介護事業所のサ責でもテレワークは可能！叶えるその方法は？

「介護事業所で働くサ責にはテレワークなんて無理でしょ。」と思っている方は多いでしょう。介護事業所は利用者の介助をするのがメインの仕事ですが、サ責はスタッフの管理や事務作業なども多く、事業所内に長くいることが多いですよね。
この記事では介護事業所のサ責がテレワークを叶える方法をお伝えします。これからの働き方を少しずつ変えていきませんか？ぜひ最後までお読みください。

介護事業所でテレワークが進まない理由

生活様式が変わりテレワークをメインとする企業も多いなか、介護事業所ではテレワークがなかなか進んでいないのが現状ではないでしょうか。なぜ介護事業所でテレワークが進まないのか、理由をみていきましょう。

介護に対する固定概念

「介護事業所のサ責はテレワークなんてできない」と決めつけてはいないでしょうか。介護ロボット導入の話題も出ていますが、介護そのものは、どれだけ技術が進化しても人の手が必要です。介護者がテレワークをするのは難しい部分がありますが、事務作業など、介護以外の業務はテレワークが可能です。会議、面談、書類作成などは環境を整えればテレワークができます。

「介護事業所だからテレワークなんてできるわけが無い」という考えから、「どうしたらうちの事業所でもテレワークができるか」と発想を転換するのも大切です。

新しいツールに不安や抵抗感がある

テレワークをするためには環境を整えたり、新しいツールを取り入れたりする必要があります。テレワークを導入するには、パソコンはもちろんwifiの整備、zoom、chatwork、介護システムなどのツールを取り入れる必要がありますね。費用的な余裕がない、新しいものを覚える・教える余裕がないなど、不安に感じたり、テレワークで働くくことへの周囲の理解が得にくいのではと感じることもあるかもしれません。

スタート時点では不安が大きくても慣れてしまえば「もっと早く導入しておけばよかった」と思うこともあります。また、テレワークのルールを決めたり、スタッフにもメリットがあることをしっかり伝えることで、周囲からの理解も得られやすくなります。

通常業務が滞るのではないか

小さな事業所でひとりひとりの業務量が多い場合、テレワークを導入することで通常業務が滞ってしまうのではないかと不安になるかもしれません。データでのやり取り、電話やWEB会議よりも、直接会ったほうがラクだ、早いと感じることも確かにあります。

しかし、別の角度から見てみると、業務効率が上がる部分も多いはずです。メリットとデメリットをしっかり検討して、前向きに考えてみましょう。

こんな場面でテレワークを取り入れよう

介護事業所でテレワークを取り入れるべき業務をご紹介します。今は病院でもオンラインを取り入れ診療しています。介護事業所でもオンラインとリアル両方をうまく使いこなしテレワークを進めていきましょう。

会議や研修

会議や打ち合わせなどはテレワークが可能です。毎週この曜日はテレワークの日と決めておくと1週間、１ヶ月の予定も立てやすいですし、事業所で密な状況も避けられます。会議や研修のため、全員が集まるというのはなかなか難しいこともあります。テレワークで行えばスタッフの移動時間も節約でき、場所を固定しないため、参加しやすいメリットがあります。スタッフにも意外と喜ばれるのではないでしょうか。書類もオンライン上で共有することができるので、書類をコピーして人数分用意する作業や紙代も節約できます。

面談

サービス提供責任者は利用者様のご家族と面談をする必要もあります。

事前にオンラインで面談し、実際に訪問するときは必要最低限の内容だけに留めるのもいいでしょう。ご家族もオンラインのほうが都合がつきやすい場合もあります。実際に病院の診察でもこのような方法を取り入れているため、介護事業所でも不可能ではありませんよ。

事務作業

介護事業所の書類作成などの事務作業にかかる時間は、業務時間全体の２割にあたるといわれています。こうした事務作業の多くは環境さえ整えればテレワークが可能です。パソコンやタブレットなどを購入したり、必要な情報をデータ化しておくなど、場合によっては少し手間を要することがありますが、長期的に見てコスパのいい先行投資といえます。テレワークを取り入れると、サ責だけでなく介護スタッフの負担が軽くなります。結果離職率低下につながるなど、間接的なメリットもあります。

