訪問介護記録の電子化を進めるメリットやデメリットを知ろう

さまざまなシーンでICT（情報通信技術） が使われるようになっていますが、訪問介護の現場でも例外ではありません。

令和4年の介護労働安定センターの調査によると、半数以上の事業所が介護記録などの業務でICT機器を活用しているとされています。

この記事を読んでいる方は、電子化したいけれど不安がある、そろそろ電子化しなくてはと考えておられることと思います。

そんな不安を払拭できるよう、訪問介護記録を電子化するメリット・デメリットについて詳しく解説していきます。

訪問介護記録を電子化するメリット

これまで訪問介護記録は、複写タイプの紙に記録し、保管するのが一般的でした。

しかし近年、補助金などの後押しもあり、システムやアプリで記録する事業所が急激に増えてきています。
数年前までは「確認印」がなくなることへの不安や、少数派ということで実地指導での指摘があったりとなかなか導入が進まなかったのですが、そもそも確認印は法律的に必須のものではないということが広まり、現在はほとんどの自治体でシステム・アプリの使用や帳票の電子保管が認められています。

こうした流れから全国の半数以上の事業所が実施している訪問介護記録の電子化。そのメリットについてみていきましょう。

業務効率向上

訪問介護記録を電子化する最大のメリットは、業務効率の向上です。

訪問介護サービスを行うたびに残す必要がある介護記録。チェック項目はそれほど問題でなくとも、申し送りの記入に時間がかかってしまったり、記入漏れや誤字など、チェックするサ責の負担が大きいことが課題です。

システムやアプリを使う場合、漢字の変換もスムーズで文字の読みやすさにも差がなくなります。面倒な事業所名やヘルパー氏名の記入も不要なことがほとんどで、それだけでも業務効率は向上します。

また、特に大きいのはサ責の業務効率の向上です。紙の記録を1枚1枚チェックするのは大変な作業ですよね。毎日少しずつであればまだいいのですが、まとめてひと月分を提出されることも。月末月初にかけてサ責の事務作業が集中し、残業につながることもあります。

システムやアプリであれば、サービスの都度記録が送られてくるため、その日ごとに処理をすることが可能になります。システムによってはチェック機能があるものもあり、業務負担が大幅に軽減されるでしょう。

さらに、大量の介護記録の中から任意のサービスのものを取り出すのは大変です。電子データであればファイリングする手間も不要で、データを取り出すのもスムーズですね。

情報共有しやすくなる

介護記録を電子化すると、報告された内容をリアルタイムで確認できるため、情報共有もスムーズです。

事業所とスタッフ、スタッフ間での情報共有だけでなく、場合によっては離れて暮らす利用者家族へ記録を送ることもできます。

働き方改革につながる

紙の介護記録の提出には、事業所に立ち寄る必要がありますが、介護記録を電子化すれば、直行直帰が可能になり、スタッフの満足度アップにもつながるでしょう。
また、サ責も自宅や外出先からでも記録の確認ができるようになるため、自身の介護や子育てなどでイレギュラーな働き方になったとしても対応できます。

紙の記録用紙ではどうしても叶えられなかった直行直帰やテレワークなど、介護業界でも不可能ではありません。

こうした取り組みは働き方改革の一環となるはずです。

紙の保管場所が不要になる

介護記録の電子化を検討する理由の上位といっても過言ではないのが紙の保管場所です。

介護記録は保管義務があり、期間も定められています。それぞれの利用者の全サービスの記録を仕分けし、ファイリングして保管しておくという手間はもちろんですが、その量は膨大で、事業所のスペースの多くを占めてしまっているということも多々あります。

電子化すれば、この紙の保管場所はすべて不要となり、物理的にも余裕が生まれるのです。

電子化のデメリットはある？

では一方で、介護記録の電子化のデメリットはどのようなところにあるのでしょうか。
デメリットは、主に以下の3つです。

アプリやソフトを使えない人もいる

電子化に伴い、スマホやタブレット、パソコンなどの導入が必要になります。

電子機器に慣れていない年配の介護スタッフには、難しいと感じてしまうかもしれません。

システムやアプリを導入する際は、できるだけ、電子機器の操作に慣れていない方でも使いやすいものを選ぶようにしなくては、せっかく導入しても「やっぱり使えない」と解約することになったり、スタッフから不満の声があがってしまうかもしれません。

セキュリティの不安がある

電子化によって、スタッフすべてが利用者の個人情報にアクセスできる可能性があります。

また、クラウドで保管することが多くなるため情報漏洩のリスクも。システムやアプリのセキュリティチェックだけでなく、使用する端末のセキュリティ強化が必要です。

アクセス権限を設けるなどして、すべての介護スタッフが簡単に個人情報にアクセスできない状態にしたりするなど対策を講じましょう。

システム導入のコストがかかる

システムやアプリを導入する際は、初期導入費やランニングコストについても考えておく必要があります。

機能が多いほど月額などのランニングコストがかかってしまったり、パソコンやタブレットなどの端末を新たに揃えなくてはいけない場合、思ったよりも大きな負担となってしまいます。

最初から大掛かりなシステムにしない、できるだけ既存の機器（パソコンの台数・スマートフォンなど）で対応できるものを選ぶと良いでしょう。

ただし、電子化に係るコストをそれだけで見ると負担と感じがちですが、業務効率が改善することや、スタッフの満足度、電子化にすることで加算が取りやすくなるなど、結果的にプラスになる可能性があるということも念頭に置く必要があります。現在の課題をしっかりと洗い出し、正しくコストを考える必要があります。

今から介護記録を電子化するならテレッサmobile

こうしたメリット・デメリットを鑑みておすすめなのが「テレッサmobile」です。

テレッサモバイルは介護記録に特化したシステムで、LINEアプリを利用して介護記録の入力・報告ができます。

そのため、新たに機器の導入は必要なく、LINEアプリなので、幅広い年齢層でも使いやすいと好評です。

機能はシンプルなので、操作も簡単ですし、無駄な機能がないからこそ月額1,980円～という低価格なのもおすすめのポイント。

申し送りは音声入力を使用したり、テンプレート機能を使ってさらに業務効率を上げたり、予定と実績のチェック機能を活用しサ責の事務作業負担の軽減も可能になります。

介護記録の電子化は特定事業所加算取得の要件クリアにもつながります。テレッサmobileの導入にあたっては、オプションで特定事業所加算取得のためのサポートを受けることもできるため、安心して導入いただけます。今から電子化を検討している事業所様にはおすすめのシステムですよ。

訪問介護で特定事業所加算を算定するには伝達ツールがポイント！

まとめ

訪問介護記録の電子化によって、カルテやケア内容などさまざまな情報をすばやく取得できます。

それは介護スタッフだけでなく利用者にとっても有益で、1人1人に最適なケアができることにつながります。

もちろん、業務効率アップも期待でき、最終的には働き方改革や人手不足解消にもなるはずです。

事業所の抱える課題解決の手助けとして、訪問介護記録の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。