介護記録ソフトはとことん無料で使って選ぼう｜電子化スタート編

これまで紙がメインだった介護記録を電子化し、クラウド上で保管するということが訪問介護事業所でも一般的になってきました。

介護記録ソフトやケア記録アプリには事業所規模や使い勝手に合わせ、さまざまな機能のものがあります。介護事業所で扱うデータは個人情報となり、セキュリティ面は大切です。セキュリティや機能などを考えると、完全無料のソフトは難しいですが、どうしても導入費用が気になりますよね。

事業所に合っているか、使い続けられる操作感かなどは、無料でお試し利用してみて確かめたいもの。

この記事では介護記録を電子化できるソフトのメリットや、無料お試し期間が設けられている介護記録ソフトについてお伝えします。

介護記録を電子化できるソフトを活用しよう

まずは、介護記録を電子化したときの特徴とメリットについて見ていきましょう。

デジタルタイプの介護記録の特徴

介護記録の電子化には、以下のような特徴があります。

• 書類のファイリング・保管に多大なスペースを割く必要がない
• 情報はクラウド/もしくはパソコン上で管理
• ペーパーレス化に一役買ってくれる存在
• 複数の書類の紐づけが可能なソフトもある
• パソコンで使うソフトのほか、スマホで利用できるアプリタイプもある

介護記録を紙ベースで行っている事業所は多いですよね。

紙の介護記録は自治体のルールに準じてファイリング・保管しておかなければなりませんが、電子化することで紙の使用量が減り、ペーパーレス化にも役立ちます。

また、電子化された介護記録にはパソコンにソフトを入れて使うもののほか、スタッフが使うスマホで利用できるアプリタイプもあり、使い勝手に合わせて選ぶことができます。
パソコンにソフトをインストールして使うタイプであれば、一般的にはデータはパソコン内に保管され、クラウドシステムやアプリなどはクラウド（インターネット上）にデータが保管されます。

クラウド上にデータがあると聞くと、少し不安になるかもしれませんが、セキュリティがしっかりしていれば、それほど怖がる必要はありません。むしろ、パソコン内に保管されている場合、そのパソコンが壊れてしまったらすべてのデータを失ってしまうというリスクもあります。クラウド上で保管していれば、インターネットがつながるところであれば、どこでも、どのパソコンでも同じ情報を見られるという面ではひとつの大きな特徴ともいえるでしょう。

介護記録を電子化するメリットとは？

介護記録を電子化することで得られるメリットは、次のような点です。

• 手書きやコピーの必要がないため、業務を効率化できる
• リアルタイムでデータ共有ができるため、タイムラグが少なく業務がスムーズに行える
• 紙の経費削減につながる
• 直行直帰やテレワークが可能になる
• 紙の保管場所が不要になる
• 情報の管理が簡単になる
• 特定事業所加算の要件（適宜報告）が可能になる

介護記録の電子化の最大のメリットは、業務の効率化です。

紙の介護記録の場合、手書きで記入するため時間がかかるうえに、読みやすさはその人の書く文字に依ります。そのため、記録のチェックに時間がかかってしまうことも。

また、まとめて提出されがちな介護記録ですが、データであればリアルタイムでの共有が可能となり、業務の平均化が可能です。データを取り出したり共有したりといったことも、紙より断然時短になります。

今後、訪問介護事業所で算定が必須とも言われる特定事業所加算の算定要件のひとつに「適宜報告」がありますが、これはそもそも紙の介護記録ではほぼ不可能です。介護記録を電子化することで、特定事業所加算の要件クリアにつながるというのも大きなメリットです。

無料お試しができる介護記録ソフトやアプリを選ぼう

介護記録を電子化するメリットについてはおわかりいただけたでしょうか。

とはいえ、費用負担は最も気になるところ。また、導入したはいいが、結局使えなかった。なんてことは避けたいですよね。

新たにソフトやアプリを導入する際は、無料お試し期間があるものがおすすめです。管理者の方だけでなく、実際に使うスタッフたちもしっかりと使用感を確認しておきたいものです。多くのシステムやアプリが、無料期間を設けていますので、期間いっぱいしっかりと使ってみることをおすすめします。

しかし、お試しとはいえ、ある程度使い勝手や機能を確かめようとすると、データを入れこんだり、操作説明が必要など、負担感はあります。何社も何社もお試しをすると、それだけでスタッフも疲弊してしまい、導入の機会を逃してしまうことも。

全体の費用感や欲しい機能を確認し、2社程度まで絞ってからお試しをすると良いでしょう。

まずはお試しを！無料お試し期間ありのアプリ

SNSアプリ「LINE」上で介護記録・報告が可能な記録管理アプリ「テレッサmobile」は、最大2ヶ月間無料でお試し利用が可能です。

幅広い年齢層が使い慣れているLINEを活用するため、さまざまなスタッフが出入りする介護事業所にとってフィットしやすいアプリだといえます。

2ヶ月間あればスタッフ全員が使用でき、安心してじっくり比較検討できますね！

テレッサモバイルはどんなサービスに対応しているの？

「テレッサmobile」には、介護記録の電子化に特化し、件数に応じた利用料が設定されているシンプルな機能の「ストレージ版」と、月額制で予定管理なども可能なフル機能の「ベーシック版」があります。

どんなサービスに対応しているのか、詳しく見ていきましょう。

利用者やスタッフ情報などの管理機能

介護サービスの利用者情報の登録や、テレッサmobileを使うスタッフの情報を管理することができます。

ストレージ版・ベーシック版ともに利用可能です。

介護報告・承認管理機能および実施記録のデータ出力

スタッフはスマートフォンやタブレットから介護記録を入力・送信し、パソコン上からはスタッフから送られてきた記録データを一覧で確認できます。

また介護記録はPDFとCSV形式で出力可能なため、利用者の家族や自治体への書類提出の際にも活用できます。

こちらもストレージ版・ベーシック版どちらでも使うことができる機能です。

予定管理や事前指示機能

こちらはベーシック版のみの機能で、スタッフのシフト管理や、事前の指示などが行えます。

特定事業者加算取得にも役立つ機能です。

このほか、ベーシック版ではケアプランの管理や、介護項目の設定機能などの機能も備わっています。

訪問介護で特定事業所加算を算定するには伝達ツールがポイント！

まとめ

介護記録ソフトを導入し、介護記録を電子化すると、スタッフ・サ責両者の業務負担が軽減し、加算取得に役立つなどたくさんのメリットがあります。
しかし、導入時の研修や費用など、多少のハードルを乗り越える必要もあります。サポートが充実しているかどうかも選ぶポイントのひとつです。

多くの選択肢がある介護ソフトですが、「テレッサmobile」など無料のお試し期間が設定されているサービスを上手く活用して、事業所に合うソフトを探しましょう。