介護記録記入

介護スタッフが介護記録を記入する媒体が紙である場合、書く場所は選ばないのである意味「テレワーク」のようなものですが、紙を提出するために事業所に立ち寄る必要があります。また、サ責は介護記録を物理的に受け取る必要があり、受け取ってから内容のチェックなどを行うことになります。紙の介護記録の場合はサ責もスタッフもテレワークが成り立ちません。
介護記録をスマホやタブレットなどで報告できるようになれば、リアルタイムで報告が完了し、スタッフは直行直帰ができ、サ責は場所を選ばずどこでも確認作業にはいることができます。紙の書類よりもぐっと両者の負担が減りますよ。

テレワークを実施するときの注意点

ここからはテレワークを実施するときに、気をつけるべき点をお伝えします。

情報の取り扱い

介護事業所では利用者様の個人情報など大切な情報を取り扱っています。テレワークになりパソコンを使うときには、個人情報の取り扱いについて今一度確認しておきましょう。パソコンのセキュリティに詳しくない場合は、専門の業者に頼むのもひとつです。

また最近ではUSBを電車に忘れたり、カバンごと紛失する事件もありましたね。ついうっかりでは済まされない情報を取り扱っている意識を忘れないようにしたいものです。

画面越しのやりとり

テレワークでは画面越しに話す場面が多くなります。リアルで話している場合は表情以外の情報があるため、コミュニケーションが取りやすいのですが、画面越しだと意外と意思が伝わりにくいということがあります。

会議や面談で話を聞いているときに、自分の表情を見てびっくりしたことはありませんか？口角が下がり真剣な表情をしているとともすれば、「怒っているのかな？」ととられる場合もあります。

オンラインで会議や面談をする場合はいつも以上に口角をあげ、元気よく話すよう心がけましょう。

さらに声のトーンにも注意が必要です。画面越しでは、いつもより低い声に聞こえてしまいます。オンラインで発言するときは、いつもの2割ほど声のトーンをあげて話すといいですよ。

文章でのやりとり

テレワークになると、メールやチャットなど文章でのやりとりも増えますね。仕事でメールを打つのは、時間がかかるし苦手な人も多いです。文字のやりとりは、どうしても素気なく感じてしまいます。

業務連絡のときも、「いつもありがとうございます」「どうぞよろしくお願いいたします」など一言添えるだけで印象が違います。わかりやすく伝える工夫と印象の良いメールを心がけましょう。

介護事業所のサ責もテレワークを取り入れていこう

介護事業所でもサ責の業務からテレワークを取り入れていくには、「この部分からやってみよう」と少しずつ変えていくことが必要です。
サ責自身も、子育てや介護など家庭の状況が変わることがあります。それでも仕事を離れなくてもいいように、小さなところから変えていく意識を持ちましょう。

何からスタートすればいいかわからない場合、この記事に書いたように、会議、面談、書類作成、介護記録の何かひとつからはじめてみてはいかがでしょうか。

介護は今後もさらに需要が高まる仕事です。誰もができるだけ負担を強いられないように、いろいろな働き方ができるように、環境を整えていきましょう。

テレッサモバイルならサ責のテレワークをサポート

テレッサモバイルはLINEで訪問介護記録を報告できるシステムです。
介護スタッフは、どこからでもすぐに介護記録を報告でき、サ責はリアルタイムで報告内容を確認することができます。
スタッフの直行直帰が可能になり、サ責はパソコンが使える場所であればどこでも事務作業ができるため、両社にとって業務効率UPが期待できるでしょう。

また、介護記録以外の機能を使用すれば（ベーシック版）、シフトや事前指示などもシステム上から行えるようになります。

ICT化が遅れているといわれる介護業界。国としても介護記録の電子化による業務効率アップ、介護者の負担軽減を推奨しています。
ぜひ前向きにICT化に取り組んでいきましょう。

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