介護こそペーパーレスにするべき7つの理由とおすすめアイテム

介護現場では他業種に比べペーパーレス化が遅れているといわれています。印鑑レス、ペーパーレスが叫ばれているなか、介護現場でペーパーレスが進まない理由はなんでしょう。この記事では介護現場で書類が多い理由、介護現場こそペーパーレス化にするべき理由を書いていきます。ぜひ最後までお読みください。

介護現場で紙の書類が多い理由

まず介護現場で紙の書類が多い理由としては、

・自治体、病院へ提出する書類が多い

・保管期間が定められている書類が多い

・介護者がパソコン業務に慣れていない

の3点があげられます。まず自治体や病院へ提出書類は、残念ながら事業所の努力だけで減らせるものではありません。事業所にパソコンに詳しい人がいるのであれば書式をパソコンに取り込み、WEB上で管理し必要な時はプリントアウトする方法もありますね。

厚生労働省では行政書類のペーパーレス化を進めているため、徐々に提出書類がWEBでもOKのものが増えてきていますが、ービス提供に関する記録は5年間の保存が義務付けられており、サービス自体は過去のものでも、長い期間、場所を取って保管しておかなくてはいけないということもあります。

また、介護現場、特に訪問介護では、スタッフの年齢層が比較的高く、パソコンやタブレットなどの電子機器に苦手意識がある人が多いため、紙の書類を使わざるを得ないという面もあるでしょう。パソコンやタブレットの使い方を覚えるのにハードルが高い世代は、紙の書類の方が慣れていて書きやすいと感じてしまいます。スタッフから反対がありペーパーレス化が進みにくい事業所も多いのではないでしょうか。

介護現場でペーパーレスにするメリット

なかなかペーパーレス化が進みにくい介護業界ですが、ここからは介護現場でペーパーレスにするメリットをみていきましょう。

1.経費削減になる

書類をペーパーレスにすると紙代やコピーにかかる経費、ファイルなどが削減できます。書類を職員の数だけコピーするのは手間もかかります。小さなことかもしれませんが、意外と紙にかかる費用というのはかかっているものです。ちりも積もればという諺もあるように経費削減は小さなところからしていきたいですね。

2.介護者の負担が減る

施設型事業所では、利用者様の介護業務が終わってから書類を記入するところが多いでしょう。介護現場では不測の事態も起きやすく、突発的なことがあったりすると残業して書類を書く場合もありますね。

一方、訪問介護の場合、書類記入のためや提出のために事業所に立ち寄る必要があり、直行直帰できないことえスタッフの負担になっていませんか。
介護現場でペーパーレスにすると書類を書くための残業時間が減ったり、スタッフが直行直帰できるようになるなど、負担が軽減されます。

3.サービス提供責任者の負担が減る

書類が紙の場合、配布の手間がかかったり、介護記録であれば記録と実績のチェックや、記録とは別にパソコン上で管理するなど、二重三重の手間がかかっていることがあります。

また、介護記録はスタッフから報告があがってくるまで請求処理などができず、紙の場合、月末月初に事務作業が偏ってしまい、結果として残業につながっているということもあるでしょう。

介護記録やシフトなどをペーパーレスにすることで、事務作業の偏りやスタッフへの情報共有がスムーズになり、サービス責任者の負担が軽減します。

4.紙を保管する場所がいらなくなる

介護サービスの書類はサービス完了から、5年の保存期間が定められています。利用者さまの人数が多いほど書類の数も増えてきますね。
紙の保管庫に事務所の1室を使っているという事業所も。
また、紙で保管していると、必要な書類を探したり調べたりするのにも時間がかかってしまいます。データで保管できれば紙の保管スペースも不要になり、必要な情報を探す時間の短縮にもつながります。

5.情報が共有しやすくなる

紙の書類は実際に手元に届くまでに時間がかかることもあり、時間のロスが発生します。

さまざまな書類をペーパーレスにし電子的に処理できるようになると、リアルタイムで情報が共有できたり、書類の持ち歩きによる紛失の心配もなくなります。

6.介護記録がより正確になる

介護記録を手書きで記入する場合、スタッフによっては文字が読みにくい、間違いが多いということもあるでしょう。タブレットなどで入力ができれば、文字のきれいさなどに左右されなくなり、読みやすい記録になります。

また、紙の記録の場合、時間がかかってしまうためにあとでまとめて書くスタッフもいるかもしれません。記憶が曖昧になり、正確な情報を記入できなかったり、記入忘れや間違いが発生することも。
すぐに、簡単に入力できるアプリなどがあれば、サービス終了後にすぐ入力ができ、サ責のチェックも早めにできるため、ミスにも気づきやすくなります。

介護記録はケアプランの作成や介護報酬請求の証拠としても重要な書類です。介護記録をペーパーレスにすることで制度の高い記録になるでしょう。

7.介護者が本来の業務に取り組める

介護スタッフは、利用者のケアをすることが一番の仕事です。しかし、介護記録に時間を取られてしまうことで、本来の業務に充分な時間を確保できないということも起こり得ます。記録などの事務作業の効率を上げることで、利用者と向き合う本来の業務に時間を取れるでしょう。

ペーパーレス化の第一歩にテレッサモバイル

介護現場でペーパーレス化をすしたいけれど、一気に変えてしまうとスタッフが混乱したり、逆に業務に支障が出るのではと心配もあるでしょう。

テレッサモバイルは訪問介護の介護記録に特化したアプリです。熟年介護者も使っていることの多いLINEを活用しているため、導入のハードルが低いのがポイント。操作も簡単で、すぐにペーパーレス＆直行直帰が叶います。介護記録を送信したら「お疲れ様でした」というかわいいスタンプが自動で送られてくるのも楽しいですよ

紙の書類からペーパーレスへ、今までのものを変えるには大きな労力が必要となりますが、まずは介護記録からスタートし、少しずつ変えていかれてはいかがでしょうか。

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