介護記録の電子化は厚生労働省も推進しているため、取り入れたいと考える事業所も多いでしょう。けれど電子化しても使いこなせるのか、費用はどうなのか不安要素もありますよね。
そこでこの記事では介護記録の電子化を前に進められない理由と電子化のいいところ、どんな風に楽になるのかを書いていきます。ぜひ最後までお読みください。
介護記録の電子化を進められない理由
介護事業所で記録の電子化を進めたい、けれど電子化を進めるにはハードルが高いと感じているのではないでしょうか？電子化を進められない理由をみていきましょう。
導入時の混乱
電子化に限らず何か今までのものを変えようとすると使い慣れないため、しばらくは混乱するかもしれないという不安もあるでしょう。
電子化をするときに説明会を開いたり研修の時間を設けたり、業務時間以外にやることも増えますね。しかしここを乗り越えると、事務作業が楽になります。一時期の混乱を避けるか、混乱はあっても電子化を導入しより良いサービスを提供できるようにするか長い目でみるとどちらがいいか考えてみましょう。
ヘルパーからの反対
介護事業所ではベテランヘルパーも多く、電子化に必要なタブレット、PCと聞いただけで難しそうと感じ拒否反応が出てしまう方も多いでしょう。
電子化に限らず何かを変えようとすると反対する人は一定数で出てきます。メリットデメリットを丁寧に説明したり、実際に操作してもらったりして理解を得られるように時間をかけて納得してもらうことが必要です。
初期費用がかかる
電子化と聞くと新たにタブレット、PCの購入が必要で初期費用がかかるイメージがあるのではないでしょうか？
一気にいろいろな書類を電子化しようとすると初期費用もかかるかもしれませんが、少しづつ電子化を進めるのであれば介護記録から電子化するのがおすすめです。スマホで介護記録を記入するといったアプリであれば初期費用も低予算ですみますね。
介護事業所で記録の電子化を導入する4つのメリット
介護事業所で記録の電子化を導入すると業務の効率化が期待できます。特に改善される４つの理由をみていきましょう。
時間の無駄がなくなる
介護記録の作成を電子化すると次のような場面で、時間の無駄がなくなります。
・書類を書く時間が短縮され、隙間時間で書くことができるようになります。
・記録データーを共有し、サービス提供責任者や他の介護者に見てもらうことが可能になります。
・データーの共有がスムーズになり、引き継ぎ時間の短縮が期待できます。
・紙の書類に比べ、コピーする手間も省けます。
・記入漏れがなくなります。
電子化を導入すると利用者様の様子をすぐに記入することができます。特に1日に何件も回るヘルパーの場合、後でまとめて思い出しながら書くと、どうしても間違えや勘違いが起こってしまいます。電子化しタブレットやスマホで記入できるようになると、どこでも記入が可能です。すぐに記入することで間違いや記入漏れが軽減されるでしょう。
利用者様と家族の満足度が上がる
1人の利用者様には、何人ものヘルパーが関わることもありますね。書類を電子化し情報を共有することで利用者様の様子がヘルパー皆に伝わりやすくなります。遠方に住む家族にも利用者様の様子を知ることができるため利用者様と利用者様家族の満足度が上がります。
探す手間が省ける
紙の書類で一番大変なのは書類を探す時間ではないでしょうか？ファイリングしていても以前の記録を見ようと書類を探すのに時間がかかってしまいますね。書類を電子化すると検索すればすぐに見たい書類が出てきます。書類を探す時間が大幅に短縮されると、仕事の効率も良くなりますね。
サービス提供責任者の負担が減る
介護事業所で記録を電子化すると、記録を多く扱うサービス提供責任者の負担が減ります。サービス提供責任者は介護記録や介護保険など月末に集中する業務が多く、残業も増えて負担が大きいですね。記録の電子化をするとヘルパーの中で誰が介護記録を提出していないか分かりやすくなります。また記録の管理がしやすくなるため、サービス提供責任者の負担が減るでしょう。
介護者が楽になるポイント
介護記録を電子化したいと考えたとき介護者から反対にあう場合もありますね。導入すると介護者が楽になるポイントをまとめました。介護者に説明してみてくださいね。
直行直帰ができる
訪問型のヘルパーの場合、介護記録の提出や勤怠の記入をするために事業所に戻る場合もあるでしょう。電子化を導入すると事業所に行かなくても、タブレットやスマホを操作するだけで完了します。ヘルパーにとって直行直帰ができるのは楽になるポイントですね。
書類を書く時間が減る
介護の仕事をする人は書類を書くのが苦手という方も多いでしょう。苦手意識もあるため書くのに余計に時間がかかる場合もあります。書類を電子化すると、ひらがなを漢字に変換してくれたり、チェック項目を入れるだけでいい場合もあります。総体的にみて書類を書く時間が減ります。
本来の業務にあたることができる
ヘルパーは本来、利用者様の世話をしたり話したりするのが好きで介護職を選んだ人が多いでしょう。介護記録を書く時間が減ると本来の業務である、利用者様と接する時間を増やすことができます。本来の業務である利用者さまとの時間が増えると、介護者も仕事に対するモチベーションがあがるのではないでしょうか。
気持ちに余裕ができる
介護記録を電子化すると時間にゆとりができます。時間にゆとりができると心にも余裕が生まれ、利用者様に丁寧な接し方ができますね。
書類の電子化は一見すると利用者様には関係ないように見えます。けれど、時間の短縮や介護者の気持ちの余裕ができるため目には見えないところで、利用者様に還元できるのです。
利用者様に還元できると満速度もあがり、事業所全体の評判もあがりいい循環が生まれますよ。
介護記録を電子化するならテレッサモバイル
介護事業所で記録の電子化をするならテレッサモバイルがおすすめです。日本人の多くが使っているLINEを使用するため年配ヘルパーさんも導入のハードルが低いのが特徴。
普段使い慣れたLINEなら、ヘルパーさんも使いこなせるようになるのも早いでしょう。
手持ちのスマホに導入するだけなので、新たにタブレットを購入しなくてもいいので初期費用も月々の利用料のみです。
さらに書類のダウンロードも可能です。家族から情報の開示を求められたり、病院や役所に提出を求められても紙の書類で提出できます。
2ヶ月無料体験も可能です。事業所にマッチするのか使ってみてから導入を決めても大丈夫ですよ。