業務日誌をつけることは、介護サービスを提供する際にとても重要な業務のひとつ。
サービスの記録になるためできるだけ詳しく書きたいものですが、初めて書く方は「どうやって書けば良いの？」と思うこともあるでしょう。
そこで今回は、訪問介護などで使用する業務日誌が持つ役割や書き方のポイント、分かりやすい文例などを紹介します。
介護サービスに欠かせない業務日誌。どんな役割を持つの？
まずは業務日誌が持つ役割や意味について知っておきましょう。
スタッフ間で情報共有し、統一したサービスを提供するため
サービスに関わるスタッフの人数が多い場合、重要となるのが情報共有です。
介護サービスではサービス全体を通し、1人の利用者に対し複数名のスタッフが関わります。
統一性のあるサービスを提供するためには、「どのようなケアを行ったのか」をスタッフ全員が知っておく必要があります。
より良いケアプランを作成するため
介護サービスで大切なことは、その利用者に合ったケアプランに沿ってサービスを提供することです。
ケアの目標や内容の方針を決めるケアプランは、業務日誌に記録された情報などを元に作成されます。
サービスの内容や利用者の状態といった情報をケアプランに反映させることで、より良いケアプランの作成が可能となります。
万が一の事態に備えるため
サービスの途中で事故が起きるなど万が一の事態が発生してしまった場合、スタッフの対応が適切だったかを判断・証明する材料として、業務日誌の開示に応じる必要も出てきます。
介護スタッフは「どのような状況で事故が起こったのか」をきちんと説明できなければなりません。
業務日誌として正確な記録を残しておくことが、スタッフや事業所を守ることにもつながります。
業務日誌に書くべき内容とは？
訪問介護などの介護サービスにおける業務日誌に書くべき必要事項には、どんな項目があるのでしょうか。
一例として、介護・福祉文具を展開する「caps（キャプス）」が販売する訪問介護事業所向け「テレッサ」シリーズの複写式サービス実施記録用紙を紹介します。
テレッサでは以下の項目の記入欄を設けています。
- 利用者の名前、スタッフ名
- サービス実施日時、サービスの種類（身体介護中心の割合、保険外サービスの有無など）
- 身体介護の内容（排泄や食事の介助、移動、入浴、服薬など）
- 生活援助の内容（掃除、洗濯、シーツ交換など）
- 退室時の身の回り確認（火元や戸締りなど）
- 連絡事項など（記録欄）
こちらは訪問介護のケースとなりますが、介護サービスの内容が異なる場合、「デイサービスではレクリエーション活動の記載欄がある」など業務日誌の項目や書き方も異なります。
提供するサービスに沿った業務日誌を使用しましょう。
こんな業務日誌はNGかも？失敗しがちな文例を紹介
複数の利用者を担当していると、忙しさなどから業務日誌に書く内容もつい似たようなものになってしまいがち。
内容の良し悪しにも気づきにくくなってしまいます。
そこで、ここからは業務日誌のNG例を理由とともに紹介していきます。
NG文章：なぜ拒否されたのか、なぜ入浴を行わなかったのか、詳細の理由が書かれていないためNG。
「〇〇さんが拒否されたため、入浴は行っていません」
NG文章：どのような方法で介助したのか、そのときの状況がイメージしづらいためNG。
「移動の際に転倒しないよう見守りました」
NG文章：「いつも通り」はスタッフ側の主観のためNG。また、食事をどれくらい残したのか残量が書かれていない。
「体調はいつも通りでしたが、食事は残されました」
業務日誌は事業所のスタッフだけではなく、利用者のご家族や、時には自治体の介護保険の窓口担当者などが目にします。
そのため誰が見ても正確で、サービスの実態が分かりやすく、客観的な視点の内容にする必要があります。
書く際は「5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）」を意識すると良いでしょう。
これならOK！業務日誌の良い例は？
先ほどNG例として挙げたものは、どのように手を加えれば良い日報になるのでしょうか？例を見ていきましょう。
5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識しよう
OK文章：時間、誰、理由などが具体的で明確
AM11時ごろ、〇〇さんに入浴のお声がけをしましたが、「まだいい」とおっしゃいました。その後再度お声がけしましたが、「入らない」とのお返事でしたので、入浴は行いませんでした。
OK文章：時間、誰、理由などが具体的で明確
食事のため移動された際、転倒に気を付け、支えられる位置で介助しました
OK文章：時間、誰、理何を、どのように、理由などが具体的で明確
食事の際に介助を行いましたが、「もういらない」と主食と副菜を半量残されました。小鉢と汁物は完食しています。本日のサービス開始前のバイタルチェックは正常で、異常は見られなかったため食べられない理由をお聞きしましたが、お答えいただけませんでした。再度お声がけしましたがお答えいただけず、残されました
このように、誰が見てもそのときの状況がイメージしやすい書き方であれば、利用者のご家族にとって見やすくなり、そしてスタッフ自身が後で業務の振り返りをする際にも役立ちます。
テレッサmobileならLINEで簡単に業務日誌の入力ができる
「業務日誌を書くのに時間がかかる」
「スタッフ間での情報共有が上手くいかない」
そんなお悩みを解消するべくテレッサではスマホで業務日誌を記録できる「テレッサmobile」を開発し、令和4年現在で全国7,500か所の事業所様にご利用いただいています。
従来の業務日誌はすべての項目を手書きで記録する必要がありましたが、テレッサmobieでは実施した介護サービスにチェックを入れ、追記事項は手動または音声入力で記録できます。
また、プランは「ストレージ版」と「ベーシック版」の2種類をご用意。
ストレージ版は、業務の記録に特化したプランで、月々1,980円～ご利用いただけます。
ベーシック版は、業務記録だけでなく、シフトの作成や共有、臨時報告機能が付帯しているため、特定事業所加算を取得したい事業所様におすすめです。
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まとめ
介護サービスにおいて業務日誌をつけることは重要ですが、複数の利用者を担当しているなど業務が忙しい場合は、テンプレートタイプにすると業務日誌にかける時間を軽減できて良いでしょう。
中でも、LINEアプリで利用可能、なおかつ入力項目が分かりやすく使いやすい「テレッサmobile」がおすすめです。
興味のある方はホームページのチェックや、資料請求などをされると良いかもしれません。より良いサービス提供のためにも、ぜひ検討してみてくださいね。