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訪問介護の業務日誌は必要?

訪問介護事業所では業務日誌を記入します。1日に何件も回るヘルパーさんにとっては1件づつ書かないといけないため、負担に思うこともあるでしょう。業務日誌が必要な理由がわかると、ポイントをついて書けるようになり業務日誌を書く負担が減るかもしれません。
この記事では、訪問介護で業務日誌が必要な理由と書き方と実例を書いていきます。ぜひ最後までお読みください。

業務日誌が必要な理由

訪問介護で業務日誌が必要な理由をきちんと理解していますか?「言われたから」「書く規則だから」と思いながら書いていると記入が億劫になってしまいますね。業務日誌が必要な理由を把握しましょう。

安定したサービスを提供するため

介護は目に見えないサービスを提供する仕事です。どんなサービスを提供したのか形に残らないため、業務日誌を書いて見える化しておくことが大切です。日々どんなサービスを提供したか書くことで、可視化でき安定したサービスを提供することができます。

また複数の介護者が関わる場合に、介護者によってサービスの質の差が出ないようにする必要があります。安定したサービスを提供するために業務日誌は欠かせないものになります。

情報を共有するため

訪問介護はひとりの利用者さまに、複数の介護者が関わることが多いです。スタッフ間で会って話す機会はあまりないでしょう。そこで報告連絡がうまくいくよう、業務日誌が役立ちます。業務日誌を見れば、前回の介護者はどんなサービスを提供したのか利用者様の様子は、以前と比べてどうなのかというのがひと目でわかりますね。

また、利用者の家族がどんなサービスを受けているのか知りたいときに、業務日誌があればサービス内容がすぐにわかります。紙のものであれば複写の原紙もしくは控えをお渡しすることが多いと思いますが、業務日誌はスタッフ間、家族との情報を共有するのにも欠かせないものなのです。

ケアプラン作成のため

介護者が提供するサービスは、ケアプランに基づいて行われます。ケアプランを作成するケアマネージャーは毎日利用者様と顔を合わせるわけではありません。ケアマネージャーが利用者様がどんな様子か知るのに、業務日誌が大きな役割を果たすのです。利用者さまひとりひとりにあったケアプランを作成するためには、業務日誌が欠かせない書類となっています。

請求の根拠として

業務日誌は、介護報酬請求の根拠としても使用されます。請求時にいつも業務日誌を提出するといったことはありませんが、実績として請求をあげているにも関わらず業務日誌がない、もしくは不備があるといった場合は返戻(請求書類の差し戻し)となり、支払いが遅れたり、場合によっては支払われないなど、事業所としてはもちろん、職員の給与の支払いにも直結するリスクとなりえます。

事業所の運営のため、法律的にも業務日誌は重要であるということを理解しておきましょう。

業務日誌に書くこと

業務日誌は事業所によって、記述式やチェック項目をつけるだけのものと書き方は違ってきます。書く内容はどの事業所でもほとんど同じ場合が多いですよ。

氏名・日時

日誌なので日時を忘れずに書きましょう。意外と日時を間違えやすいのですが、業務日誌は請求の根拠となるため、間違っていると事業所として大変なことになりかねません。

スマホや時計を見て間違いのないよう記入しましょう。

身体介護

身体介護は実際に提供したサービス内容と利用者の身体の様子を書きます。チェック式のものが多いですが、慣れるとチェック漏れが多いようです。漏れがないようにチェックしましょう。またいつもと体の様子が違う、怪我やあざがあるなどの場合は申し送りとして備考欄や特記事項として記入しておきましょう。

生活援助

生活援助ではどんなサービスを提供したのか記入します。ここで注意したいのは、買い物でお金のやりとりがあった場合、金額をしっかり書いておくことです。また洗濯物のたたみ方やいつもと違う場所にものを移動させた場合は書いておくといいですね。

退室時確認

サービスを提供し退室するときは、必ず火元、水回り、戸締まりの確認をしましょう。万が一何かあったときに退室時に確認したことを証明できるのは業務日誌だけになります。必ず確認し記入するようにしましょう。

申し送りの実例

身体介護、生活援助、退室時確認などはチェック項目になっている場合がほとんどです。備考欄、特記事項の部分で記述式になっている場合、何も書いていないと後で見返した時に記入漏れかなと勘違いする場合も出てきます。「特変なし」と書く人も多いですが、いつもと同じでどうなのか、具体的に書いておくといいですね。

また、下記のような場合は記述しておくといいでしょう。

いつもと様子が違うとき

熱もなく話しかけてもぼんやりしている、顔色が悪いなどがある場合は「話しかけても返事が遅れがち」「顔色が悪く言葉が出にくい様子」など事実を具体的に書くようにしましょう。本人が話した内容についても様子を表す内容の場合は具体的に書いておくことが大切です。

サービスができなかった場合

入浴介助や食事の介助のはずが、利用者が拒否するなどサービスが提供できない場合もありますね。そんなときには

入浴を促すが「今日は入らない」と言うので理由を聞くと、「入りたくない」の一点ばりでした。「体を拭くことを提案するとそれが良いと言うので、お風呂は辞めて体を拭きました」嫌がられたときにどんな対応をし、どんなサービスをしたのか書くと良いでしょう。他の介護者の参考にもなりますね。

ケガやアザがあったり、転倒したりした場合

身体介護をしているときに、ケガやアザを見つけたときには場所や状態を細かく書きましょう。

✖️「足にあざがありました」

○「お風呂介助をしているときに左太もも膝の上あたりに3㎝ほどの青いあざを見つけました」本人に聞くと「覚えていない。痛くない」と話していました。

と事実を詳細に書きましょう。

会話の内容

会話した内容を書いておくのもいいですね。利用者様が何に興味を持っているか、気になっているか書いておくと新しい介護者もコミュニケーションを取りやすいです。会話全てを書かなくても、気になった言葉だけメモ程度に書くといいですよ。

部屋の様子が気になったとき

「部屋が散らかっており、床に色々なものが散乱していた」「タオルがいつもの場所になく、全然違う場所にあった」など今までできていたことができないようになると、認知症など病気の進行に関係している場合もあります。小さな変化も気になった場合は特記事項に書きましょう。症状が進まないか。複数の介護者の目で見守る必要があります。

訪問介護の業務日誌にはテレッサモバイルがおすすめ

訪問介護では日々何件も回る忙しい介護者の負担を軽くするために、テレッサモバイルで業務日誌を記入するのがおすすめです。

使い慣れたLINEを活用したアプリなので入力もスムーズ。難しいシステムやアプリの導入に苦手意識がある方もLINEなら使いこなせるでしょう。

文字を打つのが苦手な方には音声入力もOK。業務日誌を書く時間が大幅に短縮できるでしょう。また業務日誌だけでなく、シフトの作成や共有ができるプランも。スタッフの直行直帰を叶え、業務効率改善に役立つでしょう。

2ヶ月の無料体験や丁寧なアフターサービスもあり、介護者の反応をみて導入を決めることができます。

Author Profile

りんご
りんご
5年にわたり祖母の介護を経験。その経験を元に、介護の世界へ。
現在はライターとして介護の記事を中心に執筆中。