アプリを利用する
介護記録が記載できる無料アプリは一部存在します。
アプリを取り込み、介護記録を共有することが可能です。まずはお試し程度で電子化をしてみたいという事業所にはいいかもしれません。
ただし、無料であるためか機能が劣っていたり、安全性に欠けたりする点がデメリットです。
テレッサモバイルを活用する
テレッサモバイルは介護記録に特化したアプリなので、あまりたくさんの機能はなくてもいい、ひとまず介護記録を電子データとして、できるだけ安い方法で保存できるようにしていきたい、という事業所様におすすめです。
- 介護記録を電子保存したい
- 高い機能性があるものを活用し、業務効率化を図りたい
- 情報管理は徹底したい
- 費用はなるべく抑えたい
- オンライン上で情報共有できるのが理想
価格は1,980円～なので、お手軽ですよね。
介護記録の電子保存をするメリット
では、実際に、介護記録を電子保存することで得られるメリットについてみていきましょう。
保管スペースが不要になる
当然のことではありますが、介護記録を電子保存することで、保管スペースが不要になります。パソコン上、もしくはインターネット（クラウド）上での保管となり、容量もほぼ気にせず保存し続けることができます。
大きなキャビネットや段ボールなど、部屋を占拠していた場所が一気に片付き、環境整備に役立ちます。
記録の確認が容易になる
記録の確認が容易になるという点も大きなメリットでしょう。
紙の保管の場合、きれいに整理して保管していたとしても、○月○日の○○さんの、○時○分の記録を取り出す、となると大変な作業です。
電子保存の場合、保存方法にもよりますが、大抵は日時や人を指定してすぐに見たい記録を取り出すことが可能です。
かなりの効率化を図れますよね。
介護記録を電子保存するときに気を付けたいポイント
介護記録は、繊細な情報も多いものであるため、紙であっても電子であっても、取り扱いには気を付けていきたいものです。
ここからは保管場所を確保するときに気を付けたいポイントを3つ、解説していきます。
個人情報の管理を徹底する
個人情報の管理は、特に重要です。
介護記録には、外部に知られてはいけない繊細な情報も入っています。
介護記録のページを開いて、一目につく場所に放置しておくなどもっての他ですが、そうでなかったとしても、介護記録の管理には十分な配慮が必要になります。
電子保存の場合、保存する場所を間違えてしまう、誤ってメールなどに添付して送付してしまうなど、紙の保管では起こらないようなリスクも考えられます。
誰でも見られる共有フォルダには保管しない、メールに誤って添付しないよう、ファイル名をわかりやすくしておく、ファイルを添付する際などは確認を徹底するなど、これまで以上にリスク管理が必要になる場合もあるでしょう。
必要なときにすぐに情報を探せるようにする
カンファレンスや実地指導など、過去の情報が必要になる場合があります。
特にケアカンファレンスなどを開催し、今後の介護ケアの方針を決めるときには、その根拠を示す必要があります。
保存方法によっては紙の記録を探すほうが早いということも起こります。必要な情報をすぐに探せるよう、工夫は必要です。
例えば、利用者ごと、年月日ですぐに追うことができるよう、フォルダに名前や年月日を入れてわかりやすくしておく、ファイル名を「20230101_1230_山田和子」のように、日付、時間、利用者名の形で統一して保存する、などです。
こうしておくと、検索がしやすく、必要な時にすぐに情報を取り出せるようになります。
データのバックアップやロックを行う
もしもパソコン内に保存している場合、保存しているパソコンが壊れてしまったら、すべてのデータが消えてしまうリスクがあります。
どのパソコンからでもアクセスできる介護システムを利用する、クラウド上に保管するというのが最善ですが、どうしてもパソコン上で保存する必要がある場合は、複数のパソコンで確認できるようサーバー上に置いておき、アクセス権を設定する、定期的にバックアップを行う、一定期間をもってCD-ROMなどの媒体にコピーを保存しておくというのも有効です。
また、誤って削除してしまったということもよくあるトラブルです。削除できないようロックをかけるということも考えておきましょう。
介護記録の電子保存にテレッサモバイルを活用してみよう！
介護記録の電子保存を考えるときにおすすめの管理方法は、テレッサモバイルの活用です。
テレッサモバイルは、LINEで介護記録の作成・送信ができ、クラウド上（インターネット上）にデータを保存することができるシステムです。
スタッフ自身のスマートフォンやタブレットのLINEアプリから簡単に介護記録の報告ができるので、直行直帰が可能になり、送信された介護記録の電子データは、リアルタイムでクラウド上に保存、パソコン上からいつでも確認することができます。
クラウド上で介護記録を保管できるようになれば、事業所内の記録用紙の保管場所は不要になり、すっきり快適、データの閲覧も楽々なので業務効率が格段にアップしますよ。
また、テレッサモバイルだけならではのサービスとして、ご希望の事業所様には、専用の記録用紙をプレゼント。介護記録の電子化を進めたいけれど、すぐにはスマートフォンでの記録が難しいというスタッフさんがいる場合、記録用紙との併用も可能です。
また、テレッサモバイルは介護記録機能だけでなく、ケアプランやシフトなどの機能も追加することができます。最初は介護記録のみでスタートし、慣れてきたら他の機能も使ってさらに業務効率を上げることも可能です。
介護記録の電子化は、特定事業所加算の要件クリアにも役立ちます。
この機会にぜひ検討してみませんか？
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