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訪問介護記録の電子化とは?メリットやデメリットを知ろう

さまざまなシーンでICT(情報通信技術) が使われるようになっていますが、訪問介護の世界でもICTシステムが活用されているのをご存知ですか

今回は、訪問介護記録の電子化について紹介します。

どういったメリットやデメリットがあるのかを知って、実際に導入されているシステムの内容についても見ていきましょう。

訪問介護記録を電子化するメリット

これまで訪問介護記録は、ペーパーで残すのが一般的でした。

しかし最近は電子化が進み、ペーパーレスになりつつあります。

また、デジタル化を進める動きもあって、厚生労働省からは訪問介護実施記録の電子化だけでなく、印鑑不要も唱えられるように

まずは、訪問介護記録を電子化するメリットについて紹介します。

業務効率向上


訪問介護記録の電子化の最大のメリットは、業務効率の向上です。

これまでは、訪問介護ケアをおこなうたびに、手書きで訪問介護記録を残していました。

文書作成のスキルによって介護記録を書くスピードが違ったり、文書作成に時間がかかったりすることで残業が発生するなど、介護スタッフや事務スタッフの仕事を増やす結果に。

アプリやソフトを使って訪問介護記録を電子化すれば、入力すべき内容もわかりやすく、簡単に入力を進めることができるようになります。

また、介護記録の保管や印鑑の押印などが不要となるため、作業内容の最適化やコスト削減にもつながるでしょう。

情報共有しやすくなる

介護記録を電子化すると、入力した内容をリアルタイムで確認できます。

各介護スタッフがスマホやタブレット端末を持てば、事務所にいなくても端末で情報の確認ができたり、スタッフ間での情報共有がしやすくなったりするメリットもあるでしょう。

その他には、各利用者のカルテ情報やケア内容なども端末で確認できるため、より良いケアをスムーズに行えます。

働き方改革につながる

介護記録の作成や提出には、事務所に立ち寄る必要がありますが、介護記録を電子化すれば、次の訪問先に行く途中で入力や提出ができ、サ責の方も自宅や外出先からの確認も可能になります。

そうすれば、事務所へ出勤する回数を減らせたり、自宅から直接訪問先に行けるようになったりします。

結果、通勤時間や移動時間が減るため、介護スタッフの負担軽減につながるのです。その他にも、提出してもらった介護記録をチェックしたり請求書を作成したりする部署での業務も削減できるため、事業所全体で働き方改革ができます。

電子化のデメリットはある?

次に、介護記録を電子化するデメリットについて考えていきます。
デメリットは、主に3つ考えられるでしょう。

アプリやソフトを使えない人もいる

電子化するとスマホやタブレット、パソコンなどを使った入力が必要になります。

電子機器に慣れていない年配の介護スタッフには、難しいと感じてしまうかもしれません。

アプリやソフトを導入する際は、できるだけ、電子機器の操作に慣れていない方でも使いやすいものを選ぶようにしてください。そうすればスムーズに移行できるはずです。

セキュリティの不安がある

電子化によって、介護スタッフすべてが利用者の個人情報にアクセスできる可能性があります。

また、クラウドで保管することが多くなるため情報漏洩のリスクも。アプリやソフトのセキュリティチェックだけでなく、使用する端末のセキュリティ強化が必要です。

アクセス権限を設けるなどして、すべての介護スタッフが簡単に個人情報にアクセスできない状態にするのも予防策となります。

システム導入のコストがかかる

自社でシステムを構築して電子化対応することも可能ですが、それには多額の費用がかかる場合も。

また、すでに開発されているアプリやソフトを使うと手軽に始められますが、月額制だったり初期費用が発生したりします。

ただ、介護記録をペーパーに記したり管理したりする場合に発生するコストや介護スタッフにかかる負担を考えれば、電子化にした方がコスト削減につながる可能性もあります。事業所の規模や利用者数などさまざまな要素をトータルで考えて、システム導入を検討すると良いでしょう。

介護記録を電子化した場合システム

最後に、介護記録電子化に使われるアプリには、どんなシステムがあるのか一例を紹介します。

たとえば「テレッサmobile」は、スマホやパソコンを使って介護記録を残すアプリです。

介護記録の入力にはLINEを使います。スマホの使い方はあまりわからないものの、メールの代わりにLINEを活用している年配の方も増えているため、LINEなら使えるという人も多いようです。

訪問介護記録を入力する仕組みはとてもシンプルで、テンプレートに沿って入力し、必要であれば音声入力で申し送りもできます。

プランはストレージ版とベーシック版の2種類で、どこまでの電子化を求めているのかに応じて選べます。

万一操作やシステムで困った場合には、遠隔サポートや電話・メールサポートも充実しているため、安心して導入できるでしょう。

まとめ

訪問介護記録の電子化によって、カルテやケア内容などさまざまな情報をすばやく取得できます。

それは介護スタッフだけでなく利用者にとっても有益で、1人1人に最適なケアができることにつながります。

もちろん、業務効率アップも期待でき、最終的には働き方改革や人手不足解消にもなるはずです。

事業所の抱える課題解決の手助けとして、訪問介護記録の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